В большинстве организаций различными видами кадровой работы заняты многие подразделения: отдел труда и заработной платы, плановый отдел, отдел охраны труда и техники безопасности и др.
Кадровая служба должна быть организатором и координатором всей работы с кадрами. Она должна оказывать консультативную и методическую помощь линейным руководителям, осуществлять контроль за реализацией кадровой политики в структурных подразделениях, осуществлять надзор за оплатой труда, медицинским обслуживанием работников, специально-психологическим климатом, социальной защитой работников.
В современных условиях в качестве генеральной цели может быть представлена экономическая цель. Дерево целей системы управления организации представлено на рис.1.1.2, см. приложение 1.
Оно ограничено целями, выделенными по аспектному (понятийному) признаку декомпозиции (1 и 2 уровни), а 3 уровень по факторному признаку.
При построении системы целей принят тот факт, что в дальнейшем типовой вариант структуры будет формироваться по функционально- целевому признаку как наиболее распространенному.
Поскольку социальная цель является основой формирования целевой направленности системы управления персоналом, то структуризация этого вида целей рассматривается отдельно и более подробно. [7]
Среди целей, сформированных по факторному признаку, следует выделить целевое обеспечение общих функций управления, которые действуют на всех уровнях управления:
- планирование (координация ожидаемых результатов и способов их достижения);
- организация и регулирование (координация действий для достижения результата);
- учёт и контроль (получение информации о достижении результатов);
- стимулирование (распределение финансовых ресурсов между всеми звеньями и объектами).
Система целей для управления персоналом рассматривается двояко. С одной стороны, она должна отвечать на вопрос: каковы конкретные потребности работников, удовлетворение которых они в праве требовать у администрации. С другой стороны, система должна определить: какие цели ставит перед собой администрация по использованию персонала и какие для этого необходимо создать условия. Эти цели не должны быть противоречивыми.
Система целей служит базой для определения состава функций управления. Для формирования функций необходимо выявление их объектов и носителей. Носителями функций управления выступают: руководство организации, заместители руководителей (включая линейных руководителей, которые одновременно являются и объектами управления), руководитель службы управления персоналом или заместитель директора по кадрам, специализированные подразделения по управлению персоналом и специалисты по управлению персоналом (они также одновременно являются и носителями и объектами). Объектами управления являются все сотрудники организации.[8]
Концепцию долгосрочной, ориентированной на будущее кадровой политики можно реализовать, основываясь на основных элементах кадрового менеджмента, позволяющих согласовывать и уравновешивать интересы работодателей и работополучателей.
Итак, современная кадровая политика должна быть направлена на наем эффективной рабочей силы, увеличение производительности труда посредством улучшения условий работы, улучшения отношений в организации между руководством и подчиненными.[9]
Эффективность работы любого предприятия во многом зависит от качества управления его трудовыми ресурсами. Очевидно, что, чем больше численность персонала на предприятии, тем сложнее руководить людьми и контролировать исполнение поставленных перед ними задач, тем сложнее добиться координации действий сотрудников разных структурных подразделений и тем сложнее консолидировать их интересы.
Более того, для повышения рентабельности бизнеса в целом руководителям разного ранга следует постоянно заботиться и об оптимальном распределении обязанностей между работниками при выполнении тех или иных проектов или задач и, безусловно, совершенствовать систему стимулирования персонала для успешной реализации намеченных целей.
Как известно, основой успешного управления является наведение порядка в учете. Это в полной мере касается и кадровых ресурсов каждого предприятия. Если у представителей малого бизнеса данная проблема решается достаточно просто, то средним и крупным организациям для учета и анализа данных по персоналу явно не обойтись без использования компьютерных технологий.
Рассмотрим основные проблемы учета трудовых ресурсов на средних и крупных предприятиях.
Не секрет, что учет персонала, численность которого может измеряться и в сотнях, и даже в тысячах, - достаточно трудоемкая процедура. Это регистрация и обработка огромного количества статистической информации по каждому сотруднику, подразумевающая ведение достаточно обширных досье. Это - оформление и учет различных приказов, регламентирующих условия работы, регистрирующих факты продвижения по службе, перемещения и оплаты труда всех сотрудников и, разумеется, подготовка различной отчетности.
