В книге, рассчитанной на административно-управленческий персонал организаций, предпринята попытка дать общий обзор, а также проанализировать специфические вопросы направлений информационной деятельности, ее технических средств и методов, которые до сих пор были малоизвестны, либо считались несущественными.
Глава 1. ИНФОРМАЦИЯ В ПРОЦЕССАХ УПРАВЛЕНИЯ
1.1 Основные характеристики информации
Информация в философской интерпретации определяется как разъяснение или изложение. В тоже время это одно из основных понятий кибернетики, в которой под информацией понимают некоторые сведения, подлежащие приему, хранению, обработке и передаче в процессе реализации функции управления. В понятии "информация" следует различать два аспекта. Во-первых, информация представляет собой меру организации системы. В связи с этим математическое выражение информации тождественно выражению для энтропии, взятой в обратным знаком, Как энтропии системы выражает степень ее неупорядоченности, так информация определяет меру ее организации. Во-вторых, информация всегда связана с отношением двух процессов или предметов, Если в одном из них происходят изменения, отражающие воздействия другого, то первый из них становится носителем информации о втором. В кибернетических системах изменения в предмете (процессе) В, вызванные воздействием предмета А, являются не только некоторыми характеристиками В, а становятся фактором функционирования кибернетической системы именно в качестве носителя информации о предмете А.
Таким образом, понятие "информация" может быть истолковано как некоторая совокупность сведений, определяющих меру знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи, Такое определение подчеркивает огромное многообразие содержания информации, которая является абстрактной категорией и проявляется в самых разнообразных физических, экономических и социальных явлениях.
Источниками информации являются процессы производства, обслуживания и управления. Все процессы делят на 5 групп: технические, технологические, организационные, экономические и социальные.
Информацию об объекте можно получить только путем воздействия на него одним из трех следующих методов: с использованием пассивного эксперимента (сбор статистических данных), с использованием активного эксперимента на основе специализированного внесения искусственных изменений в состояние объекта, а также с помощью комбинированного активно-пассивного метода.
Информация об объекте может быть априорной, текущей и апостериорной, т. е. прошлой, сиюминутной и перспективной.
Любое сообщение приобретает смысл только тогда, когда состояние системы (объекта) заранее неизвестно. Неопределенность системы заключается в том, что до воздействия на нее мы не знаем в точности, какой из возможных исходов будет реализован. Информация, полученная в результате воздействия, уменьшает неопределенность системы. Отсюда, следует
8
признать, что количество информации есть мера уменьшения неопределенности ситуации.
В качестве меры неопределенности ситуации с п равновозможными исходами Р.Хартли предложил использовать величину Н * 1о§ п. Неопределенность сложной ситуации, состоящей из нескольких независимых опытов, равна сумме неопределенности каждого опыта.
Например, если производится два независимых опыта с щ и п2 равновозможными исходами соответственно, то неопределенности отдельных опытов Н| * 1о$ П| и Н}»1ов пг.
Сложный опыт, который имеет п - п, * щ равновоэможных исходов, имеет Н » 1о& п = Н|+На. При этом основание логарифма означает выбор единиц, в которых измеряется информация.
Когда исходы равновероятны, неопределенность зависит от числа исходов и от их вероятностей. Чаще всего используют логарифм с основанием 2 и получают информацию в двоичных единицах, называемых битами.
Клод Шеннон предложил в качестве меры неопределенности опыта с п возможными исходами х,,хг,... а, энтропию Н определять по формуле
Н- Р(Х!)|08Р(Х,),
где Р(х(), >=1 ,п - вероятность исхода Х|.
При равновероятных исходах формула Шеннона дает Н = 1о& п.
Приведенные формулы характеризуют количественно-статистическую меру информации. Эта оценка определяет универсальность меры, ибо она применима к информации любого вида и содержания. В то же время для случаев, когда необходимо принимать во внимание семантику и ценность информации эта мера не применима. Она может быть использована только для выбора характеристик технических средств.
Поэтому в теории передачи сообщений в человеко-машинных системах выделяют три проблемы: техническую, семантическую и проблему эффективности.
Семантика учитывает такие свойства информации, как ценность, целесообразность, содержательность.
Проблема эффективности решается путем сравнения ценности информации с затратами на ее получение.
