- организация и проведение непосредственной экспертизы ценности НТД;
- отбор документации на постоянное хранение с выделением НТД, подлежащей уничтожению и утратившей практическое значение и не имеющей научно-исторического значения.
ЗаседанияЭКпроводятся периодически (по мере необходимости), но не реже одного раза в год. При определении ценности НТД и управленческой документной информации присутствуют все члены комиссии. Решения комиссии принимаются большинством голосов и утверждаются руководителем организации и вступают в силу после рассмотрения наЭКучреждения Госархива.
В соответствии с Положением о государственном архивном фонде от 04.04.80, НТД передается на государственное хранениепоминованиипрактической надобности, но не позднее двадцатипятилетнего срока ведомственного хранения.
Организация (предприятие) по истечении сроков хранения документов осуществляет передачу их на государственное хранение в упорядоченном состоянии со СПА и страховыми копиями на особо ценные документы.
Документация принимается по описям, утвержденным экспертно-приемной комиссией (ЭПК) архивного органа, в хорошем физическом состоянии (после реставрации, переплета, дезинфекции, дезинсекции). Все расходы по транспортировке и передаче документов несет сдающая организация.
НТД, неимеющаянаучно-практической ценности, но сохраняющая практическое значение, хранится в службе НТД (ДОУ) в течение сроков, предусмотренных отраслевыми (ведомственными) перечнями, затем отбирается к уничтожению в установленном порядке. Акты на уничтожение НТД рассматриваютсяЭКи утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования акта на ЭПК архивного органа.
10. Целевые и организационные формы, использования архивной технической документации
НТД,хранящаясяв архиве, используется в народно-хозяйственных, научно-исследовательских целях, публикуется в средствах массовой информации. НТД служит для решения научно-технических проблем различного масштаба, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленного производства.
Следует иметь в виду очень важное обстоятельство: техническая документация сохраняет свое практическое значение и после окончания эксплуатации объекта. Старые технические проекты используются и при утверждении новых проектов в качестве сравнения и для получения справочных сведений.
АрхивнаяНТД неоценима при разработке новых стандартов, подготовке диссертаций, монографий, дипломных работ, учебно-методической документации.
Актуальность обращения к НТД объясняется и тем, что публикуемые в книгах и периодике сведения, по крайней мере, отстают от последних данных, содержащихся в архивных документах. Историко-технические выводы представляют собой неоценимую базу для прогнозирования развития технологии и организации производства, передовых методов и форм труда.
Особым направлением использования НТД в исторических целях является реставрация памятников архитектуры, организация массовых торжеств и праздников, создание мемориальных и историко-краеведческих музеев.
Для учета лиц, пользующихся НТД, в архивах ведутся книги учета посещаемости. На всех пользователей документной информацией заполняются формуляры библиотечного образца, формируемые в алфавитную картотеку. На каждый выданный документ оформляется контрольная карточка (в порядке возрастания обозначений).
Не следует забывать и о возможностях общегосударственной системы научно-технической информации (ГС НТИ), позволяющей получить сведения об имеющейся в России документной информации по различным отраслям знаний.
Несомненным достижением человечества являются практически непредсказуемые возможности всемирной информационной сети Интернет.
Литература
1. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт, 1983.
2. ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате. М.: Госстандарт, 1983.
3. ГОСТ 6.10.4.-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемыми средствами вычислительной техники. М.: Госстандарт, 1984.
4. ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения. М.: Госстандарт, 1987.
5 . ГОСТР6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 1997.
6. Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1988.
7. Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М., 1974.
8. Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. М.: Госкомтруд, 1989.
9. Организация документов на вычислительном центре. М.: Главархив СССР, 1981.
10. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.
11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. М., 1989.
12. Порядок хранения документов на машинных носителях. РД 502524-84. М., 1985.
13. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах. М., 1994.
14. Алексеев Д.И. и др. Словарь сокращений русского языка. М.: Русский язык, 1984.
15. Демидова А.К., Смирнов Э.А. Русская коммерческая корреспонденция. М.: Русский язык, 1985.
16. Документы и делопроизводство: Справ, пособие. М.: Экономика, 1991.
17. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления. М., 1997.
18. Константинов Ю.Н. Основы документационного обеспечения. Волгоград: ВолГУ, 1997.
19. Константинов Ю.И. Система научно-технической информации промышленного предприятия. Волгоград: ОАО «Химпром», 1998.
20. Кудрявцев В.А и др. Организация работы с документами. М.: ИНФРА-М, 1998.
21. Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование. М., 1973.
22. Кузнецов Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. М.: Экономика, 1985.
23. Кутянин Л.И., Константинов Ю.Н. Организация технического творчества на промышленном предприятии. Волгоград: ОАО «Химпром», 1998.
24. Мелюхин И. С. Государственная информационная политика... // Информационные ресурсы России. 1996. № 4—5.
25. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.
26. Райков А.Н. Большие информационные системы... // Научно-техническая информация. Сер. 1.1995. № 10.
27. Райсберг Б.А. и др. Современный экономический словарь. М.: ИНФРА-М, 1999.
28. Секретарское дело. М., 1996.
29. Справочник директора предприятия. М.: ИНФРА-М, 1998.
30. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 1995.
31. Терминологический словарь по информатике. М.: МЦНТИ, 1975.
32. Универсальное пособие по делопроизводству. М.: ЦНИ-ИТЭИлегпром, 1991.
33. Харитонов В.Д. Организация безбумажной технологии операций на основе персональных ЭВМ // Классификаторы и документы. 1988. № 4.