В ряде случаев целесообразно отказываться от оформления ответных документов, сообщая необходимые сведения по телефону. Телефонные переговоры позволяют разъяснить дополнительные вопросы и избежать дальнейшей переписки. Возвращаемые документы оформляются резолюцией и печатью и копируются средствами оперативной полиграфии для внесения в соответствующее дело (досье).
При составлении документов традиционными способами рекомендуется применять сборники (тематические подборки) типовых трафаретных текстов и диктофонную технику.
Процесс составления, редактирования, изготовления документов в автоматизированных системах документной информации координируется у специалиста, оснащенного АРМ. Работая в системном режиме, специалист, помимо машинного диалога с БД типовых текстов и реквизитов документов, может выводить на дисплей необходимые справочные и нормативные данные, выполнять с помощью ПЭВМ аналитические и расчетные операции, редактировать тексты на стадии согласования проектов документов, производить различные операции с информацией, включаемой в текст оформляемого документа.
Технологический процесс в значительной мере зависит от уровня развития автоматизированных систем ДОУ, который в разной мере позволяет оперативно готовить все виды документов и различные приложения к ним.
Проект документа согласовывается (реквизиты 22, 23) автором с руководителями и главными специалистами заинтересованных служб, с юридическим отделом, профсоюзным комитетом и главным бухгалтером (в необходимых случаях). Количество согласований (виз, грифов согласования) должно быть оптимальным (необходимым и достаточным) и определяться практической и юридической необходимостью. Согласованный проект документа вместе с другими необходимыми материалами передается руководителю для подписания. Руководитель организации подписывает наиболее важные документы, относящиеся к сфере деятельности данного формирования. Основную массу документов, как правило, подписывают заместители руководителя (работодателя) и руководители функциональных подразделений.
Демократизация управления неизбежно связана со снижением уровня подписания документов и предоставлением этогоправаведущим специалистам (менеджерам) в пределах их компетенции.
После оформления подписи (реквизит 21) исходящие и внутренние документы передаются в службу ДОУ для регистрации, учета и ввода в информационно-справочную систему. Регистрация документовосуществляетсядецентрализовано в соответствии со статусом должностного лица, их подписавшего.
Документы за подписью руководителя организации и его заместителей регистрируются в канцелярии, остальные документы — в структурных подразделениях.
Перед регистрацией сотрудник службы ДОУ проверяет правильность оформления документа, наличие необходимых подписей, виз, приложений, комплектности и экземплярности. Неверно оформленные и некомплектные документы возвращаются их создателю.
Индекс инициативного письма строится на основе тех же правил, что и индекс поступившего документа, однако может дополняться и индексом подразделения — автора документа. Индексы приказов, протоколов и актов состоят из их порядковых номеров и индексов дел по номенклатуре. Документы, не отправляемые за пределы организации, как правило, порядкового номера не имеют, а индексируются по номенклатуре. Индекс проставляется в бланке и РКК.
Ответному документу присваивается индекс поступившего документа с добавлением очередного порядкового номера в классификационной группе.ОтдельнаяРКК на нее не заполняется. Факт отправки ответного документа фиксируется РКК соответствующего входящего документа.
На инициативные, отправляемые и внутренние документы заполняются РКК с включением в рубрику неисполненных документов раздела справочной картотеки (группа корреспондентов или адресатов). Карточки на распорядительные документы могут стать базой формирования тематических (кодификационных) картотек, файлов.
Распорядительные, инструктивные документы, протоколы рассылаются в виде ксерокопий или заверенных выписок (фрагментов). Рассылка осуществляется по организациям и предприятиям почтой, по структурным подразделениям — курьерами («кольцевой почтой») или уполномоченными лицами. Докладные записки, справки и другие подобные документы передаются адресатам внутри учреждения в подлинниках.
Работа с документами, не отправляемыми за пределы организации (внутренними документами), соответствует технологии обработки и движения входящих документов. При передаче различным звеньям управления они комплектуются экземплярами РКК, что позволяет исключить повторную регистрацию в структурных подразделениях.
