В практике находит применение способ ввода информации со штрих-документов, т.е. специальных бланков, в которых информация на-
носится для чтения человеком и ЭВМ одновременно. Читающие устройства позволяют вводить информацию в ЭВМ с таких бланков со скоростью десятки тысяч бланков в час.
Промежуточными носителями информации являются перфокарты, перфоленты и магнитные ленты. Наметилась тенденция отмирания использования таких носителей, но пока они широко используются для ввода данных в ЭВМ, например в ИВЦ. Вместе с тем развивается тенденция ввода информации в ЭВМ голосом и сканированием.
2.2 Информационное обслуживание
В информационном обслуживании практически всех систем управления выделяют три уровня: философские принципы, политику и структуру.
Философские принципы информационного обслуживания базируются на общих целях коммуникаций, которые обязательны для остальных двух уровней. Эти принципы включают принципиальные установки участников коммуникаций, организацию информационного обслуживания и прочие основные требования к коммуникациям.
В свою очередь принципиальные установки охватывают отношения доверия и открытость к нововведениям.
Отношения доверия позволяют установить откровенный обмен мнениями, подкрепляемые чистым и открытым обменом информацией.
Этот принцип находит конкретное выражение в ряде правил в практике информационного обслуживания, включая такие, как отказ от предоставления ложной информации, гарантия ее точности, периодичность обмена, сопоставимость данных, разграничение между фактическими и оценочными данными, предоставление необходимых плановых, нормативных и оперативных данных.
Открытость к нововведениям обеспечивается хорошо налаженной службой информации нововведения, не только разрешенной, но и поощряемой. При разных видах общения и в ходе принятия и реализации управленческих решений должна создаваться атмосфера, способствующая признанию всего нового.
В организации информационного обслуживания должны реализовываться такие принципы, как ориентация потребителя, обеспечение уровня достаточности информации и степени ее регламентации, а также увязки с внешней информационной системой фирмы. Ориентация на потребителя предполагает представление информации, ориентированной на его реальные запросы и степень удовлетворения потребности в информации всеми членами коммуникаций с учетом их адресности и функциональной деятельности.
Обеспечить уровень достаточности информации по структуре и содержанию затруднительно, так как потребителю представляется обычно имеющаяся в наличии избыточная или недостаточная информация. Чтобы
28
29
сделать ее неизбыточной и достаточной для потребителя, надо отслеживать его изменяющиеся потребности и осуществлять корректировку передаваемых данных. Степень регламентации должна быть рациональной. Изменения регламентации снижает гибкость, т.е. возможности реакций на особые ситуации. При этом возникает опасность формализма и срыва сроков выполнения заданий. Недостаточная регламентация приводит к тому, что появляется несущественная, в том числе избыточная информация. Рациональная регламентация является важным условием качественного информационного обслуживания.
Увязка с внешней информационной системой необходима по той причине, что любая фирма является элементом региона, страны или какого-либо объединения. Поэтому информационный обмен должен организовываться как обмен в отдельной части более крупной информационной системы. К обслуживанию предъявляются требования равномерности распределения, обзорности и оптимизации времени потребителя.
Равномерность распределения данных вытекает из статусов сотрудников и положений о подразделениях и фактическим их участием в реализации конкретных управленческих функций. При этом предполагается не равная информированность, а предметная.
Обзорность информации предполагает наличие возможности общего охвата информации при наличии детализированной информации предметного характера.
Оптимизация времени потребителя состоит в предоставлении ему выбора относительно времени использования информации в соответствии с регламентом его работы.
Информационная политика включает право на получение и использование информации, обязанности по информированию, формальные и неформальные мероприятия, содержание информации, формы и сроки ее представления, релевантность и другие информационные показатели.
Сотрудники могут получать информацию не только от руководителей и подчиненных, но и от других ответственных работников. Могут иметь доступ к различным документам предприятия и организаций внешней среды.
При использовании информации на каждого сотрудника возлагаются определенные обязательства. Например, активность использования, контроль надежности сведений, сигнализацию о нехватке и неполноте сведений, требование дополнительности сведений и др.
