- «Финансовый анализ предприятия» (фирма «ИНСОФТ»): общая оценка финансового состояния; анализ финансовой устойчивости, ликвидности баланса, финансовых коэффициентов деловой активности; расчет и анализ коэффициентов оборачиваемости; оценка рентабельности производства.
Несомненно, программное обеспечение процессов сбора, обработки и выдачи документной информации существенно повышает эффективность и качество управленческого труда. При этом следует помнить об экономической целесообразности приобретения и освоения программ применительно к масштабности и конкурентоспособности производства.
Современная отечественная и зарубежная информационная индустрия позволяет эффективно использовать накопленные в мире программные продукты. Информатизация современного общества постоянно наращивает номенклатуру компьютерной техники самого различного характера. Несомненный прогресс информатизации общества, связанный с возможностями всемирной сети Интернет, позволяет по-новому взглянуть на возможности баз данных и знаний, применяемых при формировании документационного обеспечения управления промышленными объектами.
4. Персональный компьютер. Обозначения и предметизация
Обработка документной информации предполагает овладение основными терминами и условными обозначениями, относящимися к ПЭВМ (ПК).
В состав обозначения персонального компьютера (ПК) входят обязательные и дополнительные предметы, разделяемые условным символом «/» — косой чертой. К обязательным предметным признакам компьютера относятся: тип и частота процессора, емкость винчестера, КЭШ-памяти, тип монитора или зернистость экрана. К дополнительным признакам (необязательным к обозначению) относятся: тип процессора, объем ОЗУ, тип НГМД. По мере разработки новых типов ПК могут добавляться и другие параметры, расширяющие потребительские возможности электронно-вычислительной техники. Таковызвуковая(8В) или видео (УВ) карты.
Пример обозначения персонального компьютера массового спроса: 386/387Вх/40/4/270/0.28, где
386 — тип центрального процессора (1п1е1 80386);
387 Вх — математический сопроцессор;
40—49 МГц — тактовая частота работы процессора;
4 Мб — емкость дополнительной памяти (КЭШ-памяти);
270 Мб — емкость винчестера;
0.28 ЬК — размер активного элемента экрана (низкая радиоактивность излучения).
Организация обработки документной информации с помощью компьютеров может осуществляться как локально (без сети),таки интегрировано (в режиме компьютерной сети). При локальной (местной) организации автоматизированной обработки данных на предприятии устанавливаются не связанные между собой ПК с соответствующими программными продуктами.При интегрированной организации создается внутренняя связь ресурсов всех компьютеров и программного обеспечения, формируется единая база данных и база знаний (БЗ), рассмотренные ранее.
Внедрение современных технических средств в процессы обработки информации преследует следующие цели:
- создание новых информационных комплексов;
- сокращение трудовых и материальных затрат на создание, обработку, поиск и доставку документов;
- улучшение качества и повышение оперативности копировально-множительных работ;
- надежность хранения и использования документов;
- повышение производительности и улучшение условий труда управленческого персонала, работающего с документами.
Наибольший производственный эффект достигается при совместном применении вычислительной и организационной техники. При этом основным требованием к техническим средствам является их технологическая совместимость и возможность агрегатирования в единую систему. Состав самих комплектов технических средств зависит от конкретных условий организации (предприятия) и его документооборота. Выбор номенклатуры и количества технических средств осуществляется в следующей последовательности:
- выбор и тематическая «группировка задач»;
- определение объемов работ за планируемый период по видам выполняемых операций;
- примерный (ориентировочный) перечень технических средств;
- расчет количества и уточнение номенклатуры технических средств.
При выборе технических средств обработки документной информации следует руководствоваться экономической целесообразностью приобретения и практического освоения, достигнутым уровнем организации труда, наличием необходимых производственных площадей, возможностями текущего (оперативного) ремонта..Техническое обеспечение. Оргтехника
Современный рынок средств оргтехники столь представителен, что мы можем привести лишь небольшой перечень применяемых в отечественной практике механизмов, автоматов и устройств для обработки документной информации:
- копировальные автоматы фирм «Вrower», «Cannon»;
- телефоны (радиотелефоны) фирм «Panasonic»;
- телефаксы фирм «Panasonic»;
- переговорные устройства типа «секретарь — директор», «пульт директорской связи» фирмы «Согшпах»;
- пейджеры фирм «С1оЬа1 N61», «Мо1ого1аАсМзоп», «Вгаго»;
- мини-типографии Кех-Ко1агу;
- ламинаторы, уничтожители бумаг. Резаки: комплекты фирмы «ОМР-Росс-Ком Уа1»;
- офисная мебель: комплекты фирм «Ваи Р1ех», «А.РИмпекс», «КТ-технологии», «Маг1ех», «Росспецстой»;
- сейфы (в наборах) фирм «8еп1гу-Соп8и1», «АУсо».