Наиболее важными характеристиками информации в человеко-машинных системах является:
целевое назначение;
ценность;
надежность и достоверность;
избыточность;
быстродействие;
периодичность;
детерминированный или вероятностный характер;
затраты;
непрерывность и дискретность;
способ и форма представления.
9
Главным измерителем информации в процессах принятия управленческих решений является мера ее полезности, или эффект, который она оказывает на результаты управления.
Мера полезности может быть оценена следующим образом:
I пол = 1о§ Р - 1оё ро = Ь§ Р\Р0,
где 1о§ Р - неопределенность ситуации после получения сведений об объекте управления, 1о§ Р0 - неопределенность ситуации до получения сведений о ней.
Если при этом рассматривать информационную цепь всего процесса принятия управленческих решений, то количество информации, которое получит принимающий решение, равно
1ПР = Ноб + Нк + Нхр + Н„ +1„ где Но6 - неопределенность объекта управления, Нц - неопределенность каналов информации, Нхр - неопределенность, обусловленная хранением информации, Н„ - неопределенность, обусловленная обработкой информации, 1„ - объем информации, переданной ее источником, 1пр - объем информации, поступившей ее потребителю. В свою очередь потребитель сможет воспользоваться объемом информации, определяемой функционалом
*пот~ * [_К> 1 »*пр],
где К - коэффициент актуации потребителя, Т - тезаурус потребителя, 1пр - объем поступившей потребителю информации.
Система информации состоит из различных сведений о деятельности предприятия и внешнего его окружения. Данная система призвана отражать ход выполнения стратегического плана, а также функциональных планов подразделений предприятия по производству и реализации продукции и услуг, а также производственную, экономическую и социальную деятельность предприятия.
В структурном разрезе система информации состоит из подсистем информации:
организация производства;
финансовый менеджмент;
деловое администрирование;
маркетинг.
Организация производства включает технологию, техническое развитие, организацию управления.
Финансовый менеджмент объединяет учет и анализ хозяйственной деятельности, взаимоотношения с банком и бухгалтерию.
Деловое администрирование - стратегическое и функциональное планирование, контроль деятельности, административное управление.
Маркетинг - рекламу, перемещение продукции потребителю, материально-техническое снабжение, изучение рынков и конкурентов, ценообразование и др.
Информация системы управления предприятия подразделяется на входную, нормативную, оперативно-производственную и выходную.
Входная информация - это договора, контракты, планы, распоряжения, задания, которые надлежит реализовать объектам и органам управления.
Нормативную информацию представляют различного рода сборники норм выработок, расценок, расхода материалов, затрат времени; параметры и показатели технологических режимов; регламентные' показатели производства; законодательные и другие акты.
Нормативная информация является базой для всех видов планирования, организации труда и управления, учета, контроля и анализа хозяйственной и экономической деятельности предприятия.
Оперативно-производственная информация циркулирует непосредственно в производстве и управлении, представляет собой данные учета, контроля, анализа, планирования и принятия решений.
Выходная (промежуточная) информация представляет собой результаты логико-математической обработки производственно-управленческой информации. Это задания, наряды, графики, указания, отчеты, статистические сведения, управляющие воздействия, автоматически подаваемые на объекты управления. В последнем случае информация выдается в виде цифровых кодов, преобразуется специальными устройствами в управляющие воздействия.
К числу таких устройств относятся: электро-пневматические и цифро-аналоговые преобразователи, регистраторы цифровой и алфавитной информации, а также устройства цифровой, световой и звуковой индикации.
Выходная информация может преобразовываться непосредственно в ПЭВМ и в периферийных устройствах, выдаваться по адресам приемников и исполнительных устройств с использованием индивидуального или группового преобразования. Для выдачи выходной информации работниками используются запросно-ответные системы на базе дисплеев.
Такие особенности вытекают из наличия иерархий аппарата управления по уровням обработки информации.
На первом уровне осуществляется сбор первичных данных, выявление и регистрация сведений, характеризующих объект или процесс.
На втором уровне производится группировка и обобщение первичных данных с целью получения укрупненных показателей. Результаты обработки предоставляются в виде сводок, отчетов, документов, в которых содержится информация, необходимая для выполнения функций контроля, анализа, планирования и управления. Третий уровень обеспечивает выделение информации, необходимой для решения стратегических и сложных тактических задач управления.