Достоверность информации связана с процессом адекватности отражения реальных сведений в общем объеме воспринимаемой информации. Специалисты в области информатизации отмечают наличие трех уровней достоверности: абсолютного (100 %), достоверного (более 80 %), негативного (менее 80 %). Достоверность в значительной мере зависит от технологии документооборота, реализованной в средствах механизации и автоматизации: чем меньше живого труда персонала используется в сборе, обработке, передаче и хранении информации, тем выше ее достоверность.
Из практики известно, что об одном и том же событии можно получить самую противоречивую информацию в зависимости от технологии и аспектов ее аналитико-синтетической обработки. Опыт работы служб документационного обеспечения подтверждает, что достоверность информации существенно зависит от временных параметров реализации документооборота. Так, запаздывание абсолютно достоверной информации может привести к ее абсурдности (к примеру, сведения о курсе акций на бирже ценных бумаг).
Ценность информации с экономической точки зрения характеризуется снижением затрат различного рода ресурсов (энергетики, материалов, времени, финансов) на принятие правильного решения. Ценность имеет четыре уровня: нулевой (без экономии ресурсов), средний (сокращение затрат на повышение прибыли более 10 %), высокий (более чем вдвое), сверхвысокий (более чем в 10 раз).
Ценность определяет информацию как экономическую категорию (товар, имеющий потребительскую стоимость). Высокую ценность имеют, к примеру, имитационные модели производств, позволяющие руководителю обоснованно предусматривать возможные последствия альтернативных вариантов принимаемых решений. Информационные услуги среднего уровня ценности оказывают, как правило, консультационные фирмы, сознающие, что ценная информация — успешно реализуемый товар.Примером нулевой ценности может служить информация, дублирующая известные, устаревшие или сообщающая ложные, ненужные сведения для принятия управленческого решения.
Насыщенность информации характеризуется соотношением полезной и так называемой «фоновой» информации, служащей для лучшего усвоения профессионально значимой информации за счет эмоционально-психологического состояния потребителя информации (абонента). Фоновая информация включает в себя внешне скромные источники юмора, духовного стимулирования, занятных преамбул и наглядных вспомогательных таблиц. При отсутствии фоновой информации полезная информация воспринимается монотонно, с трудом. Однако изобилие фоновой информации (часто воспринимаемой как «шумовой») препятствует оперативному и прагматическому восприятию полезной информации.
Насыщенность в информатике часто идентифицируют с информативностью, которая характеризуется тремя уровнями: высоким (80—100 %), нормативным (50—80 %), низким (менее 50 % полезной информации). На практике нормативный (средний) уровень насыщенности должен формироваться руководителем (менеджером) путем добавления к краткому или полному тексту документа фоновой информации.
Открытость (доступность) информации — это возможность предоставления данных и сведений неограниченному кругу пользователей по критериям секретности, конфиденциальности и публичности.
Секретная информация отражает, как правило, глобальные потребности общества и имеет существенные ограничения использования (к примеру, сведения об обороноспособности страны, об уникальных месторождениях полезных ископаемых).
Конфиденциальная (служебного пользования) информация отражает интересы общества, коллективов, отдельных групп людей, описываемые ограниченным использованием данных. К конфиденциальной информации относятся данные и сведения с высоким уровнем ценности о кадровом, технологическом и научном потенциале предприятия, организации (инвестиционные и научно-технические программы, имущественное положение, методы исследования рынка, партнеры и клиенты, технология производства и структура цен, условия контрактов).
Публичная (открытая) информация не имеет ограничений использования и отражает интересы общества и потребности людей. Так, на предприятии, не связанном с государственным оборонным заказом, не должно быть секретной информации.
Законодательством России определено, что «лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки».
Получение информации может идти законным (легитимным) или преступным (криминальным) путем. Способами получения информации могут быть: контакты с сотрудниками, подкупы, шантаж персонала; использование специализированных технических средств; хищения.
Альтернативными способами защиты информации являются: охрана офисов и персонала; подбор и воспитание сотрудников; создание систем защиты документооборота.
Практике известны следующие технические средства получения и защиты информации:
- устройства акустического съема информации («жучки»);
- устройства съема информации с телефонной линии;
- выносные микрофоны и переходники, приемные устройства для микропередатчиков;
- устройства защиты и обнаружители средств прослушивания;
- диктофоны и радиостанции;
- системы видеонаблюдения.
