У графі 4 зазначається підстава для внесення запису до трудової книжки - наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видачі і номер.
Питання визнання недійсними відповідних записів, внесених до трудових книжок громадян: "звільнений від роботи (посади) у зв'язку із незаконним засудженням або звільнений з посади у зв'язку із незаконним притягненням до кримінальної відповідальності" і про видачу їм дублікатів трудових книжок, а також питання занесення до трудових книжок відповідних записів особам, засудженим до позбавлення права займати певні посади або займатися певною діяльністю і про порядок надання їм дублікату трудової книжки регулюються чинним законодавством.
До трудових книжок працівників у розділ "Відомості про нагородження" вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України; у розділ "Відомості про заохочення" вносяться відомості про заохочення за успіхи у праці.
До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою заробітної плати, або виплата яких носить регулярний характер.
Порядок внесення відомостей про нагороди і заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовку назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація, що зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесений запис (із посиланням на дату, номер і найменування документа).
д) заповнення трудової книжки при звільненні
Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.
Наприклад: "Звільнений в зв'язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України".
При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство пов'язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: "Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зарахуванням у вищий навчальний заклад, ст. 38 КЗпП України".
Запис про звільнення у трудовій книжці працівника провадиться з додержанням таких правил: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 - дата звільнення; у графі 3 - причина звільнення; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис, - наказ (розпорядження), його дата і номер.
Днем звільнення вважається останній день роботи.
Наприклад, трудовий договір з працівником припиняється у зв'язку із скороченням штату працівників. 10 жовтня 1993 р. є останнім днем його роботи. У трудовій книжці працівника має бути зроблений запис: у графі 1 розділу "Відомості про роботу" ставиться порядковий номер запису, у графі 2 - дата звільнення (10.10.93), у графі 3 записується: "Звільнений за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України", у графі 4 зазначається дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення.
У разі переведення з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження: "Звільнений у зв'язку з переведенням на роботу на таке-то підприємство, п. 5 ст. 36 КЗпП України".
У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: "Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в таку-то організацію, п. 5 ст. 36 КЗпП України".
У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у зв'язку із здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записується "Звільнено за скороченням штатів (чи чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України" і далі в дужках зазначається відповідна постанова Кабінету Міністрів України.
У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у трудовій книжці органами соціального забезпечення ставиться штамп "Пенсію призначено". Штамп ставиться у розділі "Відомості про призначення пенсії". У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) зазначений штамп ставиться на першій сторінці.
3. Працівнику при звільненні видається довідка замість трудової книжки у наступних випадках:
1) в разі, якщо працівник пропрацював не більше 5 днів, і на нього не заводилась трудова книжка (ст. 48 КЗпП);
2) в разі, якщо працівник працює за сумісництвом, і трудова книжка зберігається за місцем основної роботи (п. ч. 3 п.п. 1.1. Інструкції).
Джерела
1. Кодексу законів про працю України.
2. Указ Президії Верховної Ради СРСР від 13.07.1976 № 4204-ІХ "Про затвердження Положення про матеріальну відповідальність робочих і службовців за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації”.
3. Постанова Ради Міністрів СРСР від 03.10.1977 № 889 "Про порядок укладення письмових договорів про повну матеріальну відповідальність робітників та службовців за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання або для інших цілей".
4. Постанова Держкомпраці СРСР від 28.12.1977 № 447/24 "Про затвердження переліку посад і робіт, які заміщаються або виконуються робітниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, які були передані їм для збереження, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва, а також типового договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність".
5. Постанова Держкомпраці СРСР та ВЦРПС № 259/16-59 від 14.09.1981 "Про затвердження Переліку робіт, у разі виконання яких може запроваджуватися колективна (бригадна) матеріальна відповідальність, умов її застосування та типового договору про колективну (бригадну) матеріальну відповідальність".
6. Наказ Мінпраці № 43 від 12.05.1996 "Про затвердження Переліку робіт, при виконанні яких може запроваджуватися колективна (бригадна) матеріальна відповідальність, умови її застосування і типового договору про колективну (бригадну) матеріальну відповідальність".
7. Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мінсоцзахисту, Мінюсту 29.07.1993 № 110.
8. Постанова Кабінету Міністрів України „Про трудові книжки працівників” від 27.04.1993 № 301.