В специальной литературе в качестве основных приводятся следующие этапы бенчмаркинга процесса: идентификация процессов, которые сравниваются в ходе бенчмаркинга, отображение этих процессов, сравнение их с другими и взаимообучение. Производительность предприятия повышается одновременно с ростом производительности процессов.
Преимущества бенчмаркинга процессов заключаются в том, что большой потенциал улучшений происходит за счет возможностей выйти за рамки отрасли, в течении продолжительного времени наблюдается высокий эффект и наблюдается хорошая переносимость найденных лучших методов.
5. Стратегический бенчмаркинг.
Стратегический бенчмарикнг – это поиск лучших стратегий, которые ведут к достижению наивысшей производительности. Для этого необходимо знать предпосылки возникновения лучших стратегий.
Стратегический бенчмаркинг является инструментом для определения и ориентации на ключевые области – на основную компетенцию предприятия, а так же на улучшение основных процессов. Стратегический бенчмаркинг – это объективный инструмент раннего предупреждения и, с помощью которого можно распознать долгосрочные тенденции, которые складываются из-за воздействия внешних и внутренних изменений, а также своевременно реагировать на них.
Стратегический бенчмаркинг – это не абсолютно новая концепция разработки стратегии, а направленность уже имеющихся и эмпирически обоснованных инструментов на особенности разработки стратегии.
Стратегический бенчмаркинг можно использовать в следующих областях:
- нахождение стратегических позиций и пробелов в стратегии путем сравнения стран и отраслей.
- выявление главных стратегических факторов успеха путем сравнения стратегий с наиболее успешными предприятиями.
- выявления необходимых компонентов в различных типах стратегий путем сравнения предприятий, имеющих схожую стратегическую направленность.
- перепроверка и дополнение собственной стратегии путем сравнения со стратегиями, которые применяло раньше какое-либо предприятие в схожей ситуации.
Стратегический бенчмаркинг как объективное нахождение позиции в конкурентной борьбе дает требуемую информацию о производственной деятельности конкурентов.
Он определяет цели, которые нужно достичь предприятию, чтобы сравнятся или превзойти лучших из конкурентов. Стратегический бенчмаркинг в комбинации с бенчмаркингом процессов позволяет разработать мероприятия, с помощью которых предприятие станет или останется предприятием мирового уровня.
Структурная организация бенчмаркинг-процесса имеет множество вариантов. Рассмотрим несколько наиболее распространенных вариантов, которые могут применяться как в чистом, так и в смешанном виде.
а) Консорциум.
Несколько предприятий собираются вместе, чтобы решить общую проблему, и получают данные о лучших методах организации производства. Спектр исследуемых проблем простирается от кадровой политики до управления производственными мощностями и т.д. Члены консорциума не обязательно должны принадлежать к одной и той же отрасли, поскольку связующим элементом является совместное фокусирование на проблеме.
Данную организационную форму бенчмаркинга рекомендуется применять при фокусировании на определенном вопросе и для проведения процессов постоянного улучшения.
б) Колесо.
Данная форма рекомендуется для проведения проектов по бенчмаркингу для начинающих. При использовании колеса опросный лист разрабатывается совместными усилиями, происходит постоянный обмен информацией между партнерами и первенство в оценке принадлежит одному предприятию / координатору.
в) Круг.
Эта форма не подходит для реализации одного проекта, одна имеет смысл использовать ее для постоянных проектов по бенчмаркингу, так как для этой формы характерен постоянный информационный обмен между партнерами, составление опросного листа и оценка результатов проводиться совместными усилиями.
г) Звезда.
Использование этого варианта возможно лишь в исключительных случаях, например, при проведении международного бенчмаркинга. В этом варианте координатор разрабатывает опросный лист, проводит оценку и предоставляет данные партнерам, а между отдельными партнерами нет контактов.
1.3.Основные принципы и этапы реализации концепции бенчмаркинга
Определив основное содержание бенчмаркинга, рассмотрим более подробно его основные принципы. Так, Watson G.H. [60] выделяет следующие основные принципы бенчмаркинга.
1. Взаимность.
Бенчмаркинг является деятельностью, основанной на взаимном отношении, согласии и обмене данными, которые обеспечивают "выигрышную" ситуацию для обеих сторон. Но взаимность не бывает вслепую. Сначала необходимо согласовать пределы диапазона информации, порядок обмена данными, логику проведения исследования. В бенчмаркинговом альянсе любой партнер должен иметь гарантии по поведению других, и только уважение правил игры всеми участниками гарантирует всем хороший результат.
