Создание в свое время общегосударственной системы документационного обеспечения (ГС ДОУ) позволило более определенно сформулировать понятие самой системы документирования как совокупности технологических процессов по созданию и обработке документов, создаваемых на предприятиях, в организациях и учреждениях самого различного статуса и ведомственной принадлежности. Система документирования при этом предполагает наличие определенных норм, процедур и требований не только к оформлению документа, но и к организации работы с ним, обработке, перемещению, хранению и контролю исполнения.
С внедрением в процесс обработки документной информации электронно-вычислительной техники и автоматизированных рабочих мест (АРМ) правомерным стало понятие информационно-документационного обеспечения управления, которое включает в себя организованную совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю (абоненту) информации и документов как ее материальных носителей.
В объектах реализации информационно-документационного обеспечения, где еще не внедрены автоматизированные системы на базе ЭВМ, соблюдаются все технологические операции — от создания проектов документов до работы с документами внешнего происхождения: прием, распределение, регистрация, доставка (транспортировка), контроль исполнения, справочная и фондово-архивная обработка документов.
С внедрением ЭВМ в документационные процессы рассмотренная технологическая цепочка изменяется, так как специалист и руководитель получают возможностьработыкак с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими прагматическую информацию.
Феномен документа состоит в том, что он выступает одновременно как объект, средство и предмет труда в единой сущности. Это обстоятельство является определяющим при составлении, оформлении, согласовании, утверждении и аналитико-синтетической обработке документной информации, занимающей от 60 до 80 процентов рабочего времени аппарата управления. При этом следует иметь в виду, что для значительной части служащих (плановиков, экономистов, бухгалтеров, секретарей-референтов, статистиков и др.) работа с документной информацией составляет основу их труда.
Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте.
В Единой государственной системе документационного обеспечения, сложившейся еще в семидесятые годы, целесообразно выделить несколько приоритетных направлений рационализации и технологического совершенствования документационных процессов:
- унификация и стандартизация;
- централизация и упорядочение документооборота;
- эшелонирование хранения документов;
- экономика и планирование документационных процессов;
- организация труда специализированного персонала;
- механизация и автоматизация технологических процессов. Внедрение централизованной систем делопроизводства в масштабах государства позволило достичь единообразия и информационной совместимости документации различного иерархического построения и функционального назначения.
Массированное внедрение электронно-вычислительной техники в процессы документирования и организация работы с документной информацией потребовали существенной переработки основных положений ЕГСД с учетом реальных изменений технологических процессов подготовки, оформления и обработки документов. Новая система ЕГС ДОУ базируется на потенциальных возможностях ЭВМ, но учитывает и реальные возможности накопленного ранее опыта традиционной (ручной) обработки документов различного характера. При этом учитываются конкретные условия предприятия (организации) и объемы документооборота.
Таким образом, сложившаяся в России технология информационно-документационного обеспечения управления народным хозяйством и его структурными звеньями представляет собой совокупность методов и средств обработки документов, реализации информационных процессов и организационных процедур, призванных обеспечить эффективность управления.
Критериями качества управления потоками документной информации являются:
- комплексность (участие всех структур);
- системность (совокупность элементов, связанных организационно-технологическим единством);
- регламентация (упорядоченность элементов в заданных параметрах);
- оценка и стимулирование (сопоставимость результатов с принятыми критериями и мотивация рационализации управления).
Информационно-документационное обеспечение — весьма подвижная технология, обогащаемая новыми формами, методами и средствами обработки, хранения и распространения документов.
2. Технология и реализация информационных систем управления
Как известно из теории, эффективность информационных систем управления (ИСУ) обеспечивается значительными объемами типовых организационно-технологических процедур при обработке информации (А), принятии решений (Б) и использовании совокупности автоматизированных рабочих мест (В).
Основная типология и реализация информационных систем управления может быть представлена схематически:
ИСУ (информационная система управления)
"" Документная информация
Совокупность условий
Система АРМ
(персонал, средства, <>" концепция, маркетинг)
----------------------------
Программные оболочки
Анализ поэтапной реализации предложенной схемы позволяет сделать важные практические выводы.
