Значимость подробного изложения элементов описания документов и реквизитов увеличивается, когда речь идет о подготовке информационных продуктов и услуг для информационной поддержки маркетинговой деятельности и функционирования информационных поисковых систем.
Значимость подробного изложения об элементах описания документов и реквизитов приобретает особое значение когда идет речь о подготовке информационных продуктов и услуг по фактографическим запросам. Информационная поддержка маркетинговой деятельности связана с такими формами запроса, где содержанием ответа являются сообщения: где ?, кто?, когда ?, что ?, сколько ?, почем?.
В этом случае ответами будут являться: где ? - в каком месте ?, кто ? - поставщик, покупатель ?, когда ? -- в какое время ?, что ? - какая продукция ?, сколько ? - как много ?, почем ? - какова цена ?.
Ответы на эти вопросы призваны давать фактографические и информационно-поисковые системы, которые располагают фактографическими базами данных. Такими информационно-поисковыми системами являются:
• Информационная система федерального уровня о товарах и услугах;
• Информационная система федерального уровня о почтовых и связных реквизитах и других показателях;
• Информационная система регионального уровня о товарах и услугах;
• Информационная система регионального уровня о почтовых и связных реквизитах и других показателях;
• Информационные межотраслевые системы о новых информационных технологиях и рыночных отношениях;
• Телекоммуникационные информационные системы «Рынок товаров и услуг региона» и др.
Федеральная интегрированная база данных «Контрагент-М»; Владелец НИЛАУ; 125080, г. Москва, ул. Панфилова, 20 , корп. 2, тел. (095) 158-48-84, 158-68-27, 195-91-25, Е-
mail: nilauarelay@mail.ru. WWW: mail.ru/ nilau.
Предоставляет следующую информацию:
• подробное описание продукции и услуг (характеристики, спецификации, изображения, условия поставки, цена);
• любая тематика продукции и услуги всех регионов для товаропроизводителей - бесплатное размещение рекламной информации;
• для потребителей - бесплатный доступ к описанию продукции и услуг по сети Интернет или СD-RОМ в региональных центрах;
• для федеральных и региональных органов государственного управления - помощь в информационном обеспечении.
Среди информационных систем федерального уровня заслуживают внимания система государственного регистра, которая располагает банком данных «Бухгалтерская отчетность», а также информационная система, которая имеет банк данных «Информструктура поддержки малого предпринимательства сферы информатизации и обеспечения рынка» и БД «Регионы России», которая включает не только информацию о реквизитах, но и подробную характеристику продукции. О базах данных, которыми располагают предприятия, организации, учебные заведения России можно узнать из каталога РОСИНФОРМРЕСУРСа «Базы данных России», 1999г.
Развитие маркетинговой деятельности стимулировало предприятия, организации, научные учреждения к созданию баз данных для документальных, фактографических, смешанных информационно-поисковых систем.
Частной инициативе нет другой альтернативы, и поэтому нужно, чтобы она находила поддержку у государства, прежде всего на путях создания нормативно-правового и методического обеспечения. На первом этапе становления рынка товаров информационная поддержка в виде ИПС с коммерческими БД в той или иной мере обеспечивает продвижение продукции на рынке, оказывает влияние на выбор производителей продукции, новых технологий, видов изделий.
Однако, анализ БД изданного «НИЦ РОСИНФОРМ-РЕСУРС», к сожалению, показывает, что усилия и средства, затраченные генераторами БД, не оправдывают тех надежд, которые были связаны с их ролью в развитии маркетинговой деятельности.
Из реквизитов БД нельзя получить сведений не только о модели изделия, но и группах продукции, не указаны виды документов, которые служили основанием для создания БД, не указано время создания, не сообщаются условия поставки и др. По названию БД нельзя определить класс информационно-поисковой системы.
Отмеченные недостатки, как нам кажется, могут быть устранены, если на местах подготовки регистрационных карт БД примут на себя ответственность региональные центры научно-технической информации, в задачу которых входило бы оказание методической помощи, широкая реклама БД, проведение курсов для лиц, занимающихся маркетинговой деятельностью.