Одним из ключевых элементов управления персоналом являются оптимизация организационной структуры, формирование штата предприятия и планирования фонда оплаты труда. На практике нередко встречается ситуация, когда в одних структурных подразделениях наблюдается явный избыток рабочей силы (на оплату труда которой приходится отвлекать немалые средства), а другие, наоборот, страдают от нехватки специалистов и постоянно перегружены текущей работой, что неизбежно сказывается на качестве деятельности всего предприятия.
Следующий важный момент - планирование и контроль использования рабочего времени каждым сотрудником. Известно, что на многих предприятиях практикуются сменный режим работы и применение самых разнообразных графиков или же требуются сводный учет и отчетность по каждому отработанному часу. [10]
Особое место в системе учета персонала предприятия занимают расчеты по оплате труда. С одной стороны, расходы на оплату труда являются одним из главных структурных элементов издержек производства и обращения. Поэтому правильное начисление зарплаты и сопутствующих налогов и взносов в бюджет и во внебюджетные фонды чрезвычайно важно как для рационального ведения бизнеса, так и для корректного ведения расчетов с государственными контролирующими органами. С другой стороны, ошибки при расчете оплаты труда создают благоприятную почву для конфликтов внутри коллектива. Данный участок учета весьма трудоемок и требует постоянного мониторинга изменений в действующем законодательстве, особенно инструкций и директив, связанных с подоходным налогом. Здесь нужен точный учет дохода каждого из сотрудников. Многие предприятия, особенно относящиеся к производственной сфере, используют множество систем оплаты труда и ведут расчет начислений и удержаний по самым разным категориям персонала - постоянным работникам, совместителям и лицам, работающим по договорам. Кроме того, большое количество времени занимает подготовка внушительного пакета отчетов и справок в налоговую инспекцию, пенсионный и другие внебюджетные фонды.
Не менее важный аспект - и оценка эффективности работы конкретных структурных подразделений или сотрудников. Критерии этой оценки в зависимости от специфики предприятия могут быть самыми разными - объемы продаж, величина дебиторской задолженности группы клиентов, обслуживаемых тем или иным центром ответственности, наличие производственного брака, недостачи на складе и т.д. Полная объективная информация о работе различных отделов и служб поможет оптимизировать кадровый состав предприятия, своевременно поощрять сотрудников, деятельность которых наиболее продуктивна, и применять взыскания к тем, кто нарушил регламент работы или нанес ущерб предприятию.[11]
Автоматизация предприятия, являющаяся одним из факторов успешной работы в условиях рыночной экономики, должна подразумевать не только контроль финансовых и материальных потоков, но и учет трудовых ресурсов. Безусловно, результатом автоматизации предприятия должен быть не набор «разобщенных» программных продуктов, установленных на отдельных участках учета, а единая интегрированная среда для построения надежного информационного фундамента, без которого невозможно принимать взвешенные управленческие решения. При этом автоматизацию ни в коей мере не следует рассматривать как замену руководителя. Она выступает только как инструмент в руках профессионала.[12]
Также следует обратить внимание на следующий аспект (то, что можно отнести к проблемам кадровой службы и их решениям):
На сегодняшний день повышение роли кадровых служб продиктовано общими объективными обстоятельствами:
1. Сегодня существенно изменились условия, в которых кадровая служба развивается. Эти изменения связаны с переходом устойчивого во времени дефицита трудовых ресурсов к их избытку. Главными резервами становятся лучшее использование кадров, оптимальное их распределение по рабочим местам, возрастание нагрузки на каждого члена коллектива. Сокращение численности персонала — важнейший рычаг прения эффективности производства на первом этапе переход рыночной экономике.
2. Уменьшение численности работников должно быть компенсировано большей интенсивностью труда, а значит более высокой квалификацией работника. В связи с этим встает ответственность кадровых служб в выборе направления квалификационного роста работников, в повышении эффективности форм обучения и стимулирования их труда.