Разумеется, указанные технические средства требуют немалых финансовых и материальных затрат. Так, обследование квадратного метра помещения на наличие «жучков» специалистами-профессионалами стоит в среднем 40 долларов США
Тема 2 Информатизация (компьютеризация) организационно-распорядительной и административной деятельности
План лекции
1. Основные элементы информатизации.
2. Правовое, справочное и информационное обеспечение.
3. Экономическое и финансовое обеспечение.
4. Персональный компьютер. Обозначения и предметизация.
5. Техническое обеспечение. Оргтехника.
6. Особенности управленческого труда в условиях компьютеризации.
Под информатизацией управления в организационных структурах понимают внедрение современных технологий (систем получения, обработки, передачи и хранения информации) в процессе разработки, реализации и контроля исполнения управленческих решений.
В экономике и управлении настоятельно требуют информатизации: организация труда руководителя, сбора, обработки и хранения документной информации, обучение и переподготовка персонала; бухгалтерский учет и финансирование; правовое, справочное и информационное обеспечение хозяйственной деятельности. Широкий спектр возможностей, открываемый современными информационными технологиями, требует продуманной системы организационно-технологических и административных мероприятий в масштабах предприятия, региона, отрасли.
7. Основные элементы, информатизации
Основными элементами информатизации управленческой деятельности, как известно, являются: программное обеспечение (ПО),компьютернаяи организационная техника, коммуникационные средства.
Оргтехника включает в себя широкий спектр устройств, реализующих механизацию рутинных (ручных) операций: копировальные машины и автоматы, телефоны (радиотелефоны), телефаксы, переговорные устройства, мини-типографии, ламинаторы, уничтожители документов, офисную и специализированную мебель (различные модели сейфов, турникетов, секционных шкафов) и др.
Наиболее разнообразный объем программного обеспечения реализован в отечественной практике бухгалтерского учета. Среди наиболее популярных программ специалисты называют: «1С», «Финансы без проблем», «Турбо-бухгалтер», «Супер-бухгалтерия», «Инфо-бухгалтерпроф», «Парус». Этот перечень далеко не полон, так как практически ежедневно пополняется специализированными фирмами — разработчиками и поставщиками различных программных продуктов.
2. Правовое, справочное и информационное обеспечение
Правовое, справочное и информационное обеспечение управленческой деятельности на предприятиях и в организациях России девяностых годов широко представлено программами, включающими в себя достаточно представительный объем документной информации:
- «Гарант» (налоги, учет и анализ, аудит хозяйственной деятельности, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль, гражданское право, собственность, землепользование, судебная и арбитражная практика);
- «17нек»(хозяйственное право и рынок, банковское право, интерконсультант, интерправо, зарубежная командировка, деловое письмо, письмо зарубежному партнеру).
Организация труда руководителя под общим названием «Автоматизированные рабочие места» (АРМ) обеспечивается следующими программами:
- «Директор»(фирма Электрон-сервис): контроль документооборота, кадры, текстовой редактор, регламент рабочего времени, картотека, договоры, календарь, часы, калькулятор, защита информации.
- «Руководитель проекта», «Проектировщик», «Руководитель архива» (фирма «8оШапс1 8уз1ет»): нормативы, форматы, классификатор, рубрикатор, архив (БД).
Документооборот может быть реализован с помощью программ:
- «АТЛАНТ-ТПП»(автомастерская система обработки данных управления технической подготовки производства и планирования ресурсов);
- «АТЛАНТ-ТЭП» (автоматизированная система обработки данных для технико-экономических исследований и планирования);
- «АТЛАНТ-цех» (автоматизированная система обработки данных оперативного управления производством);
- «Делопроизводство»фщ>ыъ1 «Эйс».
3. Экономическое и финансовое обеспечение
Экономическая и финансовая деятельность в сфере управления представлена следующими программами и фирмами — создателямиПО:
- «Экономический анализ и прогноз деятельности» (фирма «ИНЕК»): технико-экономическое прогнозирование, бизнес-план, технико-экономическое обоснование возврата кредитов; анализ и выбор альтернативных вариантов; прогноз баланса, материальных и финансовых потоков;