вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);
вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания: указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образцы прилагаются.
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
(РОСАРХИВ)
ПРОТОКОЛ
заседания Научного совета
---------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
Москва
__________________________ N _________
Председательствующий - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
---------------
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы ...
Доклад заместителя руководителя ...
2. О ..........................................
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2. ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Образец оформления полного протокола
ПРОТОКОЛ
совещания у руководителя Федерального архивного агентства
И.О. ФАМИЛИЯ
---------------------------------------------------------------------------
Москва
__________________________ N _________
Присутствовали:
---------------
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
(Инициалы и фамилии в алфавитном порядке)
О выполнении годового плана научно-исследовательской работы
ВНИИДАД
_____________________________________________
(фамилия, фамилия, фамилия, фамилия, фамилия)
1. Принять к сведению ...
2. Директору ВНИИДАД ...
II. О введении мер по ...
_____________________________________________
(фамилия, фамилия, фамилия, фамилия, фамилия)
2. Принять к сведению ...
Руководитель Росархива И.О. Фамилия
Образец оформления краткого протокола
Приложение N 17
к п. 3.3.5.5
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО Директору ВНИИДАД
(РОСАРХИВ)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ М.В. Ларину
ул. Ильинка, д. 12, Москва, 103132
тел. 8 (495) 606-35-31,
тел./факс 8 (495) 606-55-87
e-mail:rosarchiv@archives.ru
http://www.rusarchives.ru
_____________________ N _____________
На N ____________ от ________________
Уважаемый Михаил Васильевич!
Направляю замечания РГАНТД на план-проспект научного доклада "База
данных как объект архивного хранения".
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
С уважением,
В.П. Тарасов
Образец оформления служебного письма
Приложение N 18
к п. 3.5.1
Наименование федерального органа
исполнительной власти
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
___________ N ______
____________________
(место составления)
На _____________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка
Дата подписи
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка
Дата подписи
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка
Дата подписи
Продолжение приложения N 18
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году в
структурном подразделении
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись Расшифровка
Дата подписи
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ
Наименование должности лица, передавшего
сведения Подпись Расшифровка
Дата подписи
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
федерального органа исполнительной власти
Приложение N 19
к п. 3.5.1
Наименование федерального органа
исполнительной власти
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
________ N ________ Наименование должности
___________________ руководителя федерального
(место составления) органа исполнительной власти
На ____________ год Подпись Расшифровка
Дата подписи
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя
службы ДОУ федерального органа
исполнительной власти Подпись Расшифровка
Дата подписи
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК федерального архива
от ___________ N ______ от _______________ N ___________
Продолжение приложения N 19
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году
в федеральном органе исполнительной власти
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
Наименование должности руководителя
службы ДОУ Подпись Расшифровка
Дата подписи
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности лица, передавшего
сведения Подпись Расшифровка
Дата подписи
Форма номенклатуры дел федерального органа
исполнительной власти
Приложение N 20
к п. 3.5.1
ПОРЯДОК
ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти составляется по установленной форме (приложение N 19).
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы министерства по основной деятельности.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.