Бесперебойная и планомерная работа любого предприятия предполагает наличие хорошо налаженной системы информации, которая в свою очередь предполагает планомерную информационная деятельность, включающую организованный сбор, обработку, хранение информации и обеспечение своевременности ее получения.
В зависимости от источников информация делится на две группы: о внутренней деятельности предприятия и о внешних факторах и событиях, касающихся видов деятельности предприятия.
Сбор информации включает следующий комплекс видов деятельности:
получение документов от кого-либо, составление, запрос и прием;
копирование документов в размере оригинала и в измененных
размерах;
размножение документов;
перевод документов с иностранных языков.
Прямое или косвенное отражение внутренней или внешней среды предприятия позволяет вручную или машинным путем фиксировать, а затем воспроизводить и использовать широкий круг информации, необходимой для управления предприятием. Под составлением документов понимается регистрация в них информации.
Составление документов считается одной из главных задач информационной деятельности. Поэтому знание различных средств и методов этой работы одинаково важно для организаторов, и для руководителей информационной деятельности.
В настоящее время признано, что наиболее целесообразно с помощью ПЭВМ регистрировать и хранить данные. Такой способ позволяет без дополнительных затрат живого труда вводить в компьютер, размножать и передавать зафиксированные данные.
В информационной деятельности все большее значение начинает приобретать видеоинформация особенно с появлением сканирующих уст-
йств. Ее достоинства определяются, с одной стороны, наглядностью, по-(асольку значительную часть сведений люди получают посредством зри-тепьного восприятия, а с другой, - эффективностью. Для документирования технологических процессов и технических приемов с успехом может применяться видеосъемка. Основу изображений на магнитной ленте составляют световые сигналы, поддающиеся хранению.
В свою очередь магнитная звукозапись восстанавливает информационный смысл слов и предложений, вытесняет стенографию, изменяет характер переписки, облегчает хранение документов и т.п. Получили рас-пространение наряду с магнитофонами и диктофоны с магнитными дисками, обеспечивающие весьма хорошее качество записи и воспроизведение звука и удобные в применении.
Копирование документов осуществляется преимущественно с ис-нользованием ксероксов.
Для целей сбора информации важное значение имеет качество перевода с иностранного языка. Использование неудачной, неправильной специальной терминологии, нарушение грамматических правил могут значительно исказить действительный смысл информации, содержащейся в переводах. При переводе специальных текстов, помимо знания ино-странного языка, необходимо достаточное знакомство с областью науки, к которой относится переводимая информация, и умение стилистически грамотно излагать текст перевода. Для обеспечения этих требований целесообразно организовывать технический контроль и рецензирование переводов. В процессе технического контроля следует сравнить текст перевода с оригиналом и исправить выявленные ошибки. В отдельных случаях требуется так называемый юридически заверенный перевод.
Сейчас достигнуты определенные результаты в области компьютерного перевода, который уже находит широкое распространение.
6.3. Обработка информации и документов
Обработку информации обычно ведут по двум направлениям: по заранее установленной форме с целью учета и отыскания нужных сведений и по содержанию информации обработкой данных и фактов, содержащихся в документах.
Обработка по заранее установленной форме включает следующие стадии: регистрация, проверка, введение в каталог и составление библиографического описания.
Все многообразие воспринятых сведений о реальном объекте в процессе информационной деятельности должно быть преобразовано в систему однородных сигналов, способных перерабатываться в мозгу чело-вычислительном органе компьютерной системы.
102
103
Преобразование сведений в сигналы (символы) называется кодификацией, а система символов представляет собой информационный язык управления. В современных компьютерных системах обработки информации, когда сочетаются различные типы приемных устройств и вычислителей, могут применяться несколько систем символов, что требует перевода с одного языка на другой. Технические средства, реализующие эту цель, называются трансляторами.
Переработка информации состоит в таком изменении ее содержания, которое тождественно изменению сведений об управляемом объекте в процессе его функционирования при достижении заданной цели. Чтобы обеспечить требуемую тождественность, необходимо знать законы протекания управляемых процессов и преобразовать эти законы в порядок действий по изменению содержания информации, а цель процесса - в целевую функцию переработки информации. Этот порядок называется алгоритмом моделирования, а его определение - формализацией процесса. Средством формализации служит специально разрабатываемый математический аппарат, позволяющий отражать материальные явления в форме взаимодействия и взаимосвязи символов.
