Четко дайте понять, что проблема, на решение которой направлен ваш проект или область деятельности, где он будет реализовываться, представляют особый интерес для вашего потенциального спонсора и отвечает его системе приоритетов. В то же время проект должен быть связан с основной целью вашей организации. Сосредоточьтесь на обосновании того, как реализация ваших идей повлияет в лучшую сторону на жизнь в вашем городе, районе, регионе.
Ваше обоснование потребностей должно быть конкретным и достаточно убедительным. Если вы обращаетесь за грантом в организацию, которая не ведет никакой деятельности в России, возможно, вам потребуется представить больше сопутствующей информации, характеризующей как историю вопроса, так и его современное положение. Ваша формулировка потребностей должна быть сжатой и убедительной. В подтверждение своего обоснования приведите статистические данные с обязательной ссылкой на источник.
Обоснование потребностей должно соответствовать:
• интересам и потребностям клиентов вашей организации,
• основной цели вашей организации,
• приоритетам финансирующей стороны,
• быть подкрепленным статистическими данными и убедительными фактами,
• быть реальным для исполнения.
При составлении заявки объясняйте ваши потребности простым языком, не пытаясь кого-либо разжалобить. Очень важно, чтобы предлагаемый вами проект не дублировал какой-либо другой, уже реализуемый на вашей территории.
В разделе заявки, включающем цели и задачи, четко перечислите, что предполагается решить в ходе реализации вашего проекта. Предполагаемые цели и задачи должны естественным образом вытекать из целей и задач вашей организации. Если, например, вы уделяете основное внимание проблемам инвалидов труда, потерявших работу на производстве, целью вашего проекта может быть совершенствование работы системы социального обеспечения в отношении этой категории граждан через предоставление консультаций по трудоустройству, создание дополнительных возможностей профессиональной переподготовки и предоставление пособий определенному количеству безработным инвалидам труда на время такой учебы.
Как следует из приведенного выше примера, для четкого определения целей и задач (и количественного их измерения) необходимо четко представлять, какая именно категория граждан получит пользу от реализации вашего проекта.
Поставленные вами цели должны быть реалистичны, чтобы их можно было достичь за период, на который рассчитан ваш проект. Они должны представлять интерес для организации-спонсора и быть привязаны к конкретным измеряемым результатам.
Необходимо дифференцировать цели и задачи (что именно вы будете делать) с методами работы (как именно вы будете это делать). Методы - это пути достижения намеченных результатов.
Старайтесь формулировать ваши цели позитивно, убедительно с точки зрения реальности их достижения. Помните, что этот раздел вашей заявки не должен быть длинным.
Если финансирующая сторона дает указания по формулировке целей, необходимо их использовать.
Ваши цели должны быть следующими:
• конкретными по времени их достижения в соответствии с периодом реализации проекта,
• четко определенными с точки зрения интересов ваших клиентов,
• достижимыми,
• привязанными к измеряемым результатам.
В следующем разделе вы должны подробно описать процесс достижения заявленных целей и решения поставленных задач. Этот раздел может быть самым длинным в тексте вашей заявки. Именно здесь вы должны описать все детали работы вашей организации по проекту (гранту).
Методы должны соответствовать обоснованию потребностей и заявленным целям. Лучше всего разместить в данном разделе таблицу, где будет указано все, что вы предполагаете сделать в рамках проекта, с указанием конкретных сроков. Таким образом, достижение каждой из заявленных целей будет разбито на ряд конкретных шагов. Каковы должны быть эти шаги? Сколько времени потребует каждый из них? Вот на эти вопросы вы и должны предоставить ответы в рамках данного раздела вашей заявки.
Возможно, вам потребуется обосновать избранные вами методы достижения целей, особенно в том случае, если они необычны и предлагаются в качестве экспериментальных. При этом подчеркните именно уникальность предлагаемого вами подхода. Объясните его сильные стороны, расскажите, как вы предполагаете предотвратить возможные недостатки.
Здесь же вам следует кратко описать роль каждого из сотрудников, которые будут задействованы в реализации вашего проекта. Подтвердите обоснованность вашего выбора, приведя очень краткую (не больше двух-трех предложений) характеристику деловых качеств каждого. Сошлитесь на приложенные резюме, которые должны быть включены в комплект документов по каждому участнику проекта. Обычным ограничением на проект считается не более четырех резюме. Если вы предполагаете задействовать приглашенных консультантов, то обоснуйте их выбор, укажите уровень их квалификации и опыт работы, убедительно обоснуйте свой выбор.
