На самом деле вариантов может быть огромное количество, и в принципе здесь нет никаких особых премудростей: всё подчиняется в данном случае здравому смыслу.
Главное – помнить, что приглашённым людям должно быть максимально удобно делать то, что им предлагают организаторы.
Конференция – средство общения, обсуждения и решения проблем в научных, профессиональных и политических сообществах. Вместе с тем это и средство делового общения в целях повышения активности деятельности.
Учреждениям культуры конференции помогают реализовать те или иные идеи, продвигать услуги, создавать благоприятную для них ситуацию в обществе и бизнесе.
Конференции могут быть внутренними (участники – члены коллектива учреждения культуры) и внешними (участники – представители различных учреждений).
Различают научные, практические и научно – практические конференции. Также различают конференции, проводимые на постоянной основе, и разовые. Наибольший, с точки зрения PR интерес, представляют внешние научно – практические конференции, проводимые на постоянной основе.
Конференции могут проводиться:
¨ по проблемам организации и управления учреждением;
¨ вопросам сотрудничества учреждений;
¨ проблемам политики, экономики, образования и собственно культуры.
Тема конференции должна быть прямо или косвенно связана с направлением деятельности учреждения – организатора. Уровень конференции определяется количеством и качеством приглашённых участников, а также территориальным охватом ( региональная, межрегиональная, республиканская, международная и т. д.)
Для проведения конференции создаётся оргкомитет, в который должны войти работники учреждения культуры, а также специалисты и учёные из других организаций. Кроме основных мероприятий могут быть предусмотрены экскурсии, посещения предприятий, коктейль – вечера и т.п.
Задолго до начала конференции должна быть разработана, утверждена и разослана всем участникам программа конференции. Специалисты PR, отвечающие за подготовку и проведение конференции, должны также заранее подготовить и разослать журналистам медиа – кит конференции, куда должны войти :
¨ программа;
¨ информация об учреждении – организаторе (название, виды деятельности, структура, краткая историческая справка, перспективы) ;
¨ список участников (с указанием их регалий);
¨ тезисы наиболее важных для общественности докладов;
¨ пресс – релиз.
Круглый стол – один из способов обсуждения проблемы, выработки стратегии и тактики деловой политики учреждения культуры. Участниками круглого стола обычно являются руководители или авторитетные специалисты в профессиональной области деятельности.
Участие в круглом столе представителей учреждения культуры не только позволит решить часть проблем, но и получить достаточно широкую известность в кругах деловой общественности.
Обычно количество участников круглого стола не должно превышать 10 – 15 человек.
Работу круглого стола организует ведущий, который может заранее согласовать с его участниками сценарий, перечень и последовательность обсуждаемых вопросов и выступлений.
Дни открытых дверей. Для проведения такого мероприятия необходимо заранее подготовить детальный сценарий с назначением ответственного за каждую позицию.
О дне открытых дверей общественность должна быть заранее оповещена через СМИ или посредством собственных объявлений учреждения – организатора. Проведение дня открытых дверей должно широко освещаться в СМИ.
В помещениях, где будут присутствовать гости, следует разместить стенды с информацией о работе рекламируемого учреждения культуры, различный иллюстративный материал. В определённое (указанное в приглашении) время гости приглашаются в конференц – зал, где перед ними выступает руководитель учреждения.
Он даёт информацию о деятельности организации и отвечает на вопросы журналистов.
Затем слово предоставляется руководителям подразделений данного учреждения культуры. После этого, как правило, проводится экскурсия по учреждению. В завершении для избранных гостей могут быть организованы фуршет или дегустация.
Выставки. Учреждение культуры может либо принять участие в выставках, организуемых каким – либо выставочным комитетом (где обычно бывает представлено множество фирм), либо организовать собственную выставку, на которой оно будет представлено в единственном числе.
Целью выставки может быть продвижение учреждением своих услуг, исследование рынка и т. п.
При организации выставки нужно уделить особое внимание оформлению павильона или стенда, подготовке рекламных материалов, проспектов, прайс – листов,не забыть о сувенирах.
Приём организуется для совместного проведения времени с гостями и сочетает отдых и развлечения с деловым общением. Он может проводиться как самостоятельно, так и совместно с деловым мероприятием, например, с презентацией.
