Данный метод является наиболее эффективным, поскольку он ориентирован на содержание деятельности менеджера, а не на возможности клиента. Здесь роль клиента очень напоминает роль тренера.
Метод, ориентированный на контроль состоит в том, что менеджер, обращаясь за помощью, рассчитывает, что клиент взвалит на себя ответственность за руководство работой по анализу информации. Данный метод взаимодействия не может быть рекомендован в качестве постоянной основы отношений между менеджером и клиентом. Это связано с тем, что менеджер не осваивает навыков осуществления разрешения проблем и принятия решений, так как все это делает за него клиент, и тем самым появляется нежелательная зависимость от последнего.
Метод основанный на использовании обратной связи состоит в том, что клиент, наблюдая за действиями менеджера тем самым уже вмешивается и влияет на менеджера. Обратная связь имеет смысл только в том случае, если ее можно использовать для улучшения взаимодействия менеджера и клиента. Если же менеджер не отреагирует сразу на замечания и предложения то со временем они просто забудутся.
Метод, ориентированный на планирование, нацелен на постепенное уменьшение зависимости менеджера от клиента. Вначале они оба обсуждают детали взаимодействия, намечают программу. Менеджер точно знает, что делать, как решать предвидимые проблемы, как достичь желаемых результатов. При этом менеджер вскоре перестает зависеть от клиента, поскольку благодаря практике достигает уровня неосознанной компетентности.
7.3. Новые технологии в информационной деятельности
Новые информационные технологии являются средствами, позволяющими предприятиям отказаться от устаревших правил и создать модели процессов, значительно улучшающих показатели деятельности предприятий. Такие технологии позволяют радикально перепроектировать деловые процессы.
Для того, чтобы полностью использовать возможности информационных технологий, необходимо менеджерам и специалистам предприятия мыслить индуктивно, а не дедуктивно, как они привыкли. Дедуктивное мышление состоит в том, что вначале определяют проблему, а затем ищут я оценивают различные способы решения этой проблемы. При индуктивном мышлении сначала распознается эффективное решение, а затем отыскиваются проблемы, которые оно может разрешить. Практика показала, что простое накладывание информационных технологий на существующие деловые процессы не проводит к истинной трансформации хозяйственной деятельности и даже наоборот может блокировать процесс перестройки, сохранив прежние способы ведения дел.
Таким образом, новые информационные технологии должны использоваться для достижения совершенно новых деловых целей. Решающая роль информационных технологий обеспечивает получение определенных конкурентных преимуществ.
~ В табл. 7.1 показано, как новые информационные технологии ме-
няют правила информационной деятельности предприятия, которая вынуждена непрерывно пересматривать свою роль. Этому способствуют три фактора, которые в полной мере проявились в конце 90-х г.г. Во-первых, на информационную деятельность стал оказывать бизнес в плане увеличе-^шя ее вклада в общий результат деятельности компании. Во -вторых компьютерная парадигма вычислений заменяется новой парадигмой - сетевыми вычислениями, что приводит к появлению ряда новых информационных технологий. В-третьих, растет конкуренция внутренним отделам информационной технологии со стороны внешних фирм, специализирующихся на информационных услугах.
Миссия отделов информационной технологии смещается от обслуживающих функций к формированию основ конкурентоспособности компании. Переориентация с технологии на потребителя требует переключения с языка традиционных технологических терминов - мипсов, байтов, пакетов и т.п. на такие, как стратегия, компетенция, деловые цели. В ответ Ца эту потребность сложилась специальная дисциплина стратегическое Планирование информационных технологий, которая призвана помочь ^"наложить" стратегию бизнеса на планирование информационных технологий. Сейчас необходима ориентация на постоянно эволюцио-нирующие Услуги и их синхронизация с потребностями клиента.
