В основе технологии контроля исполнения документов лежит достаточно развитая система централизованного и децентрализованного учета (регистрации) документов. Зарегистрированные документы контролируются, как правило, по двухуровневому принципу: в контрольном подразделении (специально выделенным персоналом) и в структурных подразделениях (секретариат, техник по учету, делопроизводитель).
Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и совершения определенных управленческих действий, подготовки ответных и других документов, внесения дополнений и изменений в нормативные, методические, инструктивные и другие документы.
Управленческому персоналу важно усвоить, что объектом контроля служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения.Сама же процедура контроля должна включать в себя соотнесение и сравнение заданных показателей с реально полученными, а также определять производственные приоритеты.Так, обязательному контролю исполнения подлежат обращения граждан, запросы депутатов и решения коллегиальных органов. Контролируется и сам процесс ознакомления исполнителей с документами.
Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения или представления закрепляется в специальном перечне-приложении к инструкции по делопроизводству и в табеле документов. Указанием руководителя организации или конкретного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень, в том числе зафиксированные устные и письменные поручения.
Срок исполнения документа исчисляется календарными днями с момента получения документа организацией или же (для исходящих документов)с датыего подписания и утверждения.
Типовые сроки исполнения устанавливаются правовыми актами высших органов государственной власти, центральных, функциональных (межотраслевых), отраслевых и региональных органов управления. В практике административных органов для документов, не отраженных в перечне контролируемых, сроки исполнения не должны превышать 10 дней.
В организационно-распорядительных документах срок исполнения оговаривается каждым пунктом, содержащим задания и поручения. Индивидуальный срок исполнения чаще всего определяется руководителем в соответствующей резолюции. Срок исполнения не должен превышать типового для данной категории документов. При этом следует помнить о том, что продление типовых и индивидуальных сроков исполнения во всех случаях допускается с разрешения установивших их руководителей и организаций. Продление срока оформляется письменно после получения документа или за 2—3 дня до истечения срока. Мотивация продления обязательна. При продлении срока решается вопрос об изменениях в содержании задания и в составе исполнителей.
Технологический процесс контроля исполнения включает в себя следующие стадии:
- постановку документа на контроль;
- непосредственное ведение контроля;
- снятие документов с контроля;
- анализ и обобщение результатов контроля. Рассмотрим эти стадии подробнее.
Постановка документов на контроль состоит из следующих операций:
1. выявление объема и номенклатуры документов, подлежащих контролю;
2. заполнение РКК с дополнительными экземплярами для формирования контрольной картотеки;
3. контроль сроков документации, находящейся на рассмотрении руководства. Внесение в РКК резолюции и передача документа исполнителю;
4. размещение РКК в контрольные картотеки службы ДОУ и структурного подразделения.
Выявление контролируемых документов производится службой ДОУ одновременно с их предварительными оценками и рассмотрением. Определяющий критерий отбора — содержание самого документа. Документы обязательного контроля определяются соответствующим перечнем. Необходимость контроля сроков получения ответов на инициативные документы определяется при их подписании.
Началом цикла контрольных операций следует считать момент регистрации документов. Документы, поставленные на контроль непосредственно руководителем, обеспечиваются дополнительным экземпляром РКК.
При контроле исполнения сложных документов (приказов, программ, актов экспертизы, технико-экономических заключений, бизнес-планов и т. п.) заполняются дополнительные РКК. Комплекты контрольных карт оформляются и в случаях контроля исполнения устного поручения или при возврате к исполненному ранее документу.
Формирование контрольной картотеки производится по календарным срокам исполнения, размещение — в 31 ячейке (по дням месяца) и двух дополнительных отделениях (длякарточекпросроченных и переходящих на следующий месяц заданий и поручений). Внутри ячеек РКК могут размещаться по индексам структурных подразделений либо по фамилиям ответственных исполнителей (в алфавитном порядке). Для картотеки целесообразно и создание рубрик (подрубрик).