Все должно быть заранее установлено и согласовано.
2. Аналогия.
Оперативные процессы партнеров должны быть схожими. Может быть оценен любой процесс, только бы группа исследования могла перевести его в культурный, структурный и предпринимательский контекст своего предприятия. Аналогия процессов и установление критериев отбора партнеров по бенчмаркингу являются тем, от чего зависит успех деятельности.
3. Измерение.
Бенчмаркинг – это сравнение характеристик, измеренных на нескольких предприятиях; целью является установление того, почему существуют различия в характеристиках и как достигнуть их наилучшего значения. Важнейшим считается определение ключевых характеристик процесса, что позволяет улучшить характеристики на основе изучения процесса.
4. Достоверность.
Бенчмаркинг должен проводиться на основе фактических данных, точного анализа и изучения процесса, а не только на базе интуиции.
Процесс бенчмаркинга может быть запутанным из-за отсутствия единого стандарта его проведения. Так, например, существуют модели основанные на:
· Подходе Деминга к контролю качества, который состоит из четырех этапов: «планируй, измеряй, анализируй и внедряй».
· Модели Роберта Кэмпа (менеджера по бенмаркингу и удовлетворенности потребителей компании Xerox), которая имеет 5 фаз, разделенных на 12 этапов.
· «Системе 20 ключей», созданной японским профессором Ивао Кобаяси. Согласно этой системе, компания оценивает собственную организацию через 20 ключей (каждый из которых – фактор, имеющий критическое значение для ее функционирования) по 5 – бальной системе.
Организационные формы бенчмаркинга.
На практике организации приспосабливают под себя модели, чтобы они отвечали их собственному подходу к постоянному улучшению и существующему бизнес-окружению. Рассмотрим одну из наиболее распространенных моделей, состоящую из четырех этапов:
– планирование,
– поиск,
– анализ,
– адаптация.
1. Планирование.
Для того чтобы приступить к планированию бенчмаркинг-проекта, нужно в первую очередь собрать всю необходимую для этого информацию.
Составляющие этапа планирования:
· Определить предмет исследования.
· Определить цели исследования и критерии, которые будут использоваться для оценки успеха.
· Выбрать подход и тип бенчмаркинга.
· Определить потенциальных партнеров.
· Выработать план проекта.
· Развивать коммуникационную стратегию.
· Назначить ресурсы и определить команду проекта.
· Определить правовые аспекты.
2. Поиск.
· Собрать информацию и данные по работе. Это может включать в себя составление карт процессов.
· Выбрать и вступить в контакт с партнерами.
· Выработать с партнерами совместное понимание о процедурах, которые будут проводиться и, если это необходимо, подготовить Протокол бенчмаркинга.
· Подготовить вопросы и согласовать терминологию, а также инструменты измерения деятельности, которые будут использованы
· Раздать список вопросов каждому партнеру.
· Начать сбор информации и данных по выбранному методу, например, посредством интервью, посещения площадок, телефонных переговоров, электронной почты, факса.
· Если требуются посещения площадок, разработать программу визитов и согласовать их цели.
· Сопоставить данные для возможного анализа.
3. Наблюдение – понимание и документирование процесса партнера по показателям и по практике.
4. Анализ.
· Пересмотреть данные и сделать таблицы, диаграммы и графики для поддержки анализа.
· Определить пробелы в работе между вашей организацией и лучшей практикой .
· Найти объяснения пробелов в работе.
· Убедиться, что сравнения носят осмысленный и достоверный характер. Где необходимо, нормализовать используемые инструменты измерения – применить корректирующие факторы, чтобы учесть причины различий в работе и отличить их от собственной неэффективности.
· Обсудить данные как указано в коммуникационной стратегии в начале проекта.
· Определить реальные возможности для улучшений.
5. Адаптация.
· Исследовать реальность проведения улучшений в свете условий вашей организации.
· Согласовать улучшения, которые реальны.
· Сделать отчет по бенчмаркингу, в котором включены рекомендации.
· Получить поддержку ключевых групп участников для осуществления необходимых изменений.
· Разработать план(ы) действий для внедрения.
· Внедрить план(ы) действий.
· Отслеживать работу.
· Поощрять успех.
· Информировать ключевых участников проекта о прогрессе.
Эти пять этапов составляют колесо бенчмаркинга, но есть еще один этап, который не отражен в колесе бенчмаркинга, но реально существует на практике: