Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Поступившие из структурных подразделений в архив федерального органа исполнительной власти электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
3.7. Работа исполнителя с документами
Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству предусмотреть следующие положения:
организация работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;
подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;
документы, поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению документов руководства федерального органа исполнительной власти, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.
Специалисты структурных подразделений федерального органа исполнительной власти в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в федеральном органе исполнительной власти;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:
функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа;
право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;
порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.
Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству предусмотреть порядок передачи документов в случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) другому исполнителю, а также порядок передачи документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.
В Инструкции по делопроизводству предусматривается возможность продления срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
3.8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,
штампов и бланков документов
3.8.1. Учет печатей и штампов
Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417) применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.
Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в федеральном органе исполнительной власти могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
В Инструкции по делопроизводству определяются виды и количество печатей, применяемых в федеральном органе исполнительной власти, порядок учета, хранения и уничтожения печатей. При этом предусматриваются следующие положения.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель федерального органа исполнительной власти по согласованию с руководителем Службы делопроизводства.
Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.
В случае служебной необходимости по решению руководителя федерального органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом федерального органа исполнительной власти или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:
подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложен учет печатей и штампов;
форму журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;
порядок выдачи печатей и штампов работникам федерального органа исполнительной власти;
порядок хранения печатей и штампов;
ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;
порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;
порядок уничтожения печатей и штампов.
В инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть, что:
учет имеющихся в федеральном органе исполнительной власти печатей и штампов ведет административно-хозяйственная служба федерального органа исполнительной власти в журнале учета печатей и штампов (приложение N 29) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью);
выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов;
печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах;
передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых федеральным органом исполнительной власти, не допускается;
ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя федерального органа исполнительной власти, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений;
печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета;
порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей.
3.8.2. Учет бланков документов
Организацию работы по изготовлению и учету бланков документов федерального органа исполнительной власти рекомендуется возложить на административно-хозяйственную службу, которая: