Протокол относится к документам, фиксирующим ход обсуждения и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов (собраниях, совещаниях, конференциях.Документ ведется во время заседания специально назначенным лицом (секретарем).Формуляр протокола оформляется на обычном листе бумаги с отражением реквизитов общего бланка [наименование министерства, ведомства, предприятия (с указанием в заголовочной части вида документа — протокол), даты, номера, места издания.При этом следует учесть, что дата протокола заседания, порядковый номер протокола задаются в пределах срока выборности или текущего года].
Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиального действия (сообщение, заседание, собрание) и принадлежность самого коллегиального органа (в родительном падеже). Например: «Протокол заседания экспертной комиссии Волгоградского государственного университета».
Композиция текста протокола предусматривает выделение двух структурных частей.
Первая часть содержит четко определенную информацию, располагаемую стандартно:
Председатель—Ф.И.О.
Секретарь—Ф.И.О.
Присутствовали—состав присутствующих членов постоянно действующего органа (фамилии в алфавитном порядке, должности и название организаций, фамилии приглашенных).
На крупных и расширенных заседаниях присутствующие указываются только количественно, а пофамильный список — приложением к протоколу. Повестка дня включает в себя вопросы, прилагаемые к обсуждению. Каждый вопрос начинается с предлога «о» («об») и помещается с новой строки.
Вторая часть протокола — основная (текстуальная). В ней оформляется запись всех выступлений, т. е. фактически отражается коллегиальная работа. Строится по разделам в соответствии с порядком обсуждения вопросов повестки дня. Каждый раздел имеет три части — «слушали», «выступили», «постановили» («решили»), которые пишутся прописными буквами. При заранее подготовленных текстах или тезисах, выступления основного докладчика не записываются, а прилагаются к протоколу (с соответствующей оговоркой в тексте). Вопросы фиксируются вместе с ответами.
В практике известны полные и краткие протоколы.
В кратком протоколе указывается только фамилия докладчика и тема доклада, фамилиивыступающихи принятое решение. Такой протокол, разумеется, не дает полного представления о ходе обсуждения вопроса. Он оформляется, как правило, при стенографировании или аудиозаписи заседания или при проведении совещания оперативного характера.
В ходе заседания составляется черновой вариант протокола, который в пятидневный срок должен быть согласован с выступающими, уточнен и дополнен (если секретарь что-то упустил при записи), отредактирован и оформлен в соответствии с требованиями нормативно-технической документации.
Для точной и полной записи наиболее важных заседаний применяется стенография или аудиотехника. По результатам расшифровки записей выверяется и уточняется текст протокола. Стено- и фонограмма не исключают самого протокола, а в отдельных случаях хранятся совместно (таковы материалы ученых и диссертационных советов и др.).
Решения коллегиальных органов, отраженные в протоколах, доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в организациях, функционирующих на принципах единоначалия, — в приказах. Довольно распространенным вариантом доведения решений до исполнителей на практике являются выписки из протоколов, содержащие необходимые реквизиты основного документа.
Проведению самого заседания предшествует основательная организационно-методическая и аналитическая работа, документируемая в свою очередь. Прежде всего — это согласование и утверждение повестки дня, подготовка списка участников заседания и приглашенных, составление необходимых фактографических и аналитических справок по обсуждаемым вопросам, текстов или тезисов докладов, проектов принимаемых решений (постановлений). Все эти документы должны быть заранее подготовлены, размножены в нужном количестве экземпляров и своевременно доведены до участников заседаний.
Информация в протоколе, зафиксированная в тексте, часто не отражается, а дается отсылочно («текст доклада прилагается»). Документы подшиваются к протоколу с соответствующим оформлением.
Информационно-справочные документы — наиболее многочисленная группа в документообороте предприятия, организации, содержащая информацию самого различного характера о фактическом положении дел, которая может стать основой распорядительной документации.
Справка — документ, который содержит описание и подтверждение фактов, событий, ситуаций различного характера. Управленческая практика выделяет два вида такого рода документной информации:
- справки юридического характера, выдаваемые гражданам учреждениями (документы личного состава);
- справки информационного содержания, отражающие факты, события, ситуации и составляемые по запросу или указанию вышестоящих руководителей и организаций.
Справками преимущественно подтверждаются места работы (учебы), проживания, размер зарплаты, социального пособия и т. д. Составляются эти документы на общем бланке с применением типографских трафаретных текстов. Текст справки начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщаются сведения, и заканчивается указанием места представления справки.
Справки информационного характера подразделяютсянавнутренние и внешние. Внутренние справки оформляются на чистых листах бумаги, хотя и содержат предварительно отпечатанные основные реквизиты бланка с указанием структурного подразделения. Внешняя справка оформляется на общем бланке, ее текст может делиться на разделы с таблицами и схемами, иметь приложения. Обязателен заголовок, адекватный содержанию справки, с отражением даты или календарного периода («Справка об итогах 1999—2000 учебного года»).
Докладная записка является документом, адресованным руководителю данной или вышестоящей организации, содержащим подробное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Цель записки — информирование руководства о ситуации, факте или обстоятельстве для побуждения к действию или принятию решения.
Композиционно докладная записка разбивается на две части:
- констатирующую (описательную);
-рекомендательную(выводы, просьбы и предложения).
В отдельных случаях докладными записками информируют руководство и вышестоящие органы о ходе работ (о выполнении плановых заданий, указаний), которые могут представляться регулярно, периодически и эпизодически. В зависимости от адресата, докладные записки могут быть внутренними (в пределах организации) и внешними (за пределами организации). Внутренние докладные записки составляются на листе обычного формата с реквизитами (наименование подразделения, вид документа, дата, заголовок, текст, адресат, подпись автора с указанием должности), внешние докладные записки оформляются на общем бланке и подписываются руководителем организации.
Объяснительная записка, как правило, поясняет содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета, проекта) или объясняет причины какого-либо события, факта, явления.По своему содержанию объяснительные записки делятся на две основные группы:
- записки, являющиеся приложением к основному документу, дополняющие и объясняющие его; сопровождающие планы и отчеты (оформляются на общих бланках, подписываются руководителями);
- записки, составленные отдельными работниками для объяснения их поведения, поступков, нестандартной ситуации (оформляются подобно первой группе).
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
Этот вид документной информации отличается значительным разнообразием, определяемым конкретным значением.Таковы: акт ликвидации (организации, предприятия), акты проверки, приема-передачи, инвентаризации, проведения испытаний, дегустации, приема завершенных строительных объектов, уничтожения документов и др.
Акт — продукт комиссионной деятельности, как правило, постоянно действующей комиссии, созданной на основании распорядительного документа. Составлению акта предшествуют: изучение существа вопроса, его правовой базы и
сопоставление фактического положения дел с действующими законодательно-нормативными актами. В процессе проверки обычно ведутся черновые записи, отражающие статистическую информацию.
Акт оформляется на общем бланке. По ряду типовых, традиционных ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы, которыми стандартно определены состав и порядок размещения информации в данной разновидности документа.
Текст акта логически и композиционно состоит из вводной части (основание для составления, составители, присутствующие), текста, начинающегося словом «основание» (печатается от левого поля), состава комиссии (фамилии и инициалы в алфавитном порядке с перечислением должностей и названием учреждений), констатирующей части (с абзаца — цели, задачи, суть и результаты проведенной работы) и, наконец, заключения (выводы, заключения комиссии, предложения) и сведения о количестве экземпляров иместеих хранения.