Методика постановки и автоматизации бюджетного управления ООО «Система корпоративных решений» (стр. 1 из 4)

Во многих компаниях существует бюджетное управление в том или ином виде. По большей части регламентация процесса построена на «договоренностях» либо приказами руководителя, что не всегда отвечает требованиям управления. Автоматизация производится силами Excel-таблиц, что может быть удобно в небольших организациях, но становится проблематичным при укрупнении бизнеса и увеличении аналитических данных отчетности.

Компания принимает решение автоматизировать систему бюджетного управления. С чего начать? Для начала дадим ряд определений.

СИСТЕМА – это целое, составленное из частей, или множество элементов, находящихся в отношениях или связях друг с другом, образующих определенную целостность и единство.

УПРАВЛЕНИЕ – воздействие над системой для достижения поставленных целей.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ЦИКЛ: ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ – ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЙСТВИЙ – ИСПОЛНЕНИЕ – КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ – АНАЛИЗ – ФОРМИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ – КОРРЕКТИРОВКА – ПРОВЕРКА ДОСТИЖЕНИЯ ПОСТАВЛЕННЫХ ЦЕЛЕЙ.

Наша методика внедрения системы бюджетного управления состоит из двух блоков:

1. Постановка бюджетного управления.

2. Автоматизация бюджетного управления.

Первый пункт необходим для регламентации деятельности в области бюджетного управления и является «техническим заданием» для второго пункта.

Внедрение бюджетного управления должно отвечать основным циклам управления предприятия, таких как планирование, контроль, анализ.

Этапы постановки и автоматизации бюджетного управления приведены ниже.

ЭТАП 1. Создание рабочей группы проекта.

На данном этапе создается Рабочая группа проекта, которая состоит из Руководителя проекта обычно это Финансовый директор и других сотрудников финансового отдела, которые будут непосредственно участвовать в Проекте, а после его завершения – работать с системой. В проекте также должны участвовать линейные руководители, которые в дальнейшем будут принимать активное участие в процессах бюджетного управления.

Начало проекта оформляется Приказом руководителя предприятия о начале проекта внедрения бюджетного управления. Данный Приказ доводится до сведения всех сотрудников предприятия.

Создается план-график выполнения этапов проекта, которому должна придерживаться Рабочая группа проекта.

ЭТАП 2. ПОСТАНОВКА БЮДЖЕТНОГО управления.

На данном этапе необходимо разработать документы, регламентирующие деятельность Компании по бюджетному управлению. Такими регламентными документами являются:

1. Положение о финансовой структуре. Данное положение определяет финансовую структуру Компании, основанную на ее организационной структуре. Компания (в том числе и холдинг) разбивается на Центры финансовой ответственности (ЦФО). Каждому ЦФО назначается руководитель, который будет планировать деятельность по данному ЦФО и отчитываться за факт. В зависимости от хозяйственной деятельности и финансовой ответственности ЦФО бывают пяти типов:

- Центры затрат

- Центры дохода

- Центры маржинального дохода

- Центры прибыли

- Центры инвестиций

2. Положение о бюджетной структуре. Данное положение описывает все типы бюджетов и их статей, которые будут действовать на предприятии, по которым будет планироваться деятельность и по которым планы будут планы сравниваться с фактами. Также в данном положении определяется структура основных отчетов (Отчет о движении денежных средств, Отчет о доходах и расходах, Отчет по балансовому листу). Бюджетные статьи закрепляются за соответствующими ЦФО.

3. Положение об управленческой учетной политике. Данное положение разрабатывается для регламентации методики учета и системы сбора, обработки, накопления и предоставления учетной информации, используемой управленческим персоналом для планирования, контроля и принятия решений по управлению Компанией. Целью ведения управленческого учета является обеспечения руководства предприятия в оперативном режиме полной и достоверной информацией, необходимой для принятия управленческих решений. Управленческий учет ведется исключительно для удовлетворения потребностей предприятия и регламентируется внутренними нормами и правилами. Так как данная Учетная политика разрабатывается для внутреннего использования в управленческом учете, она может отличаться от бухгалтерской учетной политике, необходимой для предоставления в фискальные органы. Управленческая учетная политика может быть основана как на российском плане счетов (либо плане счетов собственной разработки), так и на любом другом международном плане счетов (GAAP, IAS).

4. Положение о планировании. В данном положении регламентируется процесс планирования текущей деятельности Компании: определяются сценарии планирования, выбираются горизонты и шаги планирования по каждому бюджету и статье бюджета. Определяется график и сроки разработки и согласования плановых показателей, передачи их на другие уровни ответственности и утверждения бюджетов.

5. Положение о финансово-экономическом анализе. Данное положение регламентирует аналитическую часть бюджетного управления. В нем описываются все варианты и регламенты финансово-экономического анализа, которые необходимы Компании для проведения анализа плановых показателей и сравнения их выполнения с фактическими показателями.

6. Положение о ЦФО. Данное положение регламентирует деятельность каждого Центра финансовой ответственности согласно утвержденным положениям, описанным выше.

Данный этап заканчивается утверждением разработанных Положений Руководителем предприятия.

ЭТАП 3. Проведение экспресс-обследования существующей корпоративной информационной системы.

Данный этап необходим для выявления объектов существующей корпоративной информационной системы с целью определения возможных вариантов последующей автоматизации бюджетного управления.

Данный этап заканчивается созданием «Отчет об экспресс-обследовании», в котором фиксируется существующий документооборот корпоративной информационной системы.

ЭТАП 4. Автоматизация бюджетного управления.

В данной концепции рассмотрен вариант автоматизации бюджетного управления на базе программного комплекса «Инталев: Корпоративные финансы 2004», совместимого с «1С: Предприятием 7.7.», как наиболее дешевого, функционального программного продукта, наиболее легко адаптируемого под бизнес-процессы Компании.

Данный этап заключает в себя проведения настроек программного комплекса «Корпоративные финансы» согласно разработанным на первом этапе Положениям. Этап заключает в себе следующие шаги:

1. Введение финансовой структуры Компании (согласно Положению о финансовой структуре).

2. Определение моделей (стандартов управленческого учета).

3. Введение валют учета и выбор единой твердой валюты учета Компании.

4. Введение управленческого плана счетов (одного или нескольких согласно Положению об управленческой учетной политики).

5. Отражение учета курсовых и суммовых разниц (согласно Положение об управленческой учетной политики).

6. Введение структуры Управленческой отчетности (согласно Положениям о бюджетной структуре и управленческой учетной политики).

7. Введение регламента планирования (согласно Положению о планировании).

8. Настройка основных бюджетных операций (согласно Положению о бюджетной структуре).

9. Настройка автоформирования (правил распределения) по счетам управленческого плана счетов (согласно Положениям об управленческой учетной политики и бюджетной структуре).

10. Разграничение доступа к информации. Разработка пользовательских бюджетов (согласно Положению о бюджетной структуре).

11. Настройка видов проформ (согласно Положениям о бюджетной структуре и управленческой учетной политики).

12. Настройка правил формирования фактических бюджетных операций.