Закон пропорциональности производства и управления отчетливо проявляет себя в органичном соотношении прогнозирования и планирования при создании бизнес-плана, поддержания оптимальных социально-экономических и производственных пропорций.
Закон экономии времени требует постоянного уменьшения затрат живого труда в процессах подготовки и реализации управленческих решений. Информационно-документационные процессы отчетливо иллюстрируют различные проявления закона.
Отдельные законы и закономерности отражают весьма существенные особенности компьютеризации управленческого труда. Таковы законы экономии интеллектуального труда, эволюции методов управления.
Закон экономии интеллектуального труда отчетливо реализуется за счет создания и развития базы знаний (БЗ), основанной на информационной технологии и включающей в себя применение экономико-математических методов при оперативно-перспективном планировании; набор типовых вариантов и ситуаций, их решения, методов их преодоления и возможных последствий; нетрадиционных целей, проблем их решений, обучающих программ и нереализованных, в том числе «нелепых», предложений.
Закон эволюции методов управления (от административных корганизационным) требует неуклонного совершенствования стиля и форм деятельности. Как известно, суть административных методов сводится к координации и управлению по результатам (отклонениям) и требует отлаженной совокупности дисциплинированных воздействий.
Администрирование как способ управления является следствием дефицита информации или низкого уровня профессионализма руководителя. Основой же организационных методов управления являются планирование, организация и воздействия по упреждению нежелательных отклонений; органическая и динамическая связь социально-экономических, морально-психологических аспектов.
Указанные закономерности и степень их реализации в процессах информационно-документационного обеспечения позволяют привести в действие факторы стабильности, гибкости, адаптации и интеграции, кооперации различных элементов и процессов управленческого труда.
Информатизация (компьютеризация) процессов обработки документной информации с неизбежностью подводит нас к переосмыслению фундаментальных понятий документоведения: документооборота, делопроизводства, систематизации и хранения, контроля исполнения. По сути, и само понятие «документ» получает расширительное и достаточно универсальное толкование, охватывающее широкий спектр организационно- распорядительной, научно-технической и технологической документации.
Тема 3 Составление и оформление документов
План лекции
1. Нормативная база унифицированных систем документации.
2. Вид и бланк документа.
3. Адресование, согласование и удостоверение документа.
4. Основные требования к тексту организационно-распорядительных документов.
Создание и оформление документной информации является важным технологическим этапом документационного обеспечения, независимо от традиционных или машинных способов реализации.
Необходимость унификации и стандартизации документной информации в масштабах страны, отрасли, региона или отдельно взятого предприятия обусловлены обилием объемов и номенклатуры самих документов. Об этом было подробно сказано в главеIнастоящего пособия.
В настоящей лекции мы ставим целью более подробное и конкретное изложение технологических процессов, форматов и требований, предъявляемых нормативно-технической документацией России, к составлению и оформлению различного рода документов.
Как известно, наиболее общими и многочисленными в потоках документной информации являются организационно-распорядительные документы, применяемые при реализации распорядительной и исполнительной деятельности различных органов государственной власти, предприятий и организаций различного статуса и функционального назначения.
7. Нормативная база унифицированных систем документации
С 1 января 1999 года в стране действует ГОСТР6.30-97 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»,являющийсяосновополагающим в процессах информационно-документационного обеспечения.
Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России.
Каждый отдельно рассматриваемый документ представляет собой совокупность элементов, называемых реквизитами (от лат.«реквизитум» — необходимое) — обязательными данными, сведениями, которые должен содержать документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения различных операций. Таковы, например, название документа, его автор, адресат, заголовок, текст и др. На практике различные типы документной информации имеют специфический набор реквизитов.
Совокупность самих реквизитов образует формуляр документа (от лат.«формула» — форма, правило), который содержит текст, составленный заранее и требующий лишь заполнения некоторых строк и подписания, после чего он получает юридическую силу. Различные графические и текстовые макеты документов в совокупности образуют формуляр-образец, который является фактическим прототипом многих документов.
Упомянутым ранее ГОСТом 6.30-97 установлено расположение 29 реквизитов и два основных формата бланков документов — А4и А5. ГОСТом допускается использование бланков формата АЗ и А6.
Бланки документов должны иметь поля не менее:
20 мм —левое;
10 мм —правое;
20 мм —верхнее;
10 мм —нижнее.
2. Вид и бланк документа
Наименование вида документа (реквизит 08) — совокупность документов, выполняющих однородные функции. Указание вида (устав, постановление, приказ, протокол и др.) является одним из обязательных реквизитов, который может отсутствовать только на служебном письме.
Указание вида документа является признаком обязательности и оперативности его выполнения, формы и набора необходимых реквизитов, композиции текста. Название вида размещается в заголовочной части документа.
Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенном для переменной.
Бланк изготовляется типографским способом и стандартным набором шрифтов. На практике получили распространение два вида бланков: общий и специализированный. В бланках две пары реквизитов являются взаимоисключающими: адрес учреждения-автора или вид документа со ссылкой на индекс и дату входящего документа или место составления. Реквизиты располагаются угловым и продольным вариантами. Угловой вариант более экономичен и рекомендуется для писем и документов, подлежащих утверждению (договоров, актов, инструкций).
Государственный герб РФ (реквизит 01) — символическое графическое изображение государственности с атрибутами власти и традиционных исторических ценностей. Герб помещают на бланках документов в соответствии с Положением о государственном гербе Российской Федерации.
Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) — символическое графическое изображение основной деятельности организации, не заменяющее наименование и использующее товарный знак, регистрируемый в установленном порядке. Эмблема размещается на левом поле бланка — на уровне названия организации в соответствии с уставом (положением об организации). Ее не воспроизводят на бланке, где помещен Государственный герб РФ или Герб субъекта Российской Федерации.
Коды организации и формы документа (реквизиты 04, 05) используются при подготовке общего бланка документов с проставлением на верхнем поле документа по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации (реквизит 06), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качествегосударственногонациональный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию.
Справочные данные об организации (реквизит 07) включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа (реквизит 08), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В служебных письмах наименование вида документа не указывается.
Дата документа (реквизит 09) является временем его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 сентября2000 г.