В числе формальных и неформальных мероприятий информационной политики регулярные совещания по стратегическим проблемам фирмы, встречи руководителей верхнего уровня с сотрудниками фирмы, в процессе которых устраняются различные неясности и обсуждаются специальные вопросы. Информационный обмен может иметь форму неформальных мероприятий, не обусловленных сроками и конкретными вопросами.
По содержанию информация классифицируется по признаку интересов пользователя: хозяйственная деятельность, кадровая политика, развитие предприятия, стимулирование, организационная культура, социальные проблемы, внешние аспекты деятельности фирмы и др.
Форма представления информации различна, но чаще в письменном виде: тексты, таблицы, графики, докладные записки, отчеты, акты, протоколы, технико-экономические обоснования, обзорное представление, комментарии, обобщения, выводы. Информация должна излагаться на понятном языке без узкоспециальных терминов.
Что касается сроков представления информации, то они выбираются такими, чтобы обеспечить заблаговременную поставку необходимых данных до намеченного мероприятия. Своевременной информацией считается такая, которая оставляет потребителю достаточно времени для реакции на нее. Информация должна быть актуальной. Своевременности отдается предпочтение даже перед ее точностью.
В системе управления не должно быть банальной информации. Вся информация должна быть действительно релевантной, т.е. соответствующей по содержанию смыслу и значению решаемых задач. При этом потребитель считается полностью информированным, если он получил всю релевантную информацию. Вся информация, полученная потребителем, должна быть использованной.
Должно иметь место определенное равновесие между объемами представления информации и возможностями ее переработки.
Среди многих показателей информационного обслуживания необходимо выделить данные, позволяющие готовить и оценивать альтернативные решения. В этом плане в информации должны содержаться частичные суждения по наиболее значимым темам. Наконец, информация не должна быть перегружена рутинными отчетами, для этого надо пользоваться дополнительными специальными отчетами.
На структурном уровне технико-технологическая система информационного обслуживания строится с использованием следующих принципов:
1. Однонаправленный поток информации реализуется через каналы
интерактивной двусторонней коммуникации между руководством фирмы
и ее управляющими и специалистами.
2.Системы с принятыми носителями информации, документацией
для внутрифирменных характеристик соединяются с системами с утвер
жденными носителями информации, документацией для опережающей
информации о внешней среде.
3. Компьютерные системы, обеспечивающие обширную оперативную
информацию делают ее насыщенной, гибкой и доступной пользователям.
4. Акцент на периодически сопоставляемые производственно-
экономические документы преобразуют в акцент на непрерывное планирова
ние, охватывающее производство, проекты, развитие различных ресурсов.
30
31
Информационное обслуживание подвергается влиянию многочисленных факторов. Условно их можно объединить в пять групп: факторы уровня учредителей, уровня руководства фирмой, обусловленные концентрацией акционерного капитала, общефирменного характера и прочие.
В свою очередь на уровнях учредителей и руководства фирмы выделяются такие факторы, как особенности их членов (личные способности, знания, жизненная позиция и др.) совместимость, уравновешенность коалиций, размеры и структура системы управления, решаемые задачи, уровень активности, мотивация. Важнейшим из факторов являются концентрация акционерного капитала, так как держатели акций злоупотребляют полномочиями и нарушают права в области информационного обслуживания.
В группу факторов общефирменного характера входят: размеры предприятия, диверсификация производственной деятельности, степень интернационализации, внутрифирменная структура, доля на рынке, рыночная динамика, общее положение предприятия.
Среди прочих факторов следует указать совместимость членов Совета учредителей и главных руководителей фирмы, личные способности и позиции секретарей, референтов, аудиторов и др., а также правовое регулирование в информационном обслуживании.
2.3 Сжатие информации в информационных потоках
Под сжатием информации понимается сокращение ее объемов до некоторого допустимого предела, не ощущаемого потребителем в процессе управления. Сжатие сводится к фильтрации информации и выделению из нее существенных сведений, которые действительно необходимы потребителям информации. Смысл процесса сжатия информации состоит в изучении статистических и других ее свойств, оценке на основании этого обмена циркулирующей информации и проявлении ее материально таким образом, чтобы длина сообщений равнялась созданному объему информации.