Толщина каждого дела не должна превышать 250 листов (30—40 мм). С появлением дополнительных документов формируются новые тома. Документы формируются в объеме одного календарного года. Исключение составляют переходящие (судебные, арбитражные, личные) дела, формируемые в течение всего периода, в том числе и работы конкретного должностного лица. Документы выборных органов и постоянных комиссий формируются за период их созыва, в учебных заведениях — по учебным годам, в театрах — по театральным сезонам и т. д.
Достаточно специфичны по формированию документы органов здравоохранения (истории болезни), издательств (дела на рукописи), телевизионных и кинокомпаний (фильмы и копии) и т. д.
Планово-отчетная документация независимо от времени ее создания помещается в дело того года, к которому она относится.
Внутри дела документы размещаются в хронологическом порядке, сочетаясь с вопросно-логическим, т. е. документы подшиваются по мере решения вопроса, причем при формировании переписки документ-ответ подшивается за документом-запросом.
Хронологическое расположение характерно для инициативных документов. Приказы, распоряжения, постановления формируются строго по хронологии. Алфавитная систематизация однородных документов осуществляется внутри дел при использовании таких групповых признаков, как фамилии авторов, названия организаций, корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т. д. Документы с порядковой нумерацией (билеты, квитанции, накладные и т. п.) группируются в нумерационном порядке.
Дела по письменным обращениям граждан (заявления, просьбы, жалобы) формируются отдельно от общей переписки организации.
3. Хранение дел
Дела считаются заведенными (открытыми для формирования) с момента включения в них первого исполненного документа.
Хранение документов обеспечивается различными способами, но чаще всего традиционно: в запирающихся шкафах и сейфах, в вертикальном положении. На корешке дела проставляется индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа — номенклатура дел.
Последовательность расположения дел на полках (стеллажах) должна точно соответствовать номенклатуре дел. Поиск необходимого документа осуществляется вначале по номеру нужного дела (по номенклатуре), а затем по номеру соответствующей папки с документами.
Для дел с особо ценными и важными документами (протоколами, приказами, личными делами, трудовыми книжками и т. д.) составляется и систематически ведется внутренняя опись, помещаемая, как правило, в начале дела. Опись содержит индекс документа, его датировку, краткое содержание и номер листа.
Дела постоянного срока хранения группируются отдельно от документов временных сроков хранения. Подлинники отделяются от копий, годовые планы и отчеты — от месячных и квартальных, утвержденные документы — от проектов, приказы, распоряжения, указания вышестоящих органов, связанные с прямой деятельностью организации, — от такого же типа организационно-распорядительных документов, присланных для сведения.
Приложения группируются вместе с документами, к которым они относятся. Приказы по основной деятельности формируются в дела и хранятся отдельно от приказов по личному составу.
Если в начале календарного года потребовался конкретный документ (уже включенный в дело), он может быть извлечен только лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на его место помещается лист с указанием адресата, даты и срока выдачи документа. При выдаче же целого дела составляется карта-заменитель, содержащая реквизиты индекса, даты и срока выдачи с распиской получателя комплекта дела.
Следует иметь в виду, что дела, содержащие учетно-бухгалтерские документы, могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача же дел за пределы данной организации может состояться только с разрешения ее руководителя.
При оформлении дел на хранение из них удаляются металлические и пластмассовые скрепки и держатели.
Формирование дел с документами временных сроков хранения может вестись упрощенно: разрешается оставлять документы в скоросшивателях, не нумеровать листы и не делать заверительных надписей, не составлять описи.
4. Передача документов в архив, экспертиза ценности документов
Дела хранятся в месте их формирования до передачи в архив организации. Подготовка дел к сдаче в архив — завершающий этап работы с документами в технологии документационного обеспечения.
Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в документах Госархива. В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в архив по усмотрению руководства организации.
Сдача дел в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы (для пополнения ими справочного аппарата архива).
Если отдельные дела по практической необходимости целесообразно оставить в подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается подразделению-сдатчику, остальные остаются в архиве организации.
Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. Эти работы проводятся под контролем и методическим руководством сотрудников архива организации.
Экспертиза ценности документов. Большая часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, послеиспользованиякоторой документы теряют свою актуальность.
Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в обозримом будущем. Определенная группа документов содержит информацию, ценную и внаучном, и в практическом отношениях. Такие документы, естественно, должны храниться постоянно.
Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения (ГОСТ 16. 487—83).
Экспертиза ценности документов проводится поэтапно, начиная с текущего делопроизводства и завершая государственным архивом.
1 этап — составление номенклатуры, предопределяющей сроки хранения создаваемых документов.
2 этап — подготовка документов к сдаче в архив организации.
3 этап — уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.
Экспертиза ценности документов в организации проводится под руководством постоянно действующей экспертной комиссии. В крупных организациях со сложной организационно-функциональной структурой действуют центральные экспертные комиссии, объединяющие и координирующие работу экспертных комиссий подразделений. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются:
- рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства (централизованного и децентрализованного);
- рассмотрение документов, выделяемых к уничтожению, и актов уничтожения документов и дел, срок хранения которых завершился;
- подготовка и вынесение на рассмотрение экспертных комиссий Госархива предложений о сроках хранения документной информации;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно-методической документации по делопроизводству и архивированию: номенклатур, классификаторов, перечней документов и инструкций по документационному обеспечению различных уровней управления;
- проведение консультационно-методической и организационной работы с подведомственными структурами.
Экспертная комиссия — коллегиальный орган, заседания которого протоколируются и утверждаются руководителем организации.
Экспертиза научной и практической ценности документов проводится систематически, наряду с оценкой правильности и оперативности ведения дел и их соответствия утвержденной номенклатуре.
Процедура подготовки и оформления документов является традиционной для отечественной практики: в начале каждого календарного года сотрудники структурных подразделений, ответственные за работу с документной информацией, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения или уничтожения. Члены экспертных комиссий обязаны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и полностью проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения и физическое состояние которых вызывает сомнения.
Определение ценности документов требует компетентности и профессионализма: знания истории и перспектив организации, ее функций, задач, организационной структуры, информационных связей с другими организациями, сложившейся практики документационного обеспечения.
При проведении документной экспертизы следует помнить о принципах объективности, историзма, комплексности и универсальности документов, о критериях отбора по происхождению, содержанию и внешним особенностям документов.
Конкретно сроки хранения документной информации определяются с помощью специально разработанных и научно обоснованных перечней документов.Типовые перечни устанавливают, как правило, сроки хранения, характерные для большинства организаций и отражают организационно-функциональные вопросы их практической деятельности (руководство, планирование, учет, контроль, отчетность, финансирование, организация трудового, материально-технического обеспечения и т. п.)