Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. При этом подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей.В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.Текст может содержать и одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без мотивировки; справки, докладные записки — оценку фактов, выводов).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений и выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «постановили», «выступили»).
К документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав акционерного общества входят», «экспертная комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («считаем целесообразным», «направляем для экспертизы»); от первого лица единственного числа («считаю возможным», «прошу рассмотреть»); от третьего лица единственного числа («Правление не возражает», «НИИ считает полезным»).
Отметка о наличии приложения (реквизит 20), названного в тексте, характерна для документов, имеющих различные приложения, дополняющие, разъясняющие или детализирующие вопросы, упомянутые в тексте. Широко распространенное на практике явление — объяснительные записки к конструкторской и проектно-сметной документации — регламентировано ГОСТР6.30—97. Отметка оформляется следующим образом: Приложение: на 7л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не упомянутое в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения: 1. Положение об Управлении реализации продукции и исследовании рынка на 4л. в 2 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов отдела внешнеэкономических связей на 8л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 1
к приказу генерального директора
от 12.09.99. № 784
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо «Росхимнефти» от 19.06.99 № 08-3/ 156 и приложение к нему, всего на 14л. Если приложение прилагается не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.
Разумеется, общие требования к тексту служебных документов дополняютсяспецифическими, определяемыми характером и назначением документа. Так, приказ — правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоналичия, для разрешения основных и оперативных задач имеет ряд особенностей, определяемых его статусом.
Основанием для издания приказа может явиться и инициатива любого структурного подразделения или должностного лица.
По своему составу приказы делятся на две большие группы: общие и по личному составу. Процедура подготовки приказа включает в себя ряд организационно-технологических этапов:
- изучение основного содержания вопроса;
- разработка проекта документа;
- согласование проекта документа;
- утверждение (подписание) приказа. Подготовительная работа с проектом приказа начинается
с определения круга отражаемых в нем вопросов, изучения законодательных, нормативных и организационно-распорядительных документов, касающихся аналогичных ситуаций. Необходимые исходные данные можно получить, используя информационно-справочные документы различного характера: акты, отчеты, справки, записки, доклады.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются и анализируются факты, ситуации, проблемы, реализуемые в форме приказа. Распорядительная часть несет основную смысловую нагрузку и излагается в повествовательной форме, начинаясь со слова «приказываю» (прописные буквы на отдельной строке прямо от полей, от нулевого положения табулятора; от констатирующей части — два машинописных интервала).
Текст распорядительной части должен быть конкретным, доступным и логически однозначным. Каждое намеченное поручение оформляется отдельным пунктом, который нумеруется арабской цифрой.
Каждый пункт содержит указание исполнителю (в дательном падеже), предписываемое действие и срок исполнения. В ряде случаев ответственный исполнитель (в именительном падеже) может указываться отдельной строкой. Исполнителем могут быть как отдельные организации, так и структурные подразделения. Предписываемое действие должно быть конкретным, избегающим словесных штампов типа «повысить», «поднять», «направить», «мобилизовать» и т. д.
Срок исполнения должен соответствовать реальному объему предстоящих работ с учетом интервала времени, необходимого для доведения поручения до исполнителя. Последний пункт приказа, как правило, указывает лицо, которому вменяется в обязанность общийконтроль заего исполнением.
Подготовка проекта приказа завершается оформлением заголовка в соответствии с требованиями, изложенными выше.
Согласование проекта производится с заинтересованными подразделениями, должностными лицами, ответственными исполнителями. Визы проставляются на первом экземпляре проекта приказа. При несогласии с проектом приказа пишется мотивированное заключение.
Завизированный и тщательно выверенный (относительно цифровых данных, персонального состава исполнителей, наименований и подчиненности подразделений) первый экземпляр приказа на общем бланке подписывается первым руководителем или лицом, его замещающим. После подписания приказ регистрируется, заверяется печатью (при необходимости), тиражируется и рассылается по реестру.
Аналогичным образом подготавливаются и оформляются постановления, решения, распоряжения.
Указание относится к правовым актам, издаваемым органами государственного и административного управления в основном по вопросам информационно-методического и организационного характера, касающегося исполнения распорядительных, инструктивных и других актов данных и вышестоящих органов. Данный вид распорядительного документа издается руководителем при решении текущих организационных вопросов.
Композиция текста указания традиционна: констатирующая (причины и цель издания документа) и распорядительная (конкретные предписания и задания, исполнители и сроки исполнения) части. Отличие от приказа — слово «предлагаю», которым начинается распорядительная часть указания. Печатается с отступом в два интервала от констатирующей части, прописными буквами от нулевого положения табулятора, на общем бланке.
В практике отечественных предприятий и организаций нередки случаи, когда право издания указаний делегируется заместителям руководителя, главным специалистам (главному бухгалтеру, главному механику, главному инженеру и т. д.).
Инструкция, в соответствии с Единой государственной системой делопроизводства, относится к правовым актам, издаваемым органами государственного управления (или их руководителями) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений), должностных лиц и граждан. Такова, к примеру, «Инструкция о делопроизводстве».
Одной из разновидностей инструкций является должностная инструкция, определяющая права и обязанности персонала.
Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней отсутствуют упоминания конкретных исполнителей и сроков исполнения. В связи с основательной методической нагрузкой инструкции, к ее тексту предъявляются более высокие требования с позиции точности и доступности изложения. Достаточно широко используются слова «необходимо», «следует», «должен», «рекомендуется».
Структура текста инструкции обычно разбивается на разделы, пункты, подпункты. Начальным разделом являются «Общие положения» (цели, область применения, нормативная база и порядок соблюдения). Изложение текста — от третьего лица или в безличной форме («инструкция распространяется на...»), заголовок адекватно отражает круг вопросов и перечень лиц, на которых она распространяется («Должностная инструкция эксперта по рекламе»). Значительная часть инструкций создается на базе типовых, поэтому разработчику следует провести основательную информационную проработку существующего фонда инструктивной документации. Документ оформляется на общем бланке с грифом утверждения или отметкой об отношении к базовому распорядительному документу. Инструкция вводится в действие распорядительным документом (приказом, постановлением, указанием), в котором отражаются срок введения, ответственные лица и необходимые для ее введения организационные мероприятия.