Письменные сообщения имеют преимущества в том, что сохраняются, тщательно формулируются и иногда экономят время и деньги. Недостатком их является то, что люди невнимательны при составлении сообщений, что приводит к необходимости разъяснений устных и письменных. Однако, следует учитывать, что письменные сообщения служат сохранению информации в юридических целях. Достоинством устной коммуникации является возможность быстрого и полного обмена информацией, так как имеется обратная связь - можно задавать
вопросы и сразу уяснять. Недостатки: многие не задают правильных вопросов и не получают поэтому исчерпывающих ответов. Устная коммуникация не экономит время на собраниях и конференциях. Кроме того, в устных сообщениях коммуникация может осуществляться с подтекстом. Этим особенно пренебрегают молодые специалисты. При этом надо учитывать, как было сказано, что не сказано, что важно и не важно по знакам руководителя. По этим данным следует формировать свое воображение.
2.Контроль за процессом обмена информацией предусматривает разде
ление сообщений по приоритету, чтобы сосредоточить внимание руково
дства на важных вопросах. Контроль обычно осуществляется в форме ре
гулярных отчетов, хотя регулярные отчеты обладают недостатком - мно
гословны, неуместны, нечитаемы. Лучше разрешать подчиненным при пе
редаче сообщений представлять объяснительную информацию. Кроме то
го, должна быть строгая периодичность отчетов и встреч с подчиненными,
учитывая их полезность.
3.Кодирование сообщений. Этот путь весьма необходим в сложных сис
темах, но обладает недостатком- дополнительно искажает информацию.
4.Борьба с информационной перегрузкой. Современные информацион
ные системы страдают от информационной перегрузки. Из-за этого опре
деленная информация пропускается без переработки, происходят отсрочки
в обработке с надеждой сделать это в будущем. Фильтруется информация
161
в соответствии со способностью работника определить ее существенность, а иногда и для ухода от решения задачи.
Одним из способов разрешения данной проблемы является развитие и поддержание специализированных каналов информации. Это делается путем децентрализации полномочий, группировкой деятельности по ее видам и информации системы.
Основной рекомендацией руководителю по улучшению коммуникаций является повышение ответственности за информацию, которую они запрашивают и передают, а также более точное определение того, что сообщать и использовать наиболее эффективный способ передачи информации.
10.2. Роль управленческих ограничений в коммуникациях
Управленческие ограничения - это недоразвитые способности менеджера построить эффективную коммуникацию. В качестве быстрейшего и наиболее практического способа ускоренного саморазвития менеджера следует использовать изучение, осознание и предопределение ограничений, препятствующих повышению эффективности организации и личному росту.
Полная реализация всех личных возможностей менеджера базируется на следующих факторах:
1.Умение управлять собой. Каждый менеджер должен постоянно под
держивать свою производительность, правильно разряжаться, рациональ
но использовать рабочее время, энергию и навыки.
2.Личные ценности должны быть постоянными и соответствовать вре
мени. Современная концепция успешного управления ориентирована на
такие ценности, как эффективность, реализация потенциала работников и
растущая готовность к нововведениям.
3.Обладать способностью определять цели и стремиться к достижимым
и желательным целям. Без этого будет иметь место недооценка альтерна
тивных вариантов и потеря важных возможностей, потеря времени и сил
на несущественные проблемы.
4.Непрерывно саморазвиваться, преодолевая свои слабости и работая
над собственным ростом. Надо быть динамичным, не избегать острых си
туаций, высвобождать скрытые способности, не исключать из своей дея
тельности риск.
5.Развивать управленческие навыки решать проблемы. Проблемы, не
решаемые быстро и энергично, накапливаются и мешают как мышлению,
так и действию менеджера, ограниченного недостаточностью навыка ре
шать проблемы.
6.Иметь высокую изобретательность и быть готовым бороться с препятст
виями и неудачами. Надо экспериментировать, рисковать и сохранять твор-
162
ческий подход к работе, несмотря на трудности. Выдвигать новые идеи, заставлять других быть творцами, использовать новые подходы в работе.
7. Уметь влиять на окружающих независимо от того являются или не явля
ются они подчиненными. Для этого надо быть настойчивым, устанавливать
взаимодействие с окружающими, уметь выражать себя и слушать других.
8. Уметь оценивать эффективность управленческого труда и того, как
менеджер управляет другими. Понимать мотивацию работников, коррек
тировать стиль деятельности, когда он не соответствует сложившимся ус
ловиям. Выделить среди подчиненных тех, кому наиболее приемлемо кон
кретное поручение.
9. Иметь сильные навыки руководства как людьми, так и ресурсами и време
нем. Это обеспечит высокий уровень результатов деятельности подчиненных.
10.Развивать умение обучать. Это позволяет довести показатели дея
тельности работников до требуемых и помочь им в саморазвитии. Обычно
требования по обучению четко не регламентируются и на саморазвитие не
хватает времени. Поэтому нужна разумная инициатива и желание помо
гать развитию других.
11.Уметь превращать группу подчиненных в квалифицированный и ре
зультативный коллектив. Создавать благоприятный климат в комплексе и
эффективный механизм взаимодействия в нем.
10.3. Динамика коммуникаций в организации.
Динамика коммуникаций предопределяется деловой карьерой работников. На многих предприятиях и фирмах практикуется поэтапное продвижение в рамках функциональных служб, увязанное со стажем работы на соответствующем этапе. Работник, не соответствующий требованиям очередного этапа в обусловленный срок, лишается дальнейших возможностей продвижения. Такой традиционный порядок в настоящее время развит в более детализированный и гибкий подход. Это предоставление возможностей для продвижения, не связанных обязательной выслугой лет или специализацией; повышенное внимание к эволюции содержания работ, новым приоритетам, организационным моделям и различным требованиям управления; гибкую оценку работника с учетом перечня функциональных операций; определение специфических познаний и навыков, необходимых на каждой позиции соответствующего этапа, не ограничиваясь образовательным цензом, возрастом и опытом; продвижение способных и знающих работников.
Для реализации такого подхода требуется систематическое накопление и подготовка информации следующих направлений:
- данных о сложившемся содержании работ на отдельных этапах, их сравнительной важности и времени, уделяемом каждой работе;
163
- определение на основе анализа данных круга знаний, опыта и уровня
квалификации для каждого этапа;
- выявление схожих моделей деятельности на различных должностях.
По данным исследований США сделан вывод, что планирование коммуникаций, ориентированное на карьеру работников, оказывает существенное влияние на стабильность кадров, социализацию новых работников, мотивацию к овладению новыми профессиями и обеспечению эффективной динамики коммуникаций.
10.4. Основные виды управленческой информации в коммуникациях.
В предпринимательстве основными видами управленческой информации являются: регулярные отчеты, специальные отчеты, избирательные данные, бухгалтерская информация, нормативные данные, данные управленческих услуг, информация маркетинга, информация о рабочей силе, информация отдела снабжения: 1. Регулярные отчеты. Перечень таких отчетов включает:
Ежедневные, к которым относятся анализ убытков и их причин, статистика эффективности труда, анализ потерь времени (по причинам), полученные заказы.
Еженедельные, которые включают анализ сверхурочных выполнения работы, контроль и анализ проектов.
Ежемесячные - это отчеты о деятельности отделов, анализ кадровых изменений, анализ сырьевых изменений, накладных расходов, анализ сбыта, данные об инвестициях, о запасах, анализ изменений сбыта, счет прибылей и убытков, источники и использование фондов, балансовый отчет, анализ бухгалтерской отчетности, полученные заказы, кассовая наличность, просроченные счета.
Ежеквартальные, полугодовые, годовые, в числе которых счет прибылей, балансовый отчет, источники и использования фондов, отчеты о работе отделов.
2.Специальные отчеты готовятся в дополнение к регулярным о длитель
ном наблюдении и надзоре за отдельными факторами и ситуациями и др.
3.Избирательные данные.
Это различные предложения менеджеров, а также данные по тем вопросам, которые поступают извне, различия между прогнозами и фактическими результатами.
4. Бухгалтерская информация.
Она включает данные бюджетного контроля, нормативные издержки, предельные издержки, показатели безубыточности, дополнительные
издержки, проектные затраты оценки капиталовложений, статистическое прогнозирование, финансовое моделирование, комплексы калькуляции себестоимости издержек по процессам и эсплуатационных затрат.
5. Нормативные данные.
Такие данные готовит технико-нормировочное бюро. Оно занимается стандартизацией, методами оценки работы, оплатой труда. Информацией являются нормы материальные, выработки и расценки работ, а также тарифные ставки и должностные оклады.
6. Данные управленческих услуг.
Это данные управленческого учета, внутренней ревизии, обоснования организации и методов планирования, результаты операционных исследований.
7. Информация маркетинга.