Социальные платежи и льготы - это то, что сотрудники вашей организации получают помимо прямой зарплаты. Их объем рассчитывается как процент от заработной платы. Сюда могут входить налоговые платежи работодателя, страхование жизни и/или медицинское страхование сотрудников, компенсация за питание и выплаты в пенсионный фонд. Объем этих выплат в процентном отношении может быть заранее представлен на рассмотрение финансирующей стороне. Вам нужно будет грамотно обосновать полученные цифры.
Описание бюджета должно включать обоснование по каждому виду нетиповых или специальных расходов, а также подробности в отношении тех или иных видов расходов. Оно прилагается к таблице с расчетами вашей сметы. Нетиповыми или специальными расходами можно назвать высокие цены на билеты (при командировках), затраты на приобретение дорогого оборудования (например, автомобилей) и т. п. Большая часть организаций-спонсоров отказывается финансировать приобретение автомобилей или недвижимости. В тех случаях, когда приобретение дорогостоящего оборудования (компьютеров) разрешается, часто выдвигается условие, что по окончании проекта оно должно быть возвращено спонсору.
В бюджетном описании следует использовать те же разделы с теми же заголовками, что и в самой бюджетной таблице. В описание не обязательно включать пояснения по каждому разделу. Например, по разделу «Оплата услуг телефонной связи» telephone costs вам можно будет указать, как конкретно вы будете выделять телефонные переговоры по проекту из общих счетов по оплате за телефон вашей организации.
Как правило, финансирующая сторона ждет от кандидатов на гранты готовности самостоятельно понести какую-то часть расходов по проекту. Часто при составлении заявки соискатели не указывают собственные затраты на проект. Например, кроме расходов, напрямую относящихся к реализации проекта, могут быть и расходы, обеспечивающие техническую или административную поддержку. Каковы могут быть эти расходы? Подумайте обо всем, что имеет отношение к проекту. Например, если вы не включаете в свою заявку оплату труда главного бухгалтера вашей организации или администратора компьютерной сети, а их участие так или иначе понадобится - отразите часть их заработной платы как расходы вашей организации по обеспечению проекта. Или для какого-то специалиста, полностью занятого в проекте, можно предусмотреть оплату 50% его рабочего времени за счет гранта, а остальных 50% - из собственных средств вашей организации.
У вас будет гораздо больше шансов на получение гранта, если вы подтвердите заинтересованность другого спонсора в вашем проекте и его готовность финансировать часть расходов. Если ваша организация уже получала какие-то средства по представленному в заявке проекту от других спонсоров или имеет такие предложения на будущее, обязательно отразите это в своей заявке. Если у вас сохранились какие-то средства от предыдущего спонсора и вы можете распоряжаться ими по своему усмотрению в рамках нового проекта, это тоже должно быть отражено в заявке.
Многих спонсоров волнует проблема преемственности вашей деятельности по проекту. Если вы сможете показать, что по завершении работы по гранту ваш проект будет продолжаться (в результате перехода на самофинансирование ил за счет каких-то других источников), ваши шансы получить финансирование возрастут. У вас должен быть план финансирования работы в том же направлении на будущее. В этом плане можно указать следующие источники:
■ Членские взносы
■ Продажа публикаций
■ Пользовательские платежи за те или иные услуги
Если финансирующая сторона знает о том, что ее деньги пойдут на финансирование проекта, который принесет пользу для конкретного региона и будет продолжен после прекращения международной поддержки, то шансы принятия положительного решения в отношении выделения фондов значительно возрастают. Ваш план реализации проекта по истечении срока гранта будет свидетельствовать о значении проделанной работы для населения вашего региона. Как и вся заявка, план будущего развития должен быть написан простым понятным языком, должен быть конкретным и осуществимым.
Наконец, постарайтесь еще до работы над своей сметой узнать размер грантов, обычно выдаваемых той организацией, куда вы обращаетесь. Если существуют ограничения суммы гранта, не превышайте их в своей заявке.
Ваш бюджет должен обязательно содержать
• Четкое распределение всех расходов по категориям
• Бюджетное описание с подробным обоснованием всех расходов
• Элементы совместного финансирования с вашей стороны
• Характеристику других источников финансирования
• План будущей работы и финансирования
ЗАВЕРШАЮЩАЯ СТАДИЯ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо должно быть написано на бланке вашей организации, содержать данные о ваших номерах телефонов, факсов, адреса электронной почты и почтовый адрес и подписано исполнительным директором организации. Сопроводительное письмо может быть кратким. Главная цель - представить ваш проект.
