ББКЧ23+Х623.4
Крулькевич М.И., Сынкова Е.М. Информационная деятельность в организациях. - Донецк: ДонНУ Украины, 2001. - 176 с.
18ВЫ 966-02-1141-4
Рассматриваются проблемы формирования, сущность, понятия и элементы информационной деятельности в организациях, основные направления совершенствования этой деятельности и правовое регулирование информационных процессов.
Для научных работников, специалистов информационной деятельности, преподавателей, аспирантов, студентов.
ББК Ч 23 + X 623.4
Розглядаються проблеми формування, сутшсть, поняття та елементи інформаційної діяльності в оргашзаціях, основш напрямки удосконалення цієї лояльное™ та правове регулювання шформацшних процес!в.
Для наукових робітників, спешшпспв у галузі управління, викладачів, аспірантів, студентів.
Научный редактор канд. экон. наук Щедрин А.Н.
Рецензенты:
Финагин В.В., доктор экономических наук, профессор БерсуцТсий Я.Г., доктор экономических наук, профессор
Рекомендовано к печати Ученым советом Донецкого национального университета.
) М.И.Крулькевич Е.М.Сынкова
15ВК 966-02-1141-4
© ДонНУ Украины, 2000
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ.......................................................... 6
Глава 1. ИНФОРМАЦИЯ В ПРОЦЕССАХ УПРАВЛЕНИЯ 8
1.1Основные характеристики информации....... 8
1.2Менеджерский информационный цикл....... 13
1.3Формирование первичной информации..... 17
1.4.Требования, предъявляемые к информационному обеспечению
системы управления..................................... 20
1.5.Повышение уровня достоверности информации 21
1.6.Хранение информации................................ 25
Глава 2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ.. 28
2.1.Формирование информационных потоков 28
2.2.Информационное обслуживание................. 29
2.3.Сжатие информации в информационных потоках 32
2.4.Совершенствование информационный потоков 39
2.5.Рационализация режима обмена информацией 40
Глава 3. ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ СОДЕРЖАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.................................... 45
3.1.Взаимодействие элементов системы в технологии управления 45
3.2.Организационные формы и функции управления 47
3.3.Технологическое содержание функции учета 49
3.4.Технологическое содержание функции контроля 51
3.5.Технологическое содержание функции анализа 56
3.6.Технологическое содержание функции планирования 63
3.7.Технологическое содержание функции выдвижения и принятия
управленческих решений............ Г............... 67
3.8....................................................................... Технологическое содержание функции прогнозирования............................... 71
Глава 4. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ73
4.1.Структура информационного процесса..... 73
4.2.Основные формы и методы восприятия информации 76
4.3.Передача информации................................ 78
4.4.Обработка информации.............................. 80
4.5.Представление информации........................ 83
Глава 5. ОБЩЕНИЕ В ПРОЦЕССЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ................................... 87
5.1.Деловое общение......................................... 87
5.2.Процесс общения......................................... 90
5.3.Информационный процесс коллективных мероприятий 92
5.4 Представление новых идей......................... 95
5.5. Оценка идей, предложений и рекомендаций 96
5.6 Обучение навыкам информационной деятельности 98
Глава 6. МЕТОДЫ И ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА
ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 101
6.1 Информационный кругооборот................ 101
6.2.Сбор информации...................................... 102
6.3.Обработка информации и документов..... 103
6.4.Предоставление информации потребителю 105
6.5.Документационные средства коммуникаций 107
Глава 7. ЭВОЛЮЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ ПО
7.1.Основные направления совершенствования информационной
деятельности................................................. 110
7.2.Методы делового взаимодействия менеджеров компании с
клиентами..................................................... 113
7.3.Новые технологии в информационной деятельности 114
7.4.Характерные свойства современных информационных процессов ... 117
7.5.Роли, обязанности и ответственность сотрудников компании в
технологии управления, основанной на процессах 119
7.6.Информационная культура....................... 120
7.7.Управление изменением уровней информационной культуры .... 124
7.8..................................................................... Корпоративная информационная система "Интранет".......................................... 126
Глава 8. ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ................................... 128
8.1. Законодательство Украины в сфере информационной деятельности 128
82. Информационная деятельность как объект правового регулирования 130
8.3.Государственное регулирование информационной деятельности.... 131