А. Информация поступает на все уровни управления, где ее учитывают и обрабатывают. Технология ДОУ состоит, в сущности, из организационно-технических, логических и творческих операций и функций в сфере управления.
Организационно-технологические функции связаны, прежде всего, с формированием документально-информационных потоков (ЦИП), разработкой графиков документооборота и процедур, связанных с получением, регистрацией, транспортировкой и хранением документной информации. Весьма существенны при этом и различные типовые расчеты: составление справок, прием, учет и выпуск документов; контроль исполнения; прием и выдача оперативных данных; планирование и прогнозирование.
Не подлежит сомнению, что эти операции характеризуются повторяемостью и простотой алгоритма. Не случайно, что для их выполнения не требуется затрат высококвалифицированного персонала.
Логические функции включают в себя более сложные алгоритмы и программы по отработанным ранее технологическим операциям. Такого рода действиями могут быть разработки документов по материально-техническому снабжению, реализации продукции, исследованию рынка, по созданию бизнес-плана. Подготовка такого рода документной информации требует специальных знаний и накопленного ранее опыта.
Творческая деятельность отображает действия руководителя и специалиста, направленные на принятие нестандартных, оригинальных решений при дефиците информации. Подобная деятельность предполагает возможность риска со стороны персонала, принимающего решения. Методология принятия решения при этом включает в себя и набор логических операций: анализ и синтез, расчет и прогноз, абстракцию и конкретизацию, субъектно-объектные отношения.
Таблица 1 Затраты времени на информационно-документационные функции управленческого персонала
Категории персонала
Информационные функции
организационно-технологические
логические
творческие
Менеджеры высшего звена
15
25
60
Менеджеры среднего звена
30
40
30
Менеджеры низового звена
80
15
5
Специалисты
20
50
30
Технические исполнители
85
13
2
Из таблицы очевидно, что подавляющая доля затрат времени приходится на реализацию технических и логических операций, присущих менеджерам низового уровня и техническим исполнителям. Современный технический и технологический уровень развития электронно-вычислительной техники позволяет с достаточно высокой экономической эффективностью механизировать и автоматизировать информационно-документационное обеспечение.
Б. На практике большинство отклонений и сбоев в работе организаций достаточнопредсказуемы, так как связаны с повторением традиционного набора управленческих решений по их предупреждению и устранению.Случайные отклонения возникают обычно на базе традиционных, поэтому и спектр решений по их устранению может быть скорректирован с помощью информационной системы.Достижение положительного эффекта возможно с помощью ведения базы данных (БД) и базы знаний (БЗ) при реализации соответствующего рода деятельности.
База данных представляет собой совокупность сведений, образующих общность целевых, ситуационных, проблемных, конструктивных и побочных (непредсказуемых) эффектов. БД позволяет свести функции руководителя или специалистак
нахождению аналогичных сведений и данных, анализу и синтезу их с целью прагматического использования.
База знаний содержит, как правило, программное обеспечение для реализации ситуационного анализа, предварительной оценки и сопоставления, апробированных и новых управленческих задач, поставленных перед конкретным исполнителем.
Органическая связь БД и БЗ, таким образом, достаточно перспективна для подготовки различных вариантов управленческих решений.
Примером такого рода может быть организация обработки служебной корреспонденции в канцелярии Президента Франции, в которой занято свыше 90 сотрудников, оснащенных АРМ на базе современных компьютерных систем. О возможности автоматизации документационного обеспечения можно судить по тому, что на 200 типовых запросов и обращений компьютер способен самостоятельно предоставить совет или вариант решения с указанием срока выполнения и конкретного исполнителя. Документная информация передается по конкретным адресам для оперативного исполнения и контроля. Нетипичные для БД запросы поступают для ответа специалистам. В процессе наполнения БД достаточным количеством ответов и результатов их выполнения подобные и нетипичные запросы переходят в разряд типовых и, следовательно, могут обрабатываться автоматически.