Крулькевич М. И., Сынкова Е. М. Информационная деятельность в организациях. Донецк: Донну украины, 2001. 176 с (стр. 13 из 43)

Таким образом контроль - это сопоставление фактических результатов с планами, стандартами, эталонами, нормативами или ожиданиями. В процессе контроля определяются отклонения от указанных показателей. Отклонения показывают, достигнуты ли цели, имеются ли ошибки, необходима ли какая-либо корректировка запланированного. Контроль одна из важных функций управления, которая предназначена для установления направлений и уровней действий отдельных менеджеров и организации в целом.

Необходимость контроля обусловлена тем, что в подавляющем количестве случаев задуманное реализуется в условиях неопределенности. А это такая среда, которая имеет факторы, препятствующие и усиливающие реализацию планов и намерений.

Контроль необходим для обнаружения и разрешения проблем раньше, чем они станут сложно разрешимыми.

Контроль необходим также для регулирования и координации различных видов деятельности.

Основные виды контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до момента фактического начала работ. Используется по отношению к персоналу, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется в ходе выполнения работ и базируется на системе обратной связи. Этот вид контроля считается прогрессивным, если он использует принцип опережения событий, основанный на прогнозе.

Заключительный контроль также базируется на системе обратной связи. Предназначен он обеспечивать информацией о результатах деятельности для ее анализа, выработки решений, планирования, а также для мотивации персонала.

Контроль особо актуален, когда управление не единичный акт, а своего рода бесконечный процесс.

Для осуществления контроля необходимо установление нормативных величин. Нормативные величины - это конкретные цели, вытекающие из процесса управления. Такие величины выбираются в поле многочисленных целей и стратегий фирмы. Нормативные величины должны давать ответ на один или одновременно на несколько вопросов из следующей их совокупности: что надо делать, где надо делать, кому надо делать, когда надо делать, как надо делать, что надо получить? Отдельные нормативные величины желаемой результативности легко получить в количественном измерении. Например, длительность выполнения работы, прибыль, доход, объем продаж, затраты. Другие нормативные величины вообще количественно не могут быть выражены. Например, моральный уровень, этика поведения, духовный уровень и др. Такие величины получают обычно обследованием статистики, путем опроса или измерением косвенно через другие показатели. Например, удовлетворенность работой и материальным стимулированием косвенно выражает показатель - текучесть кадров.

Наиболее часто используемый в управленческой практике нормативный показатель длительности выполнения работы может быть получен двумя путями: с использованием хрономегражных наблюдений или экспертным методом.

В первом случае алгоритм расчета нормативной величины включает:

1.Наблюдение за выполнением работы при разной численности ис
полнителей, разном оборудовании и при разных способах организации.

2.Определение и устранение потерь времени по независящим от ис
полнителей причин.

3.Выявление операций, которые могут выполнятся параллельно.

4.Установление величины потерь времени из-за невозможности па
раллельного выполнения операций.

5.Синтезирование времени, необходимого на выполнение всех опе-
раций при наиболее рациональной численности, способе организации и
комплексе оборудования.

Во втором случае - при использовании экспертного метода алгоритм оценки нормативной величины включает:

1. Экспертам сообщаются содержание работы, ее исполнители, ок-РУЖающие условия, организация работы и используемое оборудование.

52

53

2.Выясняется мнение экспертов относительно длительности выпол
нения работы. В результате получаем последовательность субъективных
мнений экспертов.

3.Обрабатываются субъективные мнения по формулам:

Зл + 2Ь _ я + 4ш + Ь

'•⁼-г~' '^—г~'

где а - наиболее короткий интервал времени, за которое может быть выполнена работа,

Ь - наиболее длительное время выполнения работы, т -математическое ожидание последовательности субъективных мнений экспертов.

