Как только в одной или нескольких выбранных целевых странах выявлена необходимая организация или ее адрес, необходимо отправить послание с просьбой о деловой встрече. Первое послание всегда отправляется на языке адресата. Наиболее распространенные варианты посланий:
- Факсимильное сообщение
- Письмо
- Телекс
- Электронная почта
- Непосредственные контакты
6. К каким способам контактирования вы прибегните и почему (объяснить эффективность выбранного способа).
Основными являются следующие способы:
- Зарубежная поездка
- Международные выставки в своей стране
7. Сформулировать вопросы в опросный лист для ведения переговоров.
Цель зарубежных поездок – выяснить, может ли продаваться турпродукт. Для этого необходимо правильно сформулировать вопросы в опросный лист для ведения переговоров. Вопросы формулируются исходя из следующих задач:
• Выяснить степень продаваемости предлагаемого продукта в стране.
• Действия по усовершенствованию турпродукта, для улучшения его продаваемости.
• Ресурсы для улучшения продаваемости турпродукта.
• Выяснить сегмент рынка покупающий турпродукт таким, как он описан в настоящее время или после его усовершенствования.
• Выяснить виды материалов - брошюры, видеозаписи и т.п. – и уровень сложности рекомендуется использовать для продажи этого сегмента рынка.
• Определить конкурентов и отрасли туристской индустрии, которые в состоянии продавать этот продукт.
• Количество сколько дней/ ночей, на которое можно предлагать туристам в каждой отдельной стране этот турпродукт.
• Пути стимулирования этого турпродукта на любом конкретном рынке и расходы, требующиеся для стимулирования этого продукта в зарубежной стране.
• Возможности пойти на уступки, на какие и кому, чтобы обеспечить этому турпродукту наибольший успех.
• Перспективы совместного с иностранным участием маркетинга этого продукта.
• Совместные усилия с другими турцентрами/перевозчиками предпринимаемые для улучшения возможности продажи этого продукта и насколько существенны эти совместные усилия для успеха программы.
Организация работы
1. Определить, какого рода участие.
На этом этапе принимается решение о продолжении или не продолжении дальнейшей работы. Если принято решение продолжать – то необходимо выбрать: идти вперед самостоятельно или в партнерстве с другим районом или частным объектом. Если это повлечет за собой присоединение к уже действующей международной программе, то Администрации, возможно, придется скорректировать свои идеи по продвижению на рынок, чтобы вписаться в уже установленные рамки. Но это не означает, что придется полностью отказаться от оригинальности или индивидуальности своей программы.
2. Определить, какого рода организация.
Необходимо выбрать куда следует "встроить" программу стимулирования международного туризма внутри организационной структуры общины или компании. Коммерческая или некоммерческая организация будет заниматься международным продвижением. Примерные варианты:
- Специальный отдел по международному туризму, подчиняющийся непосредственно мэру города или руководителю компании.
- Отдел экономического развития, маркетинга или планирования, который может выполнять функции стимулирования международного туризма.
- Автономный субъект, например руководство аэропорта или морского порта или существующей местной корпорации по экономическому развитию.
- Организация частного сектора, типа ассоциации гостиниц/мотелей (эти субъекты, обычно являются либо ассоциированными членами торговой палаты, либо независимыми).
- Туристская компания будет одна доминировать в местной экономике и охотно согласится нести бремя большей части затрат по стимулированию туризма для всей общины, но главным образом в интересах своего собственного бизнеса.
- Если вы - компания, приступающая к организационным мероприятиям с чистого листа, то функция стимулирования международного туризма должна быть передана новому, самостоятельному отделу, некоммерческому субъекту или автономному ведомству.
3. Определить персонал организации
- Человек, который должен осуществлять контроль и координацию ежедневной работы (отвечающий за руководство и координирование новой программы стимулирования международного туризма). Описать его функциональные обязанности и полномочия.
- Штатные служащие. Описать обязанности, количество человек.
4. Определить рабочие площади
Описать следующие компоненты:
- Общая площадь помещения.
- Возможность расширения площади на последующие годы.
- Место нахождения помещения и его выгода.
- Наличие в офисе помещения для презентации, приема посетителей, зала заседаний, архива.