Аналитико-синтетическая переработка документов. Анализ как метод исследования текстов документов состоит в том, что изучаемый текст расчленяется на составные элементы, каждый из которых затем рассматривается в отдельности как часть целого. Целью анализа является выделение ключевых слов, терминов, научных понятий, которые передают смысловое содержание документа. Выделенные лексические единицы используются для создания поискового образа документа. Обобщение информации, полученной в ходе информационного анализа текстов, в зависимости от характера и цели выполняемой работы, оформляется в виде более простых обобщений (библиографического описания, аннотаций, описания) или более сложных (библиографического указателя со сложной системой входов, реферативных журналов со вспомогательными указателями, научно-аналитических обзоров, систематизированных подборок фактов и т.п.).
Аналитико-синтетическая переработка информации - это преобразование документов с целью извлечения необходимых сведений, их оценки, сопоставления, обобщения. Аннотирование, реферирование, извлечение фактов и подготовка информационных продуктов и услуг составляет сущность переработки документов.
Основными видами результатов аналитико-синтетической переработки документов являются:
• библиографическое описание - совокупность библиографических сведений о документах, приведенных по установленным правилам (заголовок, заглавие, выходные данные, количественная характеристика и др.). Библиографическое описание как процесс переработки документа требует хороших знаний состава и видовой структуры первичных документов. Библиографическое описание непременно входит в состав любого библиографического пособия, информационного издания. По характеру включаемой информации и целевому назначению информационные издания подразделяются на библиографические, реферативные и обзорные. По материальной конструкции информационные издания подразделяются на книжные, журнальные, листовые, карточные. По срокам публикации на периодические и непериодические;
• аннотация - краткая характеристика документа, его части или группы документов с точки зрения назначения, содержания, формы. Аннотации делятся на справочные (отсутствует оценка аннотируемых документов) и рекомендательные, когда составитель аннотации стремится обратить внимание на тот или иной аспект, раскрывающий более полно содержание или личность автора документа. Как правило, рекомендательные пособия носят субъективный характер;
• реферат. В отличие от аннотации, в реферат включаются
основные фактические сведения, методы исследования, условия и время проведения эксперимента, определение целесообразности обращения к первоисточнику документа. В реферате описываются методы, с помощью которых получен результат. По целевому назначению реферат может быть общий и специализированный. По способу характеристики - конспективный и проблемно-ориентированный. По глубине свертывания - краткий и расширенный. По форме представления - анкетный, позиционный, табличный, телеграфного стиля, схематический. По методу изложения - реферат-экстракт, перефразированный, синтезированный. По способу подготовки - интеллектуальный и автоматизированный. По количеству охваченных источников - монографический и обзорный. По авторскому исполнению - автореферат и реферат, составленный другим лицом (референтом).
Индексирование систематизация, кодирование. В информационной технологии, которая представляет собой систему взаимосвязанных методов, способов и средств сбора, накопления, обработки, хранения, поиска и выдачи информации, особое место занимает такое понятие как «индексирование» или присвоение документу набора ключевых слов и кодов, служащих указателем содержания документа и используемых для его поиска. Возможны два способа индексирования - свободное (когда непосредственно из тек= ста документа извлекаются ключевые слова без учета всех видоизменений, их форм и отношения между ними) и контролируемое индексирование (когда в поисковый образ документа включаются только те слова, которые зафиксированы в словаре ключевых слов, где указаны их синонимические, родо-видовые и ассоциативные отношения). Обычно индексирование осуществляют опытные специалисты в области информационной технологии или специалисты данной области науки. Для уменьшения затрат времени и средств в настоящее время индексирование документов осуществляется в автоматизированном режиме. Различают статистические, пермутационные, библиографические и ассоциативные методы индексирования.
Статистические методы основаны на гипотезе о том, что частота употребления слова связана с его значимостью для смысла документа. Наряду с этим, существует также мнение, что информационная ценность редких слов выше, чем информационная ценность часто повторяющихся слов. Это должно учитываться при индексировании документов.
Пермутационное индексирование осуществляется словами из заглавия документа, путем перемещения слов заглавия в алфавитный словарь столько раз, сколько разных слов имеется в нем, при этом каждое ключевое слово помещается на свое место алфавита и сопровождается всем контекстом заголовка.
Библиографическое и ассоциативное индексирование. Библиографическое индексирование документа - для поиска информации в различных информационных массивах (каталогах, картотеках и др.) - особый вид кодирования, который используется в более широких целях. Ассоциативное индексирование осуществляется с использованием карт ассоциативных связей между ключевыми словами, полученных с помощью анализа частоты повторения сочетаний ключевых слов в текстах.