· включение в прейскурант дополнительных видов цен (минимальный набор автоматизированных мест).
Для стимулирования спроса на услуги на всех этапах должна быть разработана система льгот для корпоративных клиентов (снижение цен в зависимости от условий сделки, скидки на гарантийное обслуживание и др.).
1.3. Установление взаимоотношений между производителями систем и их пользователями
1.3.1 Каналы распространения и партнеры
Для того чтобы произведенный товар (системы) были доведены до потребителя, необходима определенная система распределения. Каждый производитель стремиться сформировать собственный канал распределения. Такой канал представляет собой совокупность фирм или конкретных лиц, которые принимают на себя или помогают передать кому-то другому право собственности на конкретный товар (услугу) на их пути от производителя до потребителя. Достижения компании напрямую связаны с той ролью, которая отводится её партнёрам, поэтому следует внимательно подходить к их выбору, проследить, чтобы их политика не расходилась с политикой основной компании и не вредила ее имиджу.
К примеру, партнёрская сеть "Электронных Офисных Систем" объединяет 107 организаций в 51 регионе России, а также в странах СНГ - Украина, Белоруссия, Казахстан.
Совместные семинары – еще один крупный шаг в рамках региональной маркетинговой программы и продолжение политики компании по дальнейшему завоеванию региональных рынков. Основной целью совместных маркетинговых акций компаний в регионах является не столько знакомство с разработчиком СЭД, сколько изучение широких возможностей такой системы, как для крупных компаний, так и для среднего и мелкого бизнеса.
Всё больше становится число организаций, которые готовы не только обеспечивать текущие продажи СЭД, но и осуществлять техническую поддержку систем, консультирование пользователей, реализацию крупнейших комплексных проектов.
К примеру, среди такого рода партнёров «ЭОС» можно выделить, компании NetCom Technology (г. Киев), "Корпоративные системы" (г. Барнаул) и "ИнфоИнжиниринг" (г. Казань) и др.
На государственном уровне в России была принята федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002–2010 годы)». Она уже выполнила одну из основных своих задач – привлекла внимание всех без исключения ведомств федерального и местного уровня к проблеме использования информационно-комунникационных технологий.. В мероприятия программы вовлечено около 30 регионов России. Стартовали проекты по объединению информационных систем налоговой и таможенной служб.
Согласно Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 г. результатами ее реализации должны стать внедрение СЭД во всех федеральных органах государственной власти, в том числе и на межведомственном уровне, а также перевод более 70% всего объема документов в электронный вид. Поэтому сотрудничество с государством в вопросе автоматизирования документооборота стало весьма перспективно.
Но сейчас на рынке существует достаточно много компаний, производящих СЭД. На изучение потенциальными клиентами их характеристик может уйти много времени.
Интересный ход в этом направлении предлагает «Гильдия Управляющих Документацией» - сертификация систем автоматизации ДОУ. Первым шагом в этой работе станет создание справочника с рекомендациями для тех, кто решил автоматизировать делопроизводственные процессы и намеревается подобрать автоматизированную систему с учетом специфики предприятия. В первую версию справочника войдут, в первую очередь, разработки членов "Гильдии Управляющих Документацией". Другие участники рынка могут присоединиться к этой работе на втором этапе.
Последующие шаги в этом направлении предусматривают создание системы добровольной сертификации, которая позволит выделить круг компаний, чьи программные продукты будут использоваться в государственных учреждениях. Электронный документооборот таких компаний может быть включен в определенную замкнутую систему взаимодействия, что позволит в будущем создавать единую государственную информационную систему. Планируются шаги по приданию этому стандарту статуса "Национального стандарта".
1.3.2. Демонстрация возможностей работы с системой
Демонстрацию возможностей работы с системой может предоставить участие в следующих мероприятиях:
- участие в выставках и ярмарках, конференциях, проводимых такими компаниями и учреждениями как Российская Академия государственной службы при Президенте Российской Федерации, «Гильдия Управляющих Документацией», «DOCFLOW», «Softool», и других мероприятиях организуемых непосредственно компаниями-производителями СЭД и информационных систем.
Формат «конференция + выставка» позволяет посетителям узнать о новостях документооборота «из первых уст» и тут же увидеть решения в действии на стендах компаний-участниц.