Картотека в конце каждого месяца (за 2—3 дня до его окончания) пополняется РКК дополнительного отделения,отражающимидокументы, исполнение которых намечено на следующий месяц.
Практика документационного обеспечения убеждает в том, что специалисты-исполнители не должны вести контрольные (локальные) картотеки из-за их трудоемкости. Папки-досье документов в этом случае предпочтительнее. Планирование работы и самоконтроль специалиста проще организовать на основе предметной систематизации документов по критериям актуальности и срочности (приоритетности). Специалисты-документоведы нередко шутят по этому поводу: «Эффекта можно достигнуть даже от подвесного хранения документов».
Непосредственное ведение контроля заключается в выполнении ряда операций по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса исполнения:
1) внесение в РКК отметок о перемещении документа;
2) устное (письменное) напоминание исполнителю о приближении срока окончания работ над документом (за 10, 5, 2 дня), внесение записи о состоянии исполнения в зоне РКК «Контрольные отметки»;
3) составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в подразделении и подлежащих исполнению в текущем или последующем периоде времени;
4) регулярное информирование руководителей о ходе исполнения заданий и поручений, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов;
5) внесение в РКК отметок об изменении сроков исполнения, состава работающих с документами специалистов, содержания задания и т.п., перестановка РКК в массивах информации;
6) выдача оперативной информации о контролируемых документах по запросам руководителей.
Снятие документов с контроля представляет собой совокупность следующих операций:
1) принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения службе ДОУ;
2) внесение отметки об исполнении документа в РКК;
3) информирование службы ДОУ об исполнении контролируемого (централизованного) документа;
4) перемещение РКК изконтрольнойв справочную картотеку;
5) формирование контролируемого документа в дело.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе (резолюции руководителя), сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или наличия документированного подтверждения факта исполнения. Дата исполнения документа должна соответствовать дате подписания исходящего или внутреннего документа.
На практике операции по снятию с контроля начинаются в структурном подразделении. Отметка об исполнении документа (поручения) переносится секретарем из контролируемого объекта в соответствующую зону РКК. Снимать документ с контроля без правильно оформленного результата контроля недопустимо.
При централизованном контроле исполнения секретарь (уполномоченный) направляет оформленную карточку или по телефону сообщает факт исполнения в службу ДОУ для снятия документа с контроля.
Освобождающаяся после снятия с контроля РКК должна использоваться для формирования информационно-справочного аппарата, облегчающего ретроспективный поиск.
Анализ и обобщение результатов и стать важным критерием определения контроля состоят из следующих операций:
- составления итоговых перечней, количественных сводок и справок о результатах контрольной работы (за месяц, квартал, год);
- передачи итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководства;
- выработки и осуществления мер стимулирования повышения уровня исполнительской дисциплины (коэффициента исполнительности).
Анализ состояния исполнения документов — важная функция службы ДОУ. Он должен обеспечить гласное, сопоставимое и демократичное обсуждение результатов контроля форм и степени морального и материального стимулирования работников аппарата управления и эффективности управленческих процессов.
2. Автоматизированный контроль исполнения документов
Автономные (локальные) автоматизированные системы (подсистемы) контроля исполнения документов в сложившейся архитектуре АСУ (АС КИД, АСК, АКИД и др.), а также подсистема АС ДОУ предназначались в основном для оперативного обеспечения руководства полной и достоверной информацией об объемах и номенклатуре контролируемых документов, заданий, поручений и состояли в исполнении, ведении предупредительного контроля, аналитико-синтетической обработке информации о состоянии исполнительской дисциплины в конкретных подразделениях.
Внедрение автоматизированных рабочих мест специалистов по документной информации на базе современных ПЭВМ требует внимательного и критичного отношения к опыту внедрения и эксплуатации автоматизированных систем документной информации (к примеру, АС КИД), контроля исполнительской дисциплины и его широкого использования в развитии интегрированных систем управления с ведением различных баз данных и знаний (БД и БЗ).