Комплексная характеристика функции управления строится на одновременном использовании ряда ее классификационных признаков. При этом
весьма важными являются такие признаки, которые представляют полезную информацию для решения состоящих в каждой конкретной ситуации задачи совершенствования системы управления. Это определяется путем сопоставления состава практически выполняемых функций с функциями, возлагаемыми согласно типовому положению о данном звене управления, так что несовпадение их обнаруживает несвойственные функции управления.
3-3 Технологическое содержание функции учета
Под учетом обычно понимают набор процедур получениям фиксации в заданном виде первичной информации о состоянии управляемого объекта или процесса. Учет является функцией управления, связанной с наблюдением за фактами и явлениями производства и управления, их измерением, регистрацией на различных накопителях и группировкой для получения итоговых данных, характеризующих состояние управляемого объекта или процесса. В цикле управления учет является конечной стадией. По отношению к последующему циклу он выступает как начальная фаза. В практике управления различают учет оперативный, бухгалтерский и статистический. Создание автоматизированных систем управления существенно трансформировало функцию учета. Это касается прежде всего сбора первичной информации, ее фильтрации, переработки, накопления и поиска, т.е. тех операций, которые передаются управленческой технике, Аналитические операции учета по - прежнему остаются за человеком. Оперативный учет - это средство наблюдения за ходом управленческо-производственных процессов и хозяйственной деятельности непосредственно во время совершения и вслед за совершением различных операций и процессов, Ярким примером оперативного учета на предприятиях служит диспетчерский учет состояний процессов и их результатов.
Бухгалтерский учет - это сплошная, непрерывная, документально обоснованная запись всех хозяйственных операций по соответствующим бухгалтерским счетам. Предназначен бухгалтерский учет для контроля сохранности собственности, содействия внедрению и укреплению внутреннего хозрасчета, выявлению и использованию различного рода ресурсов. Такой учет бывает предварительным, текущим и окончательным как контроль правильности и целесообразности производственных и управленческих операций.
Статистический учет является средством отражения количественной стороны массовых явлений в неразрывной связи с из качественной стороной. С помощью такого учета можно получать сведения о показателях объема производства, изменения производительности труда, рентабельности Доходности и другие показатели за различные периоды времени. Так, Функция учета не является изолированной, а входит в состав интегрированной управленческой информационной системы, поэтому возникают следующие вопросы: Кому необходима информация? Какая необходима
48
49
информация? Почему? Где получить информацию? Когда необходима информация? Как должна собираться и обрабатываться информация? В какой форме необходимо представлять информацию?
1. Информация требуется всем менеджерам, принимающим управ
ленческие решения. Всем менеджерам, контролирующим и прогнозирую
щим, которые должны информировать или инструктировать. Всем рабо
чим - об условиях работы и других обстоятельствах. Внешним органам,
которые по статусу имеют право на информацию о деятельности предпри
ятия или учреждения. Держателям акций.
2.Степень детализации и стиль представления информации различаются
в зависимости от получателя и от сущности выполняемой менеджером рабо
ты. Чем выше пост менеджера, тем более общая информация требуется.
3.Информация необходима для оказания помощи в принятии реше
ний без особого вовлечения лица, принимающего решение в процесс сбора
информации.
4.Место получения информации зависит от того, что требуется и ка
кая вторичная информация имеется.
5.Информация необходима до момента принятия решения или ин
формирования.
6.Способы сбора и обработки информации зависят от характера ин
формации, от того, почему она нужна, а также от того она, просто жела
тельна или весьма необходима.
7.Информация может представляться в виде обычных (регулярных) от
четов за определенный период времени, в виде специальных отчетов, допол
няющих регулярные о надзоре за отдельными факторами и ситуациями.
Менеджеры нуждаются не только в представлении учетной информации как таковой. Обычно информация должна включать и некоторые предложения. Руководство, как правило,, нуждается в избирательной информации только по тем вопросам, которые поступают извне за определенный период или на какую-либо дату. Очень важно, информируя менеджеров, привлечь их внимание к благоприятным изменениям и постараться обосновать неблагоприятные.
