В. Автоматизированное рабочее место (АРМ) представляет собой совокупность технических, программных, математических и информационных средств для существенного повышения эффективности процессов машинной обработки информации и принятия решения человеком.
Современной наукой разработаны АРМ администратора, экономиста-плановика, диспетчера, юриста, инспектора, инженера-технолога, конструктора, исследователя, контролера, эксперта, секретаря-референта и т. д. На основе базовых моделей функциональных АРМ создаются наборы для специалистов различного уровня и большинства отраслей народного хозяйства.
Для обеспечения целостности и гибкости систем управления и производства современной практикой реализованы достаточно разнообразные комплексы совместимых АРМ, включающих в себя возможности АРМ, АСУ, САПР; коммуникативные средства; технические, программные и информационные средства.
Современные АРМ фактически исключают дублирование и промежуточные звенья при вводе, приеме и передаче информации. При этом существенно повышаются достоверность, оперативность и ценность информации.
В методологии программного обеспечения (ПО) неоценимую роль играет принципиально новая концепция построения АРМ — МУЛЬТИМЕДИА, которая обеспечивает многообразие одновременно предоставляемой информации, основанное на цифровой обработке аналогового видеосигнала.
МУЛЬТИМЕДИА включает в себя персональный компьютер и пакеты программ, реализующие звуковые и видеоэффекты, систему искусственного интеллекта и возможности обработки альтернативной информации.
Современные АРМ без преувеличения можно считать подлинной революцией в сфере обработки документной информации, повышающей не только оперативность обработки информации, но и качественные характеристики самой информации.
3. Основные характеристики информации
Понятие «информация» в настоящее время приобрело, в отличие от традиционного, обыденного, некоторый технократический оттенок в применении к любому потоку цифр, слов и предложений.Результат не замедлил сказаться: многочисленные базы данных стали переполняться излишними, повторяющимися и порой недостоверными сведениями.
Даже столь впечатляющее достижение в сфере информационных технологий, как Интернет, оказалось несвободным от этого недостатка.
Для руководителя и специалиста, занятого в народном хозяйстве, понятие «информация» имеет ярко выраженный потенциальный (ресурсный) характер, обеспечивающий выработку управляющих воздействий.
Существенной чертой современности является то, что все коммуникативные средства и организационные структуры основаны на технологиях получения, обработки, передачи и хранения данных. Данные — это совокупность сообщений, результатов мыслительной деятельности, сведений самого различного происхождения, характера, вида и назначения. В этом случае информация — это поток данных, несущих в себе новизну и полезность для руководителя, принимающего решение.
Документная информация, являясь частным случаем информации, представляет собой совокупность достоверных данных, имеющих ярко выраженный организационно-распорядительный и справочный характер.
Информационная система управления (ИСУ) представляет собой совокупность организационно-технических, технологических и методических средств управления (ПЭВМ, телефон, факс и др.), обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др.), профессионализм руководителей и специалистов производства, общую грамотность и информационную культуру, систему документационного обеспечения и собственно информацию.
Иерархия составляющих ИСУ должна быть органичной, а сама система играть стимулирующую, активизирующую роль при ограниченности ресурсов. Так, при традиционной (ручной) обработке информации (машинописные работы, вычисления на калькуляторах, делопроизводство в папках и картотеках) целесообразно использовать специалистов со средним образованием в области информатики.
Система документооборота в процессах информационно-документационного обеспечения играет существенную роль в формировании внешней и рабочей среды, обеспечивающей так называемый информационный комфорт: получение нужной информации в нужное время. Именно поэтому формирование данной системы есть прерогатива специалиста по организации управления (менеджера), а не специалиста по информатике, знакомого лишь с элементами теории организации. На практике, к сожалению, реализация документооборота (даже на крупных предприятиях) осуществляется канцеляриями, не располагающими кадрами, компетентными в вопросах управления.
Особое значение в реализации систем документооборота имеют наиболее общие параметры информации, которые можно классифицировать по двум составляющим:
- объективная, овеществленная в товаре;
- субъективная, отраженная, созданная человеком.
Товар как потребительная стоимость создает объективную информацию. Однако основное содержание информационных потоков составляет субъективная информация. Субъективно-объективные отношения в отраженной информации зависят от обилия факторов, в том числе от профессионализма, организационной и информационной культуры руководителя, соотношения потребностей и интересов, сложности процесса трудовых затрат на управление, технического уровня средств управления.
Таким образом, в то время, когда источник информации носит объективный характер, информация о нем субъективна, так как информационные процессы (сбор, обработка и доведение информации) осуществляются человеком, который может выступить и организатором информации (документной, прежде всего). В процессах документооборота субъективность информации, по сути, закладывается самой технологией на начальных этапах работы с документами.
Понятие «информация» немыслимо без двустороннего взаимодействия источника (информатора) и абонента (информанта), которые реализуются одновременно в феномене человека. Так, при управленческом воздействии на объект управления, руководитель механизмом обратной связи получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности управляемого объекта.
В процессе информационно-документационного обеспечения субъект управления призван отделить ценную информацию от «шумовой», выделить приоритетную часть, позволяющую анализировать реальное состояние системы и подготовить обоснованное решение.
Говоря о наиболее существенных характеристиках информации, представляется целесообразным выделить: объем (количество), достоверность (истинность), ценность, насыщенность (информативность), открытость (достоверность).
Объем информации предпочтительно связывать с количеством символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обозначается в единицах символов или байтах. Объем воспринимаемой информации связан с полнотой (достоверностью) информации о каком-либо объекте, необходимой и достаточной для принятия компетентного решения.Он зависит от обилия символов, формы представления (текст, графика, формула, звук), времени, затраченного на обработку, сложности информации или способов ее обработки, индивидуальных свойств информанта, реального состояния объекта управления (актуальность, агрегатное состояние объекта).
Объем воспринимаемой информации включает в себя три уровня: уровень информационной избыточности и,информационного дефицита, требуемый уровень информации.
Информационная избыточность сведений об объекте управления позволяет повысить качество решения, однако требует увеличения времени на принятие решения и повышает стоимость информации. Нередко в практике принятие важных и ответственных решений ведет к созданию избыточности информации. Наиболее простой путь к этому — дублирование данных.
Дефицит (недостаток) информации ощутим как при выработке, так и при принятии решения, так как увеличивает степень неопределенности и риска. В связи с этим для повышения вероятности правильного решения применяют современные экономико-математические методы, успешно реализуемые с помощью ЭВМ. Дефицит информации довольно часто возникает в условиях сокрытия сведений при монополизации информации. Монополизация отчетливо проявляется при засекречивании (обоснованном или необоснованном) определенного объема информации или в стремлении отдельных руководителей или организаций иметь исключительные права на обладание информацией для повышения своего общественного и имущественного статуса. В этом случае демократизация информационных процессов обеспечивает широкий доступ к информации самого различного характера через различные каналы связи. Международная научно-техническая практика, освоив всемирную сеть Интернет, продемонстрировала широчайшие возможности (и, увы, недостатки) такого рода.
Требуемый (задаваемый) уровень информации является величиной или понятием субъективным. Он определяется потребностями конкретного пользователя (абонента), которые позволяют учитывать индивидуальность человека.
На практике концепция АРМ в значительной мере комфортно и предметно реализует эту принципиальную характеристику информации.