Процедура переработки информации непосредственно связана с процедурой выбора решения, которая строится на сравнении получаемых результатов с заданными ограничениями. Ограничения представляют закодированные сведения о таких состояниях управляемого объекта, которые в реальности невозможны или недопустимы. По степени обработки и роли в информационном процессе информация подразделяется на первичную и производную, а последняя - в зависимости от назначения - на промежуточную, командную и отчетную. Сама по себе первичная информация представляет собой лишь отражение воспринимаемых свойств управляемого объекта и не может быть использована для целенаправленного воздействия на него.
Производной называется та информация, которая получена не прямым восприятием свойств объекта, а путем переработки первичной информации.
Промежуточная информация представляет собой ту часть производной информации, которая обработана по алгоритмам, но не может быть использована в качестве управленческих решений, а должна быть для этого обработана по другим алгоритмам.
Командная информация представляет собой управленческие решения, переведенные на язык, доступный пониманию исполнительного органа.
Отчетная информация не используется непосредственно в управлении, а передается на вышестоящий иерархический уровень управления для использования в качестве промежуточной.
По времени получения и периоду использования информация делится на оперативную, нормативную и регламентирующую.
Оперативная информация возникает как отражение состояния объекта или окружающей среды в определенный момент. Длительность мо-мента определяется характером регулируемого результата и способностью органа управления к оперативному действию.
Нормативная информация характеризует возможные результаты протекания процесса в определенный период, обусловленный целевой функцией, ограничительными условиями, величиной и состоянием различных ресурсов.
Регламентирующая информация устанавливает требуемые результаты протекания управляемого процесса, которые определяются содержанием управленческого решения. Эта информация имеет директивный характер.
В зависимости от возможности использования и ценности информация подразделяется на полезную, избыточную и ложную.
Полезная информация характеризуется достоверностью, полнотой, своевременностью и доступностью для обработки.
Избыточность информации вызывается или наличием сведений, не имеющих отношения к содержанию принимаемых решений, или объемом, недоступным для своевременной обработки органом управления.
Ложная информация возникает при неисправности технических средств, искажениях в процессе восприятия, передачи и перевода информации, ошибках при ее переработке. Особый случай, когда информация ложна из-за ее недостаточности.
Пространственная характеристика информационного процесса ;складывается из координат всех мест ее получения, обработки, хранении и передачи, определенных структурой аппарата управления.
Временные характеристики информационных процедур определяются временем нахождения информации в каждом пункте ее обработки , периодичностью операций, скоростью перемещения информации по каналам связи, структурой цикла обработки.
Объемные показатели информации определяются ее массой, выраженной в соответствующих единицах измерения.
При обработке документов по,характеру содержания главной является их классификация, цель которой состоит в создании условий, облегчающих нахождение нужной информации в документах и выполнение задач, связанных с их хранением, отбором, размножением и т.д.
6.4 Предоставление информации потребителю
Конечным пунктом назначения информации является предоставление ее потребителю или заказчику. В процессе передачи информации между потребителем ее и информационной системой складывается двухстороння Связь. Эта связь с позиций информирующего может быть трех видов.
1. Информирование потребителя об имеющейся информации. Основой для справок служит система учета информации данного информа-
104
105
ционного органа. Систематические или разовые заказы потребителей удовлетворяются различными поисковыми методами. Об изменении запаса информации информационный орган сообщает заинтересованным потребителям путем рассылки или устными сообщениями.
Показ заказанных документов организуется с тем, чтобы потре
бители могли выбрать необходимые им материалы.
Передача отобранных документов заказчику для использования
их по назначению. Использование документов возможно и в местонахож
дении информационного органа, однако чаще всего заказчик забирает с
собой отобранные документы или получает их по официальным каналам
связи. Для этих целей информационный орган может предоставлять заказ
чикам во временное пользование оригиналы документов либо снимать с
них копии с последующей передачей их заказчику. Иногда информацион
ный орган по заказу потребителей может размножать документы в необ
ходимом количестве экземпляров.