Различие между данными и информацией заключается в том, что данные являются сырыми фактами и только тогда становятся информацией, когда они в обработанной форме пригодны для контроля, анализа и принятия решений. Данные обычно приемлемы, если из них можно извлечь тенденции сравнения. Форма представления учетных материалов зависит от способности менеджеров понять содержание информации.
Множественность использования данных и требования экономии при преобразовании данных в информацию выразились в создании концепции комплексной управленческой информационной системы. В типовых компаниях имеются три главные информационные системы: финансовая, кадровая, материально-технического обеспечения. Существуют и другие ин-
формационные системы, связанные с маркетингом, стратегическим плани-оование, производством, администрированием и другие. Одним из принципиальных вопросов, связанным с созданием указанных систем, является разработка единой учетной информации, приемлемой для звеньев управления. При разработке входных документов следует учитывать накопленный опыт по методам учета, что позволяет их унифицировать и упростить процесс заполнения различных форм-документов.
К разработке учетных документов должны предъявляться следующие требования:
- простота и низкая трудоемкость занесения информации;
- максимально возможные исключения текстовой информации;
- возможность передачи информации без дополнительного ее
шифрования;
- исключение документов, информационно дублирующих
показатели унифицированных документов;
- обеспечение возможности наращивания информационной
емкости системы;
- содержательная часть учетных документов должна учитывать
основную информацию, необходимую потребителям.
3.4 Технологическое содержание функции контроля
Под контролем понимается набор процедур выявления отклонений выходных параметров системы (процесса) от заданных их значений (нормативный режим).
Контроль - это аналитическая функция, которая включает наблюдение за течением процессов в объекте управления, сравнение величины контролируемого параметра с заданной программой, выявление отклонений от программы, их места, времени, причины и характера. Объектом контроля являются процессы, происходящие в управляемом объекте. Существуют две основные формы контроля - активный и пассивный. Пассивный контроль осуществляется дискретно, по окончании какой либо фазы или всего процесса. При активном контроле во время всего процесса на управляемый объект оказывается регулирующие воздействие, что позволяет устранять отклонения и компенсировать возмущающее воздействие с минимумом потерь и функционирования объекта. По числу контролируемых величин различают одномерный и многомерный контроль. Одномерный контроль связан с одной величиной. А многомерный- со многими величинами одновременно. Кроме того контроль может быть однофункциональиый и шгогофункщюншшшй, что определяется объемами операций, выполняемых при контроле. Различают также контроль непрерывный и периодический.
Контроль исполнения документов является разновидностью проверки исполнения - одной и:? функций •звена административного управления.
50
Классификация действующих в различных отраслях и на предприятиях систем проверки исполнения строится по нескольким признакам:
- по объекту проверки - проверяются сроки исполнения приказов,
распоряжений, заданий, поручений, документов, качества,
исполнительность и др;
- по целям и задачам системы - различается системы слежения за ходом
процесса производства и управления; системы и методы оперативного
вмешательства в производственные или управленческие процессы;
- по степени механовооруженности - применяются ручные системы
(оргблокноты, карточки, журналы, картотеки, личные книжки ис
полнителей) и автоматизированные системы контроля исполнения, а
также комбинированные системы.
Операции контроля за документами делятся на творческие и технические. Творческими являются операции контроля исполнения документов по существу вопроса. Этим должны заниматься специалисты по данному вопросу. Технические операции - это контроль за сроками исполнения документов. Они выполняются сотрудниками делопроизводственной службы. По степени охвата контролируемого массива различают индивидуальный контроль и индивидуальный сплошной контроль.
Контроль исполнения документов представляется целесообразным увязывать с бездефектной организацией труда в аппарате управления. Основными задачами контроля исполнения документов являются учет сроков исполнения , ведение предупредительного контроля, информирование менеджеров высшего уровня управления о состоянии исполнения различных категорий документов, введение последующего контроля, отметка об исполнении документов и передача карточки с исполненным документом в справочную картотеку.