114
115
Таблица 7.1 - Новые информационные технологии, изменяющие правила работы предприятий
| Прежнее правило | Технология | Новое правило |
| 1 | 2 | 3 |
| Информация появляется в одно время в одном месте | Распределенные базы данных | Информация появляется одновременно в разных местах тогда, когда она необходима |
| Сложную работу выполняет только профессионал | Экспертные системы | Работы профессионала может выполнять специалист по общим вопросам |
| Необходим выбор между централизацией и децентрализацией | Телекоммуникационные сети | Можно одновременно иметь преимущество от централизации и децентрализации |
| Все решения принимают менеджеры | Средства поддержки принятия решений, БД и средства моделирования | Принятие решений становится частью работы каждого сотрудника |
| Для получения, хранения, поиска и передачи информации специалистам требуется офис | Беспроводная связь и переносимые компьютеры | Специалисты могут посылать и получать информацию из того места, где они находятся |
| Лучший контакт - личный контакт | Интерактивный видеодиск | Лучший контакт - эффективный контакт |
| Чтобы найти какую-либо сущность, необходимо знать, где она находится | Технология автоматического индексирования и отслеживания | Сущности сами информируют, где они находятся |
| План работы пересматривается периодически | Высокопроизводительные ЭВМ | План работы пересматривается оперативно, по мере необходимости |
Таким образом, в современном представлении стратегическая цель информационных технологий - способствовать менеджменту реагировать на динамику рынка, создавать, поддерживать и углублять конкурентные преимущества.
7.4 Характерные свойства современных информационных процессов
Традиционно исходили из следующих посылок, восходящих еще к Адаму Смиту. Исполнители имеют низкий уровень квалификации, у них недостаточно времени и возможностей его повысить. Из этого неизбежно следует, что задания, поручаемые исполнителям, должны быть достаточно простыми и понятными. Однако, простые задания при их связывании с помощью иерархической организационной структуры приводят к сложным информационным процессам, а вместе с тем к неэффективности, неудобству и большим затратам.
Для того чтобы удовлетворять современным требованиям качеству, сервису, гибкости и низким затратам, процессы должны быть простыми.
Характерными свойствами, присущими современным информационным процессам являются:
Объединение нескольких работ в одну. Наилучшим вариантом
такого объединения является тот, когда все работы выполняет
один сотрудник. В других случаях создается группа сотрудников
ответственных за весь информационный процесс. При этом ис
ключается подчинение сотрудников различным подразделениям.
Такой прием в практике называют горизонтальным сжатием ин
формационного процесса. Благодаря этому уменьшается количе
ство ошибок и отпадает необходимость держать специальных со
трудников для устранения ошибок. Кроме того улучшается
управляемость за счет уменьшения количества сотрудников и
четко распределенной ответственности между ними.
Вертикальное сжатие информационных процессов происходит за
счет того, что в тех узлах процесса, где при традиционной орга
низации работ сотрудник должен обращаться к управленческой
иерархии, принимающей решения, сотрудник принимает реше
ние самостоятельно. В результате вертикального сжатия умень
шаются временные задержки, снижаются затраты, ускоряется ре
акция на запросы клиента и увеличиваются полномочия сотруд
ников.
Выполнение этапов информационного процесса в естественном
порядке, т.е. там, где это возможно этапы работы выполняются
параллельно, что ускоряет выполнение всего процесса. При этом
также сокращается время на устранение несоответствий между
предыдущими и последующими этапами процесса.
Наличие различных версий процесса в зависимости от ситуации
и состояния внешнего окружения. Поэтому новые информацион
ные процессы в отличие от традиционных являются ясными и
простыми, так как каждый вариант ориентирован только на одну
соответствующую ему ситуацию. Благодаря этому не приходится
116
117
учитывать различные исключения и частные случаи, что имеет место в традиционных информационных процессах. З.Выполнение информационных работ там, где наиболее целесообразно, ускоряет традиционную организацию работ вокруг специалистов, сгруппированных в тематические подразделения и взаимодействующих друг с другом часто в письменной форме. Смещение информационных работ между границами подразделений устраняет излишнюю интеграцию и приводит к повышенной эффективности информационного процесса.
6.Выбор экономически целесообразного режима контроля и управ
ляющего воздействия с учетом того, что они непосредственно не
производят материальных ценностей. На практике часто оказы
вается, что затраты на проверки и управляющие воздействия
превосходят стоимость потерь, которые бы имели место при от
сутствии проверок и воздействий. Здесь необходим сбалансиро
ванный подход: вместо контроля всех выполняемых работ, агре
гировать их и контролировать и воздействовать на комплексы
работ.
7.Минимизация количества согласований, не производящих непо
средственных ценностей, осуществима на основе сокращения
внешних точек контакта с функциональными элементами орг
структуры и клиентами компании. Точки контактов должны быть
заранее обоснованы. Исключение ненужных согласований доку
ментов существенно повышает эффективность работы управлен
ческих подразделений.