10 – 40 баллов – у вас ни на что не хватает времени. Советуем заранее составлять план;
41 – 70 баллов – вы не успеваете все делать вовремя, но есть резервы времени;
71 – 95 баллов – вы знаете цену времени, но не являетесь его рабом;
96 – 120 баллов – вы очень эффективно используете время.
Ситуационные задачи
1. Вы – начальник отдела крупного предприятия, у вас в подчинении находится 50 служащих. Некоторые ваши подчиненные постоянно обращаются к вам за советом или рекомендациями по вопросам, которые должны решать самостоятельно, и тем самым отвлекают вас от неотложных и более важных дел. Как вы поступите в этой ситуации и есть ли в сложившейся ситуации ваша вина как руководителя?
2. Вы заняты выполнением важного и срочного дела. В это время вам звонят по телефону и просят дать консультацию по вопросу, который находится в компетенции вашего заместителя. Ваши действия?
3. В конце рабочей недели у вас сложилась ситуация, когда возникло много задач, которые требуют вашего внимания и сил. Как вы справитесь с данной ситуацией?
4. Вы чувствуете, что намеченные на день дела вы не успеваете сделать вовремя. Помимо того, что уже выполнено, еще нужно провести совещание с руководителями подразделений, заказать билеты на самолет для предстоящей командировки, сделать заказ на поставку товаров и встретиться с рабочими по поводу внедрения в производство новой технологии. Как вы поступите в данной ситуации:
а) постараетесь быстро все сделать сами;
б) перепоручите некоторые дела секретарю или помощнику;
в) перенесете несделанное на другие дни.
Выбранное решение обоснуйте.
Задание
Определите виды и элементы работ в основных группах деятельности руководителя (табл. 7).
Таблица 7
Содержание видов деятельности руководителя
| Группа работ | Наименование группы | Виды и элементы работ |
| 1 | Организационно-административная работа | |
| 2 | Творческая работа | |
| 3 | Техническая работа | |
| 4 | Вспомогательная работа | |
| 5 | Время на личные надобности и отдых | |
| 6 | Работы, не предусмотренные должностными обязанностями (косвенные потери) | |
| 7 | Потери рабочего времени |
Вопросы для самоконтроля
1. Определите значение фактора времени.
2. Каковы причины дефицита рабочего времени руководителей?
3. Назовите типичные ошибки руководителей, ведущие к потерям их времени.
4. Назовите основные правила экономии рабочего времени.
5. Каким образом можно изучать и анализировать использование времени руководителя?
ТЕМА 6. ПЛАНИРОВАНИЕ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
Увеличение затрат времени на планирование приводит к экономии времени.
Эффективность труда руководителя повышается за счет четырех составляющих:
• планирования;
• реализации плана;
• мониторинга и контроля;
• взаимодействия и связи людей.
Руководитель должен уметь анализировать свое рабочее время, составлять планы личной работы, при этом необходимо учитывать все выполняемые им работы, уметь расположить их в порядке важности.
При планировании личной работы руководителю целесообразно придерживаться системы, которая выполняется в следующей последовательности:
• проанализировать бюджет времени;
• определить содержание планируемых дел;
• определить время, необходимое для выполнения этих дел;
• сопоставить необходимые затраты времени на планируемые дела с личным бюджетом времени и личными возможностями;
• составить перспективный план дел или перечень на год;
• составить тематический список дел на месяц;
• составить план действий на неделю;
• записывать текущие дела и составлять рабочие планы на день.
Начинать планирование работы следует с долгосрочных планов. Для этого необходимо составлять перечень наиболее важных работ на несколько лет, а затем установить сроки их начала и окончания.
На основании имеющихся данных о перечне дел, их характере и трудоемкости составляется перспективный план на более или менее продолжительный период.
Чтобы перейти к конкретным текущим планам на каждый день, нужно решить, как наиболее целесообразно построить свою работу.
График работы значительно облегчает оперативное планирование и организацию времени руководителя, установление определенного регламента, четкого распорядка рабочего времени.
