Наиболее рациональным видом СПА являются каталоги в технических архивах — предметно-тематические, объектные, авторские, географические. Систематизация разделов в каталоге производится в соответствии со схемой классификации или отраслевым классификатором.
Каталоги отражают состав документов в организациях и различаются по назначению, группам отражения документной информации, принципам группировки документов.
По принципам группировки каталоги делятся на предметные, авторские, систематические, инвентарные, объектные, географические, тематические.По группам отражаемой информации — на каталоги проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, картографической, геологической, микрофильмированной, фотографической и др.
Каталоги бывают служебные (для внутреннего пользования) и общие, карточного и книжного типа, ручного и автоматизированного поиска.
Наибольшее распространение в технических архивах и научно-технических библиотеках имеет предметно-тематический каталог, содержащий следующие основные сведения:
- наименование объекта (изделия, темы НИР, проекта);
- обозначение (индекс, шифр) объекта, документа; стадия, этап (разработки НИР, проекта, изделия);
- дата разработки, наименование организации-разработчика;
- поисковые данные, технические показатели, аннотация;
- формальная характеристика документов (расчеты, сметы, пояснительная записка, свето-, ксерокопии, микрофильмы и т. п.).
Аннотация, как правило, содержит общее представление об объекте или изделии в целом, сообщает сведения об их отдельных частях, указывает основные технико-экономические показатели, конструктивные особенности некоторых элементов, отмечает отличие данных объектов от других, объясняет мотивы выбора варианта. Кроме того, в аннотации даются сведения об объеме и составе технической документации. В основе аннотации лежат технические описания проектов и пояснительных записок.
Авторские каталоги бывают двух типов:
1. Каталоги работ специализированных проектных организаций (субподрядчиков). На одну карточку такого каталога выносятся сведения о техдокументации, созданной субподрядной организацией и относящейся к данному проекту. Карточки в картотеке расположены по названиям специализированных организаций, а в пределах каждой из них — по названиям объектов.
2. Именные каталоги, позволяющие найти документацию, созданную крупными конструкторами, учеными, архитекторами. Карточки в картотеке расположены в алфавитном порядке фамилий авторов или названий проектных организаций. Внутри рубрик — по алфавиту наименований работ.
Географические каталоги создаются в архивах, где техдокументация относится к различным почтовым реквизитам и может разыскиваться по географическому признаку. Это чаще всего НИИ и ПКО по проектированию промышленных предприятий, дорог, инженерных сооружений и объектов, техдокументация которых позволяет возводить строительные объекты в различных регионах России и за рубежом. Каталоги формируются пообъектно. Основная рубрика каталога — наименование географических пунктов, расположенных по алфавиту. В пределах каждого географического пункта карточки систематизируются по номерам или по названиям объектов.
Объектные каталоги создаются в строительных организациях. Карточки в массивах располагаются по названиям объектов строительства и систематизируются в соответствии с принятой в организации схемой классификации. Карточка оформляется на каждый проект и на каждую часть (марку) проекта. Кроме типичных для всех каталогов граф в карточке предусматриваются следующие элементы: шифр объекта, его местонахождение, состав проекта, стадии проектирования, дата разработки. Карточки каталога систематизируются по шифрам объектов, по алфавиту их наименований, географических пунктов расположения объектов.
Значительно реже в сфере технической документации применяются систематические каталоги, в которых карточки группируются по отраслям деятельности, внутри — по темам, комплексам, группам. В карточке систематического каталога отражаются: содержание документа, техническая характеристика, основные технологические показатели, степень внедрения в производство и то новое, что было применено в процессе разработки проекта или отдельной темы.
Самостоятельный каталог ведется в качестве СПА для фонда типовых проектов и стандартных конструкций, узлов и деталей.
Специализированный каталог создается при формировании массива фотографий, микрофильмов, картографического материала, данных аэрофотосъемки.