Проведением конференции создается предпосылка к преодолению информационного дефицита в региональных органах власти при выборе и освоении ими автоматизированных систем делопроизводства, продвижении электронного документооборота, российские регионы оперативно получают информацию о происходящих изменениях в ходе реализации федеральной целевой программы "Электронная Россия". На конференциях выступают сотрудники Аппаратов Совета Федерации и Государственной Думы, Правительства и Аппарата Президента Российской Федерации, разработчики федеральной целевой программы "Электронная Россия". Ведущие разработчики программных продуктов, производители оргтехники проинформируют о новейших решениях. Проводиться масштабная выставка техники и программных продуктов.
Проведение маркетинговой работы на выставке связано с изучением конъюнктуры рынка и рыночных связей, организации рекламы, оказанием услуг, подбором экспонатов, поиском и подбором зарубежных фирм, способных стать партнерами.
На выставке идет информирование потенциальных потребителей о новой продукции, сферах её применения и возможностях приобретения.
На базе экспозиций павильонов, смотров, выставок организуются краткосрочные курсы, научно-практические семинары и конференции, встречи с целью обмена опытом, консультации посетителей. Совместно с предприятиями и организациями на выставке создается регионально-справочная система и в ее составе банк данных о новой продукции, ее изготовителях, возможностях приобретения и реализации, другой коммерческой информации; происходит обмен коммерческой информацией с другими регионами, что способствует налаживанию отношений с другими регионами.
Кроме того:
- организация семинаров для пользователей, в том числе и выездных;
- проведение демонстрационных сеансов работы на местах пользователя;
- предоставление пользователям права бесплатной работы с системой в ознакомительных целях и на определенный период времени (в учебные заведения, возможность скачать демо-версии с сайта компании);
- перспективным направлением рекламной кампании, связанным как с распространением печатных материалов, так и с демонстрацией возможностей системы, является включение курсов по работе с системой в учебные планы различных институтов, школ бизнеса и иных учебных заведений, слушатели которых могут в дальнейшем стать пользователями системы.
Например, маркетинговая акция содействия отечественному образованию "Электронный документооборот - со студенческой скамьи!" компании «ЭОС». Она включает в себя бесплатное предоставление систем «ДЕЛО» и «КАДРЫ» со всей сопроводительной документацией для их использования в учебном процессе плюс обучение представителей учебного заведения в учебном центре компании «ЭОС» и помощь в установке и эксплуатации системы («горячая линия»). Кроме того, для организаций, внедривших системы в учебный процесс, предусмотрены существенные скидки (50%) при покупке систем для собственных управленческих нужд. По своему масштабу акция охватила многие регионы России и государства ближнего зарубежья.
1.3.3. Сопроводительная документация
Работа с системой требует от пользователя детального знания ее языковых средств, характеристик и другой необходимой информации. Поэтому продвижение на рынок невозможно без предоставления пользователям подробной справочной документации. В соответствии со сложившейся практикой рынка в состав справочных материалов должны включатся:
· сведения о системе;
· руководство пользователя по работе с системой, в том числе краткие руководства, содержащие основные сведения, и полные, описывающие все средства системы, которые доступны пользователю;
· метаинформация (классификаторы);
· информация о ценах (прайс-лист) и возможностях получения скидок с них.
Весь комплект документации направляется пользователю сразу же после заключения контракта и периодически обновляется с учетом происходящих изменений. Оперативное информирование пользователей о таких изменениях осуществляется путем рассылки им соответствующих материалов (в сокращенном формате), через собственные информационные бюллетени или в процессе консультирования.
1.3.4. Консультирование и обучение работе с системой
Консультирование пользователей применяется для их первичного ознакомления с возможностями системы, сообщения о новых услугах, а также для ответа на конкретные вопросы, возникающие у пользователей при работе с системой. Консультирование обычно проводиться в процессе непосредственного общения (во время семинаров, по телефону, телефаксу и т.д.). Возможно, консультирование через электронную почту.
Обучение – это один из важнейших этапов на пути адаптации пользователей к работе с системой. Это первое впечатление, от которого зависит, с каким настроением сотрудники будут использовать СЭД. Обучение могут проводить преподаватели от своей фирмы или бизнес-партнеров.