Для планирования времени целесообразно пользоваться следующими инструментами:
• календарем-ежедневником;
• дневником времени;
• компьютерной системой организации труда;
• тайм-менеджером.
Анализ условий, неблагоприятно влияющих на организацию труда руководителя, свидетельствует о необходимости уделить повышенное внимание к вопросам планирования его личной работы [12, с. 4].
Следующий тест поможет определить, насколько хорошо вы справляетесь с работой.
Подумайте над предлагаемыми утверждениями, указав свое отношение к ним следующим образом:
Я поступаю так:
а) почти никогда;
б) иногда;
в) часто;
г) почти всегда.
1. Я резервирую в начале рабочего дня время для планирования.
2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.
3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.
4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.
5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь.
6. Свой рабочий день я пытаюсь, по возможности, освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.
7. Свою дневную нагрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.
8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.
9. Я пытаюсь проявить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь сконцентрироваться на жизненно важных проблемах.
10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.
Ключ к тестовому заданию «Насколько хорошо вы справляетесь со своей работой»
Самооценка в баллах: «а» – 0, «б» – 1, «в» – 2, «г» – 3.
Результаты по сумме баллов:
0 – 15 баллов – вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его;
16 – 20 баллов – вы пытаетесь управлять своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех;
21 – 25 баллов – у вас хороший самоменеджмент;
26 – 30 баллов – вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим вас людям приобщиться к вашему опыту.
Ситуационные задачи
1. Наблюдая за работой своего подчиненного, вы видите, что он не умеет планировать время, отводимое на выполнение поручений. Что следует предпринять в подобной ситуации?
2. Вы стали свидетелем беседы двух своих коллег. Один из них утверждает, что планирование необходимо осуществлять, начиная с перспективных дел, т.е. на год. Его оппонент считает, что планирование удобно начинать с записей дел на неделю. Чью точку зрения вы поддерживаете? Обоснуйте свою позицию.
3. Один из ваших подчиненных отстаивает свое мнение, согласно которому все поручения, которые он получает от вас, невозможно выполнить за отведенное время, и, следовательно, необходимо либо уменьшить количество поручений, либо увеличить время на их выполнение. Что можно ответить подчиненному?
4. К завтрашнему дню вам необходимо предоставить перспективный и среднесрочный планы работы вашей организации вашему руководителю. Но ваш компьютер «завис», и вы не справляетесь с заданием. Ваши действия.
Задания
1. Составьте примерный тематический список дел на год или на месяц для руководителя организации (табл. 8).
Таблица 8
Тематический список дел на год (месяц) для руководителя организации
| Организация | Внеш-ние связи | Кадро- вые вопро- сы | Меропри- ятия в городе, районе | Хозяйст-венные вопросы организа-ции | Семья и дом | Здо-ровье | Перс-пек- тив-ные вопросы | |
| Общее руко-водство | Лично | |||||||
1. Составьте примерный план рабочей недели руководителя (табл. 9).
Таблица 9
Распорядок рабочей недели руководителя
Неделя № ______ с_________по____________200__г.
| Дни недели / Часы | Пн. | Вт. | Ср. | Чт. | Пт. | Сб. | Вс. | Основные задачи недели |
| Профиль дня | ||||||||
| 8.00-9.00 | ||||||||
| 9.00-10.00 | ||||||||
| 10.00-11.00 | ||||||||
| 11.00-12.00 | ||||||||
| 12.00-13.00 | ||||||||
| 13.00-14.00 | ||||||||
| 14.00-15.00 | ||||||||
| 15.00-16.00 | ||||||||
| 16.00-17.00 | ||||||||
| 17.00-18.00 | ||||||||
| 18.00-19.00 | ||||||||
| 19.00-20.00 | ||||||||
| 20.00-21.00 | ||||||||
| Основные дела дня | Дом, семья | Здоровье, досуг | ||||||
2. Составьте примерный рабочий план руководителя на день (табл. 10).