Отправка документов ведется, как правило, экспедицией, а в небольших организациях — секретарем. Документы должны быть направлены адресатам в день подписания. Для экспедирования документной информации предварительно осуществляются следующие операции:
- проверка правильности комплектования и оформления документов;
- сортировка по адресатам;
- оформление конверта;
- составление реестров на заказную и ценную корреспонденцию;
- транспортировка и передача корреспонденции почтовому отделению.
Документы, направляемые одному адресату, оформляются в одном конверте. Для постоянных корреспондентов целесообразно иметь конверты с заранее отпечатанным адресом.
Машиночитаемые документы (дискеты, аудио, видеокассеты) отправляются с сопроводительным письмом и в упаковке, соответствующей техническим требованиям и гарантирующей сохранность носителей и зафиксированной на них информации.
Таким образом, документооборот представляет собой традиционный (ручной) или автоматизированный (компьютеризированный) технологический процесс сложной и многоэтапной обработки и движения документной информации, который обеспечивает решение управленческих задач и эффективное функционирование управленческого аппарата.
Тема 6 Контроль исполнения документов
План лекции
1. Организация традиционной технологии контроля.
2. Автоматизированный контроль исполнения документов.
Важнейшей составной частью контроля как функции управления является контроль исполнительской дисциплины персонала, предметно понимаемый как сравнение предписываемого с фактически состоявшимся выполнением (исполнением) решений, заданий и поручений, содержащихся в документной информации.
1. Организация традиционной технологии контроля
Контроль исполнения (реквизит 18) осуществляют руководители предприятий и организаций, структурных подразделений, а также уполномоченные ими лица (помощники, референты, кураторы, секретари, техники по учету и др.). Руководители всех уровней несут персональную ответственность за адекватное и своевременное принятие решений, отраженных в документной информации (в пределах своей компетенции).
Контроль за сроками(сроковый контроль) всех категорий организационно-распорядительной документации сосредоточен в централизованной службе ДОУ и ведется сотрудниками группы контроля (инспекции, секретариата, бюро и т. д.), в структурных подразделениях — секретарями, инспекторами, делопроизводителями.
Сроковый контроль исполнения документов, относящихся к другим системам документации (плановой, коммерческо-сбытовой, финансовой и др.) возлагается на технических работников соответствующих структурных подразделений.
Основными задачамиконтроля за срокамиисполнения документов являются:
- запоминание (учет) всех поставленных на контроль документов (указаний, поручений, заданий, мероприятий) и сохранение их до фактического исполнения;
- корректировка массива хранимой контролируемой информации при изменении реальной ситуации, связанной с изменением сроков исполнения, состава ответственных исполнителей и движения документов в процессе работе с ними;
- информация руководителей, специалистов и сотрудников службы ДОУ о состоянии и реальном ходе исполнения документов, реализация оперативного поиска сведений о документах по запросам;
- напоминание руководителям, специалистам и инспектирующим (контрольным) подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений;
- регистрация фактов исполнения или неисполнения контролируемых документов;
- анализ уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.
В практике отечественных предприятий накоплен опыт применения коэффициентов исполнительности в оценке качества труда управленческого персонала (подсистема управления персоналом в системах качества).
Основными функциями служб ДОУ в процессе реализации обратной связи документационных процедур являются: ведение предупредительного (текущего) и последующего (итогового) контроля.
Предупредительный контроль имеет активное управленческое влияние на ход исполнения документа и осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, сигнала руководителю подразделения (организации) о приближении срока исполнения и необходимости завершения работ.
Последующий контроль проводится периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Это аналитическое обобщение данных исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий и поручений контролируемых документов.
Последующий контроль должен органически сочетаться с предупредительным контролем и является эффективным средством повышения качества управленческого труда и реальным стимулятором инициативы персонала. Практика убеждает, что ведение в организации только последующего контроля недостаточно эффективно.