8.4.Национальная Программа информатизации 135
8.5.Правовой режим государственных информационных ресурсов... 136
8.6.Защита информации в автоматизированных системах 139
8.7.Правовой режим государственных средств массовой информации 140
Глава 9. ДОГОВОРНО-ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 142
9.1.Понятие информационного продукта и информационной услуги .. 142
9.2.Информационные рынки........................... 144
9.3.Информационный риск и ответственность ]46
9.4.Права и обязанности участников информационных правоотношений 148
9.5. Право собственности на информационные продукты и услуги.... 150
9.6.Условия и порядок установления договорных отношений 151
9.7.Договор на создание информационной продукции 153
9.8.Договор на оказание информационных услуг 155
Глава 10. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ 158
10.1.Проблемы, принципы и пути совершенствования коммуникаций 158
10.2.Роль управленческих ограничений в коммуникациях 162
10.3.Динамика коммуникаций в организации 163
10.4.Основные виды управленческой информации в коммуникациях. 164
10.5.Стандарт на поведение сотрудников в организации 165
10.6.Моделирование коммуникаций в иерархических организациях.... 166
10.7.Бюрократизм в менеджерской системе коммуникаций 169
10.8.Неформальные коммуникации в организациях 170
10.9.Воздействие на партнера в процессе неформальной коммуникации.... 173
10.10.................................................................. Рекомендации по коммуникациям при осуществлении руководства................................ 174
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ............................... 175
ВВЕДЕНИЕ
В среде, где постоянны перемены, существует необходимость в инструментах и методах, позволяющим помочь организациям стать более эффективными. В мире конкуренции существует потребность найти пути, чтобы стать первыми или догнать остальных, пока еще не слишком поздно. Поэтому новая система хозяйствования требует существенного улучшения системы информации и информационной деятельности в организациях. Изменение методов управления экономикой повлекло за собой необходимость ускоренного развития системы информации и информационной деятельности. Многие руководители организаций в настоящее время пришли к выводу, что без надлежащей информационной деятельности нет условий для плодотворной хозяйственной деятельности, невозможно принимать достаточно эффективные управленческие решения. Следовательно, перед руководством организацией стоит новая задача - поднять информационную деятельность на должный уровень.
В системе хозяйственного управления, которая предшествовала экономической реформе, также осуществлялась определенная информационная деятельность, существовали информационные органы как внутри организаций, так и за их пределами. Однако в условиях осуществления реформы эти информационные органы уже не могут удовлетворять возросшие потребности организаций в информации.
В целях успешного развития информационной деятельности недостаточно ограничиваться только правильным пониманием роли информации в управлении; необходимо также знать и умело использовать источники информации, эффективные методы и технику ее получения, обработки, храненная и использования.
Получение своевременной, и нужной информации об окружающей социально-экономической среде, об условиях реализации продукции и деятельности предприятий-смежников и конкурентов, о последних достижениях науки и техники, о методах организации информационной деятельности, направленной на достижение намеченных перед организацией целей, и предоставления исходящей информации о деятельности организации - все это обусловливает необходимость разработки хорошо продуманной политики в области информационной деятельности в соответствии с целями функционирования организаций и их структурных подразделений.
В этой связи перед руководством организацией возникают следующие новые задачи:
- своевременно и правильно оценить значение информационной
деятельности;
- правильно понять задачи, стоящие перед системой информации
организации;
- организовать информационную деятельность, удовлетворяющую
поставленным задачам;
- наладить необходимые коммуникации с внешними органами ин
формации;
- своевременно внедрять новые технические средства и методы ра
боты с информацией;
- правильно отбирать кадры для информационной работы, посто
янно повышать их квалификацию.
Сотрудники организации должны расширять знания по использованию внутренних и внешних источников информации, техники и технологии передачи, обработки и хранения информации.
Работники организации в настоящее время располагают определенным опытом, накопленным в различных областях информационной деятельности, в частности в области бухгалтерского учета, компьютерной обработки данных, документной информации и т.д. У этих работников, однако, зачастую отсутствует комплексный подход к методике и практике разработки эффективной системы информации.
Данная работа, посвящена созданию комплексной системы информации организации, вопросам теории, методологии и технологии информационной деятельности.