Возможности современного дизайна информатизации управленческой деятельности вполне реальны. В этом убеждают постоянные международные и отечественные выставки-ярмарки оргтехники, проводимые в России девяностых годов.
6. Особенности управленческого труда в условиях компьютеризации
В условиях информатизации народного хозяйства России основным параметром и продуктом управленческого труда становится информация, в том числе и ее документная составляющая.
Информация постепенно переходит в категорию товара, приобретая характер потребительской стоимости. При этом очевидно, что информационные системы управления позволяют освободить часть рабочего времени для расширения коммуникаций с работниками и диалога с системой управления, включающего в себя и реализацию механизма обратной связи в качестве контроля исполнения.
Компьютеризация позволяет повысить комфортность управленческого труда за счет получения достоверной информации и работы с пакетами прикладногоПО, имитирующего
интеллектуальную составляющую общего потенциала предприятия или его структурного подразделения.
Руководитель получает возможность выбрать из набора решений — лучшее, а неправильное (из ряда неопределенных решений) — на его собственный взгляд. Разумеется, стоимость результатов принятого решения увеличивается, а информация как отражение управленческого решения, многократно увеличивает свою стоимость, реализуясь в вещественных элементах производства. Неверно же принятое решение в масштабах региона, отрасли, государства может привести к ощутимым социально-экономическим и политическим потерям.
Так, принятое ранее решение о строительстве Байкало-Амурской железнодорожной магистрали с затратами 7млрддолларов (в сопоставимых ценах 60—70-х годов) в настоящее время представляется ошибочным и теперь приходится изыскивать многомиллионные ассигнования для поддержания жизнеспособности отдельных участков магистрали и сложившейся инфраструктуры.
Несомненно, компьютерное обеспечение труда руководителя уменьшает риск двойственного характера труда руководителя как высококвалифицированного специалиста и организатора производства. Автоматизированные информационные системы управления существенно сокращают время, затрачиваемое руководителем на работу в качестве специалиста.
Автоматизация управленческого труда, кроме того, существенно снижает потребность в мобильности руководителя: в служебных командировках и посещении структурных подразделений.
Информационная система управления обеспечивает руководителя достоверной и полной информацией о состоянии управления объекта управления для принятия решения и контроля исполнения. Руководитель (менеджер) в этих условиях будет постепенно адаптироваться к офисному, кабинетному стилю работы, что в условиях командно-административной системы считалось крупным недостатком управленческого труда.
Компьютеризация позволяет существенно расширить возможности реализации самого управленческого труда, обогащая его формы. Так, стали возможны немыслимые ранее деловые игры и моделирование, электронные записные книжки, телевизионные конференции, деловое слово, машиночитаемые бланки и форматы документной информации.
Содержательной базой создания и развития различных информационных услуг являются базы данных и знаний (БД и БЗ), наполняемые полезными сведениями, содержащимися и в документной информации. Сервисные функции документально-информационных систем позволяют повысить уровень содержания и качества кадровой работы, технического и организационного творчества персонала.
Автоматизация административного и управленческого труда способствует усилению воздействия законов и принципов управления, широко известных в теории: единства систем управления, сопоставимости управляющей и управляемой систем, пропорциональности производства и управления, экономии времени. Мы полагаем, что краткое знакомство с ними весьма полезно всем, кто имеет дело с документной информацией.
Закон единства систем управления реализуется путем создания организационных и технических предпосылок для создания единой и доступной БД, ликвидации обособленности и дублирования подсистем, накопления данных о функционировании предприятия, организации.
Закон сопоставимости управляющей и управляемой систем реализуется за счет соотношения производственного и управленческого потенциала, определяемого, как правило, уровнем фондовооруженности и соответствия профессионального уровня руководителей и специалистов современному технологическому уровню.