Обязательно разбейте все количество времени, требующееся на реализацию вашего проекта и на достижение заявленных целей, по каждому сотруднику и по каждому заданию. Укажите конкретные сроки завершения работ по каждому пункту рабочего плана. Например, в вашей организации работает программист, рабочая неделя которого составляет 40 часов. Возможно, в начале проекта его деятельность будет полностью посвящена именно вашему проекту (например, работа над созданием базы данных), значит, именно такое количество часов (умноженное на количество недель) и следует указать для характеристики участия этого человека на первой стадии. Однако в дальнейшем его услуги по поддержанию базы данных и устранению возможных проблем можно будет ограничить 12 часами в неделю. Значит, на следующей стадии проекта по данному сотруднику следует указать 30%-ную загрузку (что, соответственно, требует лишь 30% от его полной заработной платы) // For example, you have a computer programmer working full time (usually 40 hours / week) at the beginning of your project, setting up a database. After this stage of the project is completed, the programmer may start working just 12 hours / week for this particular project maintaining the system and troubleshooting. This should be reflected as a 30 percent level of effort, and you should request only 30 percent of a full-time salary for this period of the grant.
В данном разделе вам следует четко определить основных потребителей услуг. Каким образом происходит отбор таких клиентов? Возможно, процесс отбора должен стать одним из начальных этапов реализации проекта, тогда укажите срок, в течение которого он должен быть завершен, и основные критерии отбора. При описании круга потребителей услуг вашей организации в рамках предлагаемого вами проекта, рассчитайте затраты на обслуживание одного клиента. Возможно, так вы особо подчеркнете его экономичность и эффективность.
Наконец, вы должны продемонстрировать готовность измерить и оценить результаты своей работы по достижению заявленных целей и задач. Обязательно включите в раздел, описывающий методы вашей работы по проекту, методологию, которой вы предполагаете пользоваться при оценке результатов.
Необходимо также указать следующее:
• подробное описание видов деятельности по проекту с обоснованием каждого шага,
• характеристику профессиональных качеств руководителей и сотрудников,
• характеристику потребителей услуг, предоставляемых вашей организацией в рамках проекта, а также характеристику процесса и критериев отбора участников,
• характеристику критериев оценки результатов проекта и применяемых для такой оценки инструментов.
Смета заявки
Этот раздел должен включать в себя две части: подробный список расходов (обычно в формате таблицы) и пояснений к ней (бюджетного описания). В целом бюджет должен соответствовать видам деятельности и мероприятиям, которые вы запланировали в рамках проекта и отразили в предыдущем разделе.
Вам следует тщательно продумать все шаги вашей работы, подсчитать, какие затраты потребуются на каждом этапе. Проведите маркетинговое исследование, чтобы самим быть уверенными в том, что предлагаемая вами смета расходов вполне разумна и обоснована. Получите от разных компаний их действующие расценки на услуги и товары, приобретение которых понадобится для реализации вашего проекта.
Список расходов (и в целом ваш бюджет) следует разделить на следующие разделы:
• Оплата труда персонала
• Социальные выплаты и льготы
• Канцтовары и прочие материалы
• Оборудование
• Расходы на командировки и поездки
• Расходы на связь (телефон, электронная почта)
• Расходы на рекламу и публикации
Если возможно, отразите расходы в показателях на каждого участника того или иного мероприятия, например:
Информационные материалы $10х50 участников конференции = $500 //
information packets $10x50 conference participants = $500.
Косвенные расходы или административные издержки исчисляются как процент от бюджета всей организации. Некоторые организации-спонсоры разрешают включать косвенные расходы в бюджет, другие - нет. С самого начала узнайте, какова политика по этому вопросу той организации, куда вы обращаетесь. Если отражать косвенные расходы в бюджете нельзя, выделите среди них прямые расходы и включите их в различные разделы вашего бюджета. Примеры административных издержек, которые могут быть включены в бюджет как прямые расходы: арендная плата за офисное помещение, зарплата административному персоналу, оплата коммунальных услуг и телефонной связи // office rent costs, administrative staff salaries, utilities and telephone costs. Если вы именно таким образом включаете административные расходы в бюджет, вы должны быть уверены в том, что они напрямую связаны с задачами вашего проекта и обосновать их перед потенциальными спонсорами. Организации-спонсоры редко соглашаются оплачивать административные расходы без четкого и убедительного обоснования.