5. Офисное оборудование
Описать характеристики и необходимость именно этого оборудования. Примерные компоненты:
- Телефонная система (наличие каналов связи, возможности исходящих информационных сообщений, сообщений, канал для автоответчика).
- Локальная компьютерная сеть региона с полным программным обеспечением (описать программное обеспечение).
- Два фототелеграфных аппарата - один для исходящих и один для входящих факсов.
- Цветной телевизор, предпочтительно с доступом ко всем каналам новостей и путешествий.
- Высокоскоростное двустороннее цветное фотокопировальное устройство с автоматической подачей и проверкой листов, а также с возможностями увеличения и уменьшения.
- Оборудование для автоматической отправки почтовой корреспонденции.
- Канцелярские принадлежности.
- Библиотека стандартных справочников по туризму и периодических изданий туристской отрасли.
6. Источники финансирования деятельности организации
Обосновать выбор источников и их эффективность.
Примерные источники:
- Общие налоговые поступления.
- Налоги с гостиниц/мотелей.
Задание 6
Совершенствование внутренних ресурсов (контрольный перечень ресурсов)
1. Как туроператор может вовлечь местных жителей, а также первый поток туристов из выбранных стран в свою программу, при условии проведения начальных маркетинговых мероприятий в одной или двух целевых странах?
Описать способы вовлечения.
Например – назначить некоторых из них членами консультативного комитета по любому проекту, разработанному специально для иностранных туристов (описать проект и их участие).
2. Может ли дестинация в самом начале усовершенствовать свои языковые возможности или понимание общих культурных установок людей из целевых стран?
Описать способы усовершенствования
Примерные способы:
- обратиться в местное учебное заведение или организацию с просьбой о формировании специальных классов подготовки
- аудио-, видео - или CD-ROM программы по самоподготовке и т.п.
3. Что туроператор и дестинация могут сделать для стимулирования интереса оптовых дилеров, обслуживающих регион, местных торговцев к снабжению территории медицинскими, косметическими или информационными товарами стран целевых посетителей?
Иностранные туристы склонны чувствовать себя более уверенными, имея под рукой привычные товары. В то время как размеры прибыли или объемы продаж этих иностранных товаров не идут ни в какое сравнение с результатами реализации подобных национальных изделий, сам факт их доступности произведет на посетителей большое и незабываемое впечатление. Дать варианты предпринимаемых действий и их обоснование.
4. Какие программы могли бы быть предложены для того, чтобы в дестинации лучше понимали интересы и привычки иностранных посетителей?
Описать конкретные программы
Например, в целях улучшения понимания иностранных посетителей гражданами было бы целесообразно:
- чтобы учебные заведения подготовили программы по определенному региону, откуда прибывают иностранные туристы.
- чтобы местные телевизионные станции показывали программы новостей, представляющие для них особый интерес.
5. Какие организации в сообществе могли бы учредить проект "Гость - Хозяин"?
Описать программы и обосновать выбор (какого рода и как будет организован инструктаж, дана информация и предоставлена помощь для местных жителей для решения этой проблемы):
Программы "Гость - Хозяин" предполагают:
- приглашение иностранного посетителя домой на обед, поздний завтрак (бранч) или кофе;
- приглашение иностранного посетителя на какое-либо местное мероприятие - в музей, на бейсбол, концерт или политический митинг.
6. Какого рода "почтовый ящик " общины может быть создан в гостиницах, ресторанах, на вокзалах и других объектах, чтобы принимать благодарности, а также жалобы иностранных посетителей?
Как он будет организован, и как он будет работать (т.е. как с ним будут работать организаторы).
7. Каким образом будет организована выдача периодических наград тем туристским объектам, организациям и отдельным лицам, которые делают все возможное для улучшения качества обслуживания иностранных посетителей во время их пребывания в сообществе.
Описать систему организации выдачи таких наград.
8. Какого рода систему можно создать для местных жителей с тем, чтобы они вносили свои предложения по усовершенствованию туристских средств, предназначенных для иностранных посетителей?
Описать систему и обосновать её эффективность.
Задание 7
Обработка информационных источников. Планирование тура. Договорной план.
1. Составить таблицу - временную шкалу для новой туроперейтинговой программы туроператора