Регистрационный номер документа (реквизит 10) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленный совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черчу (дробь) в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11) включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Место составления или издания документа (реквизит 12) указывают в том случае, когда затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого в стране административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально.КТ, для служебного пользования — реквизит 13) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной или коммерческой тайне, к конфиденциальной информации.
3. Адресование, согласование и удостоверение документа
Адресат (реквизит 14) оформляется на документах, подготовленных для передачи руководству (заявления, записки, распоряжения, указания), или на письмах и документах, отправляемых другими организациями или физическими лицами. Реквизит состоит из следующих элементов: наименование организации (в именительном падеже), структурного подразделения (в именительном падеже), должности получателя, фамилии и инициалов (в дательном падеже), почтового адреса.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Если документ отправляютвнесколькооднородныхорганизаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Волгоградской области.
Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, а затем почтовый адрес, например:
Волгоградский государственный университет
400062, Волгоград
Вторая Продольная, 30.
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:
400062, Волгоград,
ул. Калининградская, 37
Воропаеву Д. С.
Гриф утверждения (реквизит 15) санкционирует содержание документов, требующих утверждения для придания им юридической силы. Необходимость такого рода предусматривается, как правило, нормативными актами соответствующего уровня. Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Химпром»
Личная подпись
Л.И. Кутянин
01.06.99.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Протокол общего собрания
акционеров от 19.05.99 № 12
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Председателя
Правления банка
от 30.12.99 № 57
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Резолюция (реквизит 16), в сущности, закрепляет распоряжение руководителя по поводу решения вопроса, отраженного в документе. Основные требования к этому реквизиту: краткость, конкретность и однозначность. Элементы резолюции: адресат исполнителя (Ф.И.О.), характер и порядок исполнения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. Резолюция — основа контроля исполнения. Размещается в верхней правой части документа (между адресатом и текстом).
Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Иванову С.А.,
Денисенко А.И.
Прошу подготовить проект
соглашения с фирмой «Фотон» к 10.12.99
Личная подпись
05.11.99
Допускается оформление резолюции и на отдельном листе.
Заголовок к тексту (реквизит 17) включает краткое содержание документа. Обязательно согласуется с наименованием вида документа и отвечает на вопросы: о чем, о ком, чего, кого? Например: Приказ о проведении экологической экспертизы; должностная инструкция менеджера.
Исключение составляют документы, оформленные на бланках формата А5, заголовок к которым может не составляться.
Отметка о контроле (реквизит 18) характерна для документов организационно-распорядительного характера, требующих исполнения и взятых на контроль. Буква «К» или контрольная дата на левом поле документа располагается на уровне заголовка и чаще всего наносится штемпелем или цветным маркером (карандашами).
4. Основные требования к тексту организационно-распорядительных документов
Текст документа (реквизит 19) — основной реквизит, определяющий причины и цель его составления и оформления. Аргументами создания документа могут быть: актуальность вопроса, целесообразность, выбор вида документа, компетентность автора.
Приоритетные требования к документу — правдивость, точность, достоверность отражения проблемы, юридическая безупречность, грамотность и логичность изложения, максимальная краткость при сохранении полноты содержания, ясность аргументации.
Применение официально-делового стиля изложения призвано учитывать, что документ — стимул и мотивация действия. Ясность и краткость изложения достигаются заменой сложных предложенийпростыми, пространственных рассуждений — лаконичными, исключением повторений и однородных определений. Каждое слово в тексте должно нести четкую смысловую нагрузку. Нейтральный тон, изложение от третьего лица, замена местоимений существительными характерны для таких текстовых конструкций, как «администрация располагает», «предприятие направляет», «ученый совет рекомендует».
Исключение составляют тексты распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний), в которых изложение, в силу принципа единоначалия, ведется от первого лица. От первого лица оформляются заявления и записки (докладные и записки).
Структурное построение текста документа позволяет выделить две основные (смысловые) части:
1. Цели создания, принципы управления и побудительные мотивы (факты, ситуации, причины) к составлению документа;
2. Выводы, предложения, инициативы, просьбы, указания к действию.
Пунктуационные особенности документной информации состоят в том, что каждая новая мысль начинается с абзаца; тексты документов большого объема предпочтительно делить на разделы, пункты, подпункты с помощью арабских цифр (в алгоритмической последовательности).
Практике документационного обеспечения известны методы унификации текстов в виде трафарета, анкеты, таблицы, широко применяемые и в программном обеспечении автоматизированных информационных систем. При этом под трафаретом понимается заранее подготовленный унифицированный текст, состоящий из постоянной информации с пробелами (интервалами), предназначенными для переменной информации о конкретной ситуации. Применение трафарета текста позволяет сократить время подготовки документа в 3—3,5 раза.
В соответствии с требованиями ГОСТа 6.30-97 текст документа составляют на русском или национальном языке. На русском языке пишут тексты при направлении их в федеральные органы власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Таблица и анкета позволяют излагать текст без обычных грамматических связей с применением упрощенных лексических композиций. Таблица удобна для изложения однотипного характера, в том числе и фрагмента документа. В анкетах собирается информация по конкретно поставленным вопросам на основе заранее подготовленной программы.Анкета, как и трафарет, содержит постоянную (вопросы) и переменную (ответы) информацию.Подобно таблице, анкета не содержит предложений, а излагает лишь необходимые для данной организации сведения. Таковы, к примеру, кадровые документы (личные дела, карточки персонального учета и т. п.).
В практике служб документационного обеспечения с целью уменьшения объема документов и ускорения их восприятия (при сохранении информативности) широко применяются сокращения слов и словосочетаний. При этом следует помнить, что документная информация может содержать только те из них, которые приняты в общегосударственных классификаторах, допускаемых ГОСТом и установленных правилами русской грамматики.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.