Титульный лист
Чем легче читается ваша заявка, тем больше вероятность того, что комиссия по оценке заявок ее поймет и оценит. Предварите текст заявки титульным листом и составьте на отдельной странице оглавление прилагаемых материалов, выделив все разделы, подразделы, главы и т.д. Вполне вероятно, что представитель комиссии по рассмотрению заявок захочет подробно ознакомиться лишь с одним из разделов (например, с бюджетом), чтобы убедиться, отвечает ли ваша заявка требованиям и ограничениям и подлежит ли дальнейшему рассмотрению.
Краткое изложение проекта
Хотя краткое изложение проекта составляется в последнюю очередь, в пакете документов вашей заявки оно должно быть первым, сразу после сопроводительного письма. Оно должно быть кратким, не более одной страницы. В нем в краткой форме должны содержаться следующие сведения:
■ Потребности
■ Цели и задачи
■ Методы их достижения
Общая стоимость проекта, включая те затраты, которые сможет взять на себя ваша организация, и сумма, на которую составлена заявка, также должна быть отражена в кратком изложении проекта.
Этот раздел должен быть кратким, ясным и убедительным. Он должен вызвать интерес спонсоров, желание прочитать заявку целиком.
Заявка
Ваша заявка должна включать в себя следующие разделы:
■ Обоснование потребностей
■ Цели и задачи
■ Методы и пути их решения
■ Бюджет и бюджетное описание
В ней должны содержаться ответы на следующие вопросы:
■ Кто вы?
■ Каковы ваши потребности?
■ Что вы будете делать?
■ Как вы будете это делать?
■ Сколько это будет стоить?
Приложения
Многие организации-спонсоры просят приложить к заявке различные сопутствующие документы и материалы. Постарайтесь заранее узнать о том, какие приложения требуются вашему потенциальному спонсору. Если их не приложить к вашей заявке, она не наберет необходимого количества баллов. В приложениях могут содержаться следующие документы (и, возможно, какие-либо другие):
■ Биографии, резюме сотрудников и консультантов, участвующих в проекте
■ Регистрационные документы вашей организации
■ Оценка финансового состояния вашей организации (по результатам аудита, годового отчета и т.д.)
■ Письма в поддержку вашего проекта от других организаций-спонсоров
■ Договоры с партнерскими организациями
■ Подтверждение рабочих связей с иностранными партнерами
■ Копии предлагаемых инструментов оценки проекта (анкеты, формы проведения опросов и т. п.)
Вы должны представить свою заявку именно в той форме и в таком количестве экземпляров, как того требует финансирующая сторона. Не экономьте на копировании - каждый экземпляр вашей заявки попадет в разные руки, и каждый из потенциальных читателей может принять решение в вашу пользу - при условии, что заявка легко читается и профессионально оформлена. Не забудьте оставить экземпляр и для себя, поскольку организации-спонсоры практически никогда не возвращают отвергнутые заявки.
Обязательно представьте свою заявку до наступления последнего срока подачи. Как правило, заявка, поданная с опозданием, рассматриваться не будет. И даже если вам удастся убедить потенциального спонсора принять к рассмотрению ваши предложения, так как свое опоздание вы объясните уважительными причинами, практика показывает, что такие заявки не финансируются. Подразумевается, что если вы не в состоянии успеть представить вашу заявку в должный срок, то и в целом вы не способны эффективно распоряжаться выделенными средствами и направлять финансовую отчетность в срок. Поскольку могут возникнуть неожиданные проблемы с копированием или отправкой заявки, планируйте закончить свою работу над заявкой на несколько дней (или, по крайней мере, на один день) раньше объявленного срока.
До того, как отправлена заявка, необходимо проверить следующее:
- Заявка адресована конкретному лицу
- Соблюдены инструкции и рекомендации финансирующей стороны
- Все потребности тщательно проанализированы и четко описаны
- Приведено подробное и конкретное описание проекта
- Четко определены цели и результаты реализации проекта
- Бюджет проекта обоснованный и отвечает требованиям финансирующей стороны
- Бюджет соответствует бюджетному описанию
- Вы оставили один экземпляр для себя
- Заявка попадет в комиссию по рассмотрению не менее, чем за один день до окончания сроков подачи.
В заявке присутствуют следующие составные части:
- Сопроводительное письмо
- Титульный лист и содержание