Опережающий контроль базируется на прогнозировании сроков проверки работ. Основным требованием здесь выступает обязательное выполнение работы в установленный (нормативный) срок. При прогнозе предполагается, что работа может осуществляться с плановой и максимально возможной интенсивностью. Если в процессе выполнения работы имеет место отставание от планового режима, то оно может быть устранено в результате перехода на максимально возможную интенсивность. Алгоритм определения сроков контроля за ходом выполнения работы представим графически, (рис. 3.1).

Этапы алгоритма:

Рис.3.1 -Графический алгоритм контроля.

1. Из точки Ящ, графика, проводим прямую параллельную линии О
Чтах- При пересечении с линией о1 получим 1| - момент первого контроля
хода выполнения работы.

2.Замером или опросом устанавливаем объем работы, выполненной
на момент 1&bsol;. Он равен <&bsol;.

-ц - объем работы, ц_пл - запланированный объем на время 1_ОК;

Чтах - максимально возможный объем работы за время 1„_х;

Цп, - двойная линия - график изменения планового объема работы, определяется она по формуле <&bsol;= &bsol; • I,1 - интенсивность выполнения плана;

Чпих - график изменения максимального объема работы при максимальной интенсивности, т.е. 4^= &bsol; • I.

3.Через точку ц 1 проводим горизонтальную линию до пересечения с
линией 11 <&bsol;Ш1- Получаем точку второго контроля 1₂.

4.Определяем величину объема работы в момент 1₂. Эта величина

равна ч₂.

5. Для определения 1з и т.д. поступаем аналогично.

Анализируя график выполнения работ, нетрудно заметить, что в режиме выполнения и перевыполнения текущего объема работы моментов контроля будет намного меньше, чем в режиме невыполнения текущего объема работы.

Оценка результатов основывается на действительных и очевидных возможностях получения результатов, а не на том, что было в бюджете. При оценке результатов обращают внимание не только на стоимостное выражение результатов, но оценивают также ключевые результаты, достигнутые в управлении персоналом, в совместной деятельности и их развитии.

Объекты контроля по результатам представляются тремя блоками:

- контроль за реализацией планов деятельности;

- контроль за успешным осуществлением ситуационного управления;

- контроль количественных результатов.

Блок контроля за реализацией планов деятельности включает: мероприятия и ответственных за них, графики работ, издержки и ресурсы.

Блок контроля за успешным осуществлением ситуационного управления включает: уровень использования ситуационных факторов, стиль управления и взаимопонимания, объекты влияния, методы и технику управления, творческий подход и напористость.

Блок контроля конечных результатов включает результаты коммерческой деятельности и результаты ее поддерживающие как внутри фирмы, так и во внешнем окружении. Информационная система контроля в условиях компьютеризации управления должна быть ориентирована на стратегическую направленность и конечные результаты деятельности, соответствовать контролируемым видам деятельности, обеспечивать своевременность реакций, гибкость, простоту эксплуатации и экономичность.

Поскольку функции контроля, планирования и принятия решений тесно переплетаются, информационная система должна быть единой. Ее Цель - обеспечивать менеджеров всех уровней иерархии управления необходимой, существенной и достоверной информацией для принятия эффективных решений и успешного ведения дел организации.

54

55

Информационная система не только обрабатывает и выдает информацию, но и ориентирована на конкретные виды деятельности менеджеров с учетом их уровня иерархии управления, профессионального уровня и характеристик внутренней и внешней среды организации.

Основными требованиями к информационной системе с учетом системы коммуникаций информации и контроля в конкретной организации являются: каждому менеджеру информацию предоставить тогда, когда надо, того вида и качества, которые ему необходимы.

Наиболее удобным инструментом контроля на ЭВМ является сетевой график, преобразованный в процессе контроля в ленточно-сетевой график.

3.5 Технологическое содержание функции анализа

Под анализом понимается набор процедур определенного характера и количественной оценки влияния отдельных факторов на основные выходные параметры системы (процесса) и на величину их отклонений от заданных значений, а также характера изменения параметров в будущем.