Обычно приёмы организуются в случаях:
¨ празднование торжественной даты или юбилея учреждения культуры;
¨ посещение его делегацией партнёров или другими важными лицами;
¨ проведение акции, имеющей важное значение.
Подготовка к приёму включает в себя следующие мероприятия:
¨ определение целей приёма,
¨ выбор формы организации;
¨ определение состава участников;
¨ разработку сценария приёма;
¨ рассылку приглашений;
¨ составление меню, сервировку стола;
¨ составление плана рассадки гостей за столом, порядка обслуживания гостей;
¨ написание тостов и речей.
Приёмы делятся на деловые, светские, официальные ( к которым тщательно готовятся и приглашающие, и приглашённые) и неофициальные ( которые проводятся экспромтом в рабочей или дружеской обстановке). Различают также дневные и вечерние приёмы.
Промоушн – акция – комплекс мероприятий, имеющих целью воздействие на конечного потребителя, эффективное средство продвижения товаров и услуг.
Этот вид презентации условно можно разделить на следующие две основные категории (исключая специальные нестандартные акции).
Первая – распространение листовок (иногда образцов продукции). При кажущейся «мимолётности» контакта подобная акция должна быть яркой, запоминающейся ( яркая униформа промоутеров, красивые рекламные материалы), вызвать интерес, сформировать позитивное восприятие продвигаемого продукта. В этом случае соотношение расходов и результатов зачастую себя оправдывает.
Вторая – акция- мероприятие. Она организуется как специальное мероприятие и может быть достаточно широкомасштабной, что требует анонсирования и PR – поддержки в СМИ.
В учреждениях культуры наиболее приемлем игровой промоушн – продвижение продукции игровыми методами (лотереи, конкурсы, розыгрыши призов).
Он проводится как в самом учреждении, так и на улицах, с организацией концертов, праздников и т.п. Для более широкого вовлечения целевой аудитории в проводимое мероприятие полезно использовать СМИ.
Отметим три самые важные аксиомы успеха промоушн – акции, зная которые можно обезопасить свой рекламный бюджет и провести для своего учреждения (подразделения, конкретной услуги) эффективный PR:
¨ правильно подобранные люди, творческие коллективы (очень многое зависит от того, кто будет осуществлять промоушн – акцию);
¨ тщательно проработанные идея и стратегия промоушн – акции;
¨ качественное исполнение.
Эти правила не являются догмой, их можно менять в зависимости от ситуации, однако необходимо учитывать каждый из перечисленных факторов и не забывать, что любая мелочь может сыграть свою роль – как положительную, так и отрицательную.
Концептуальная модель PR – кампании
Несомненно приведенный перечень PR - мероприятий далеко не полон. В целом специальные события очень полезны с точки зрения обеспечения внимания СМИ. Если содержание организованных событий, масштабы, состав их участников и приглашённых гостей таковы, что сами по себе заслуживают быть новостью, то, несомненно, СМИ не смогут обойти их молчанием.
Таким образом, концепция PR – кампании соединяет в едином замысле постановку целей и задач, формулировку основной проблемы, а также принципиальный способ решения проблемы и средства реализации планов действий (ближайших, перспективных, стратегических)
Оценка эффективности PR – деятельности
Спецификой PR – кампании в деятельности учреждения культуры является сложность оценки её результатов из – за отсутствия критериев, по которым эти результаты можно было бы определить с достаточной точностью. Возможно применение следующих форм оценки эффективности PR – кампании.
При оценке по принципу «план – факт» результативность рассматривается с точки зрения всех запланированных мероприятий, акций, коммуникаций. Грамотно и качественно составленный план с достаточной степенью точности отражает достижение запланированных результатов.
Оценка по принципу «от достигнутого», как правило, применяется при достаточно регулярных акциях одного типа (например, ежегодный день открытых дверей) и позволяет сравнивать планируемые показатели сходных мероприятий, выделяя
достижение или их отсутствие, учитывая бюджет каждого из сравниваемых мероприятий.
В случае оценки по принципу «цель – конечный результат» эффективность PR – кампании оценивается как реализация поставленных целей, естественно, с учётом временных и финансовых соответствий плану.
Другими словами, к числу основных параметров, которые необходимо учитывать при анализе эффективности PR – кампании, могут быть отнесены :
¨ степень информированности общественности, способствующая продвижению новых идей и проектов;