Формы передачи информации конечным потребителям различаются в зависимости от вида и характера документов.
Наиболее распространенными общими формами являются следующие:
1. Индивидуальные формы, характеризующие передачу потребите
лям однотипных документов. Сюда относятся:
- устное информирование, в том числе собрания, конференции, се
минары и т.д.;
печатные материалы, в том числе инструкции, методики, указания, и т.п.;
звуковая информация, в том числе магнитные ленты, диски, диске
ты и др.;
неподвижные изображения, в том числе фотографии, чертежи, ри
сунки, плакаты и др.;
подвижные изображения, в том числе киноленты и видеомагнит
ные записи;
видео и звуковые носители информации, в том числе модели, тон
фильмы, телевидение.
2. Комбинированные формы передачи информации - сочетание
двух индивидуальных форм передачи данных.
3. Комплексные формы передачи данных - систематическое использо
вание одновременно нескольких индивидуальных форм предоставления ин
формации: выставки, показы и демонстрации, научные командировки.
Естественно, использование указанных форм зависит от возможностей информационного органа.
6.5. Документационные средства коммуникаций
Коммуникации занимают до 80% рабочего времени менеджера. При этом затраты времени на документационные средства составляют в среднем 25 процентов.
Документирование информационных процессов включает операции по фиксации и оформлению необходимой для осуществления управленческой деятельности информации на различных носителях и по установленным правилам. Документ представляет собой предусмотренную законом или административными правилами материальную фор"му получения, хранения, распространения и использования информации. За год в Украине создается около 200 млрд документов, причем в основном на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Документы готовятся для реализации следующих целей:
- обеспечение доказательств, заверение гарантий;
- фиксация информации для принятия и передачи решений;
- регистрация хозяйственных операций и управленческих распоря
жений;
- поддержка нормативной базы для решения и корректировки задач.
Юридическими основаниями для создания документов и работы с
ними являются Конституция Украины, Законы Украины, нормативно-правовые акты Президента, органов исполнительной власти, местного самоуправления.
Основаниями для создания внутрифирменных документов являются удостоверения действительности и содержания управленческих действий, передача, хранение, переписка с руководящими органами и осуществление оперативных связей.
В процессе коммуникации важным является соблюдение режима доступа к документам, под которым понимается предусмотренный правовыми нормами порядок получения, использования, рассмотрения и хранения документов. Обычно документация бывает с открытым доступом и ограниченным. К первой относятся следующие виды: статистическая, массовая, о решениях органов власти, правовая, о персонале, справочная и социологическая. Ко второй - секретная и конфиденциальная. В свою очередь секретная делится на секретную, совершенно секретную и документацию особой важности. Конфидециальная - это коммерческая тайна, профессиональная тайна, для служебного пользования, патенты и ноу-хау.
По зарубежной классификации всю документацию делят на три класса:
деловая, в которую включают биржевую, финансовую,
коммерческую, экономико-статистическую, распорядительную,
торгово-транспортную;
для использования специалистами - научно-техническая и
106
107
специальная, предпринимательства, права, информатики, компьютерной технологии;
- для массового потребления.
Каждый документ характеризуется наличием жизненного цикла, включающего проектирование, создание, функционирование, хранение и уничтожение; основанием классификации, основными элементами которой, являются элементы и реквизиты.
Юридическая сила документа - это возможность быть доказательством, подтвердить какой либо факт или право на что либо, тесную связь с подлинностью.
Основные требования к оформлению документов, определяющих их юридическую силу условно разделяют на две группы:
создание единого перечня документов, отражающего компетенцию
предприятия;
соблюдение порядка подготовки, оформления и утверждения вы
пуска документов.
При этом перечень форм документов составляется на основе нормативно-правовых актов, учредительных документов предприятия, действующих классификаторов в разрезе структурных подразделений и утверждения имеющими полномочия для этого.
Правила подготовки, утверждения и выпуска документов устанавливают необходимость наличия у каждого официального документа следующих пяти элементов, определяющих его юридическую силу:
указание автора документа;
наименование формы документа;
дата издания;
регистрационный номер;
- удостоверение подлинности происхождения документа ( подпись,
утверждение, печать).
Документ, как правило, оформляется на бланке, который отвечает требованиям соответствующего стандарта, а также имеет установленный комплекс обязательных реквизитов со стабильным порядком их расположения.
Нарушения законодательства Украины о работе с документами влечет ответственность: дисциплинарную, гражданскую, правовую, административную и уголовную.
Уголовная ответственность существует при утрате документов, которые содержат государственную или военную тайну, при краже, повреждениях, подделке документов, а также за внесение недостоверной информации в документы должностными лицами.
Подлежит наказанию незаконный сбор с целью использования сведений, которые являются коммерческой тайной, умышленное разглашение коммерческой тайны, если этим нанесен значительный материальный ущерб.
Документы на машинном носителе информации приобретают юри-|р1ческую силу при наличии обязательных реквизитов: код и наименование организации, автора документа, почтового адреса, кода формы документа, даты создания документа, кода лица, ответственного за правильность создания документа, ответственного за правильность создания до-[сумента и подписанного сопроводительного письма.
Документы из межотраслевых систем документации создаются на основе формуляров-образцов, которые утверждены соответствующими стандартами. Формуляр-образец представляет собой единую модель построения комплекса документов, и устанавливающую совокупность реквизитов, присущих документам этого комплекса, расположенных в установленном порядке.
Требование к формуляру-образцу включают:
1.Утверждение форматов бумаги и вариантов расположения
составляющих документа.
2.Служебные поля: левое и верхнее - 20мм, правое и нижнее 10мм.
3.Элементы конструкционной сетки, которые создаются на
4. Размещение пересечении вертикальных линий (расстояние меж
ду двумя линиями - 2,6 мм) и горизонтальных (расстояние ана
логично - 4,25 мм), частей и зон - заголовочной, основной и
оформляющей.
5. Перечень и размещение реквизитов унифицированной формы
документа.
Организация работы с документами - это создание условий, которые обеспечивают хранение необходимой информации и снабжение ею потребителя в определенное время с минимизацией затрат и включает организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль исполнения и подготовку документов для передачи в архив.
В зависимости от количества документов и организационной Структуры доля документов, которые рассматривает и подписывает менеджер информационной деятельности может колебаться от 10 до 100 Процентов. Решения по схеме и условиям документооборота фиксируется в виде табеля документов, графика документооборота, должностных инструкций и положений о подразделениях организации.
108
109
Глава 7. ЭВОЛЮЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ
7.1 Основные направления совершенствования информационной деятельности
Для того чтобы сотрудники, выполняющие информационную работу, были заинтересованы в удовлетворении потребностей среды, необходимы продуманные системы управления и оценок ценностей и убеждений сотрудников. Ценности и убеждения должны способствовать эффективному выполнению информационных процессов.
Фундаментальное изменение информационной деятельности оказывает воздействие почти на все аспекты компании. К числу основных направлений совершенствования информационной деятельности можно отнести:
-переход от функциональных подразделений к командам процессов
управления;
-изменение работы исполнителя от простой к многоплановой;
-переход от контролируемого исполнения предписанных заданий к
принятию самостоятельных решений;
-изменение организации обучения сотрудников от курсов обучения
к образованию;
-оценка эффективности работы и оплаты труда не по длительно
сти, а по результату;
-продвижение в должности не по эффективности выполнения ра
боты, а по способности (умению) выполнять работу;
-изменение цели исполнения от удовлетворения потребностей ру
ководителя к удовлетворению потребности клиентов;
-изменение функций менеджера от контролирующих к наставниче
ским;