Предметно-тематические каталоги фона-и фотодокументов создаются, как правило, в проектно-архитектурных организациях и изыскательских партиях.
Информационно-поисковые системы (ИПС) к нормативно-технической документации на машинных носителях создаются по РД 50—524—84 крупными конструкторами, учеными, архитекторами.
Тематический обзор является еще одним из видов справочников по документной информации. Он, как правило, раскрывает содержание и состав технической документации только по заданной теме.Структура обзора: введение, характеристика документов, СПА (оглавление, список сокращений, указатели, библиография).
9. Экспертиза ценности научно-технической документации
Экспертиза ценности научно-технической документации проводится с целью определения ее конкретного значения в данной организации.
Под экспертизой ценности НТД понимается всесторонняя, комплексная оценка документной информации на основе критериев, разработанных наукой и практикой, исходя из общих методологических принципов отбора документов для определения народно-хозяйственного, научного, социально-культурного и исторического значения НТД, установления приемлемых сроков хранения и оптимального объема и номенклатуры для передачи на государственное хранение. Основными методологическими принципами экспертизы являются историзм и комплексная оценка массива документной информации.
Принцип историзма предполагает отбор документной информации, отражающей объективные закономерности развития науки и техники в различные периоды развития общества.
Комплексность экспертизы реализуется привлечением компетентных специалистов и представительностью оцениваемых видов документной информации.
Экспертиза осуществляется в два этапа:
1. Выбор проблем, проектов изделий, объектов планировки и капитального строительства, документная информация которых подлежит передаче на государственное хранение.
2. Экспертиза НТД, отобранных проектов по проблемам и выбор документации, подлежащей государственному хранению.
Экспертиза ценности документной информации осуществляется на основе общих и специфических критериев. Общими критериями являются:
- происхождение (роль и место организации в народном хозяйстве страны, отрасли, значимость ее функций, время и место образования, авторство документов);
- содержание (значимость события, явления, предмета, отраженного в документах);
- значение сведений, содержащихся в информации, ее оригинальность, целевое назначение, вид и разновидность документа;
- внешние особенности (юридическая достоверность документа — наличие подписей, дат, печатей);
- наличие резолюции, помет;
- особенности передачи текста;
- подлинность документа, особенности материальной основы документа;
- особенности физического состояния, полнота, сохранность документа.
Специфическими критериями первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разработкам являются:
- степень отражения уровня науки и техники, производства в конкретный исторический период;
- значимость проблем (тем), проектов, моделей, конструкций, технологий на момент внедрения для развития народного хозяйства страны;
- принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;
- экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технического решения;
- социальная значимость исследований и разработок, отраженных в научно-технической документации.
Специфическими критериями второго этапа экспертизы являются:
- этапность, стадийность исследований и разработок;
- информативность видов и разновидностей документов на различных этапах исследований и разработок;
- степень отражения в НТД реально существующих явлений и объектов.
Состав НТД, отбираемой на государственное хранение в соответствии с указанными критериями, определяется на основе ведомственных перечней документной информации со сроками хранения и перечней НТД по строительству и машиностроению, подлежащим приему в государственные архивы России.
Для организации и проведения экспертизы ценности всех видов документной информации и ееотбора для государственного хранения создается экспертная комиссия (далее — ЭК), в состав которой входят наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с содержанием НТД и направлениями предстоящей работы базовой организации.
ВЭКв обязательном порядке включаются: начальник и один из сотрудников службы НТД, назначаемый секретарем ЭК, делопроизводитель, представитель службы защиты информации, представитель Госархива.
ПредседателемЭКназначается один из руководителей организации (заместитель директора по науке, главный инженер, главный конструктор).ЭК— орган коллегиальный и совещательный, работающий в непосредственном контакте с руководством соответствующего архивного учреждения и получающий от него организационно-методическую помощь.
Основными функциямиЭКорганизации и предприятия являются: