в) «не совсем так» – 1 балл;
г) «совершенно не так» – 0 баллов.
Суммировать баллы следует отдельно по четырем группам утверждения.
Ключ к тестовому заданию «Как вы относитесь к бумажному потоку»
| № вопросов | Варианты ответов | |||
| а | б | в | г | |
| Группа 1 | ||||
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| Группа II | ||||
| 4 | ||||
| 5 | ||||
| 6 | ||||
| Группа III | ||||
| 7 | ||||
| 8 | ||||
| 9 | ||||
| Группа IV | ||||
| 10 | ||||
| 11 | ||||
| 12 | ||||
Если вы набрали по первой группе утверждений 7 и более баллов, то вы, скорее всего, «суперисполнитель», а потому склонны делать сами большую, чем необходимо, долю бумажной работы, не нагружая своих подчиненных.
Если вы набрали 7 и более баллов по второй группе утверждений, то вы, скорее всего, «расфасовщик». Конечно, делегирование обязанностей – одно из важнейших правил современной науки об управлении. Между тем многие руководители, увлекаясь делегированием, забывают о необходимости постоянно учить и концентрировать внимание тех, кому они передают те или иные задания. Это нередко ставит под удар их самих. Ведь в конечном счете за все несет ответственность руководитель.
Если вы набрали 7 и более баллов по третьей группе утверждений, значит, вам присущи черты «антибюрократа», и вы склонны игнорировать важность бумажной работы. Такие привычки могут дорого обойтись, если в вашей организации объем бумажной работы велик и ей придается большое значение. Поэтому вам стоит либо пересмотреть свое отношение к «бумажкам», либо поискать себе место в организации, где бумажной работы меньше.
Если вы набрали по четвертой группе утверждений 7 и более баллов, значит, вы – «волокитчик» и обречены постоянно выслушивать упреки начальства за задержку исполнения различных документов. Выручить вас могут лишь более дифференцированный подход к входящей документации и более широкое использование делегирования.
Если количество баллов, набранных вами по всем четырем группам утверждений, примерно одинаково и колеблется в пределах 3 – 5, то это можно считать свидетельством разумного отношения к бумажной работе и отсутствия ярко выраженных черт «бумажных неудачников». Это, конечно, приятно, но все же справляться с тем объемом бумаг, которые к вам поступают каждый день, все равно трудно. Подумайте, можно ли сократить документооборот.
Если вы набрали менее 3-х баллов по всем группам, то вы правильно организуете делопроизводство, у вас имеется четкая система ведения работы с документами.
Ситуационные задачи
1. Ваша фирма переезжает в новый офис. Все сотрудники заняты переездом. Начальники отделов стремятся занять кабинеты рядом с вашим. Как вы поступите с распределением кабинетов, чтобы работа была эффективной:
а) отделы, работа которых непосредственно связана с конечным результатом, не напрямую зависящим от вас, вы переведете на другой этаж, чтобы они могли работать самостоятельно;
б) другим отделам, работа которых неразрывно связана с вашей, вы предоставите кабинеты рядом со своим, потому что вам надо часто встречаться с ними во время работы?
Предложите свой вариант распределения кабинетов.
2. Вы – руководитель строительной организации. Понедельник – начало недели, начало рабочего дня. Вы заходите в кабинет, просите секретаря принести чашечку кофе и занимаете свое рабочее кресло, осматриваете свой кабинет и с тяжестью во взгляде смотрите на свой рабочий стол: груда бумаг различного назначения находится в абсолютном беспорядке. На 10.00 у вас назначено совещание с руководителями отделов, но в таком «хаосе» вы не можете найти нужные для проведения совещания документы. Как вы справитесь с данной ситуацией?
3. Деятельность вашего непосредственного подчиненного (начальника отдела маркетинга) связана с постоянным использованием оргтехники, но габариты его кабинета не позволяют установить на его рабочем месте всю требуемую технику. В ходе деятельности он постоянно проходит через рабочие места других служащих. В связи с этим он тратит время на разговоры и личные просьбы, теряя тем самым как свое рабочее время, так и отвлекая других. Как разрешить данную ситуацию?
4. Вы сделали ремонт своего кабинета. Осталось только выбрать мебель. Дизайнер вашей фирмы советует вам выбрать мебель известного производителя, но вам нравится другая. Как вы поступите?
Задания
Изобразите графически эффективную планировку рабочего помещения руководителя при Т-образном расположении рабочего стола.
Вопросы для самоконтроля
1. Перечислите основные правила при организации рабочего места руководителя.
2. Назовите принципы оформления офиса, кабинета руководителя.
3. Перечислите виды технического оснащения рабочих мест.
4. Что представляет собой автоматизированное рабочее место руководителя? Какими преимуществами оно обладает?
5. Назовите основные мероприятия по улучшению условий труда.
6. Сформулируйте правила рациональной организации управленческого труда.
ТЕМА 10. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильности деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие управленческие решения. Назначение информационного обеспечения состоит в своевременном и полном обеспечении управленческого персонала и технических средств системы управления достоверными данными, позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения (организационного, технического, программного, математического, лингвистического и др.).
Требования к организационно-распорядительной документации регламентируются государственными стандартами. Существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
Неотъемлемыми качествами документов должны быть грамотность, краткость изложения и четкость формулировок.
Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами: прием и регистрация, рассмотрение документов руководителями, прохождение документов в организации, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка и передача их в архив.
Оценить вашу внимательность при работе с информацией позволит данный тест.
Среди буквенного текста имеются слова. Задача – как можно быстрее читая текст выписать эти слова.
Пример: ПЕТРЛАРРАДОСТЬКОЖУВА. Время работы 2 мин.
ФЛЭКСОЛНЦЕРМУДАРАЙТЩКУНОВОСТЬВТФФАКТЦЕБЛЦЭКЗАМЕНУКЪЕРЕКТОРКАРТЕОРИЯДЛПБИЗНЕСТФКЩАМАРКЕТИНГПМТДАТАХРКДОЧИСЛОТЩЦОСЛЕДСТВИЕРВОУКЛАБОРАТОРИЯЦДБАРФУПЕНЬЦЩФРЕМКАФЕДРАКРМУФЦНОМЕНЕДЖМЕНТНРЩЪАРДЕНЬГИЬКЦЩЪБСТУЛФПЛЬТОЩКРТДОВВНИМАНИЕЕХИЩЬСТОЛПТХМУРАДОСТЬЯСМУКУСТРПКЩБФЩОБЩЕНИЕЯАОТРВЕТЕРБФРКЦДЕВУШКАСЯПТУЦЩБФКВЦОНОСЯФТМКЦЛУБЮНОШАКЦШЩЛЮБОВЬАКЛЬПЕСНЯЖКФШЯФЦСЧАСТЬЕКЖДФМОБАНКДШЖЪТКОНЬДПЖКТОЧКАПФЦК
Оцените количество найденных с первого раза слов, их должно быть 33.
1. У директора объединения в кабинете находится представитель завода, которому объединение поставляет ряд изделий по кооперации и с которым сложились многолетние хорошие отношения. Он просит несколько изменить номенклатуру и сроки поставок, объясняет необходимость этого и передает соответствующее письмо. Не обладая необходимой информацией по существу вопроса, что вполне естественно, искренне желая помочь потребителю и в то же время не желая его безосновательно обнадеживать, директор оставляет письмо у себя, обещая разобраться и помочь. Правильно ли он поступает?
2. Рассматривая почту, руководитель обнаруживает документ, с которым необходимо ознакомиться детальнее. Но времени сейчас нет, и он оставляет документ у себя в надежде внимательно прочесть его в субботу дома. Верно ли он поступает?
3. Из структурного подразделения документы поступают руководителю на подпись в трех экземплярах: один уйдет к адресату, второй возвратится в подразделение, третий останется у секретаря или в канцелярии. Третий экземпляр документа нужен для подстраховки. Администратор не уверен, что второй экземпляр быстро будет обнаружен в делах структурного подразделения, поэтому его тоже оставляет у секретаря. Правильный ли такой подход?
Задание
Умение работать на персональном компьютере, использовать различные программы – обязательное условие успешной работы любого менеджера.
Найдите в интернете сайт Волжского государственного инженерно-педагогического университета, ознакомьтесь с ним.
Вопросы для самоконтроля
1. Какие виды служебных документов вы знаете?
2. Назовите общие требования к документам.
3. В чем состоит назначение информационного обеспечения?
4. Перечислите основные виды организационно-распорядительной документации.
5. Что включает в себя организация работы с документами?
ТЕМА 11. МЕТОДЫ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ЛИЧНОГО ТРУДА РУКОВОДИТЕЛЯ
Деловому человеку необходимо владеть приемами и методами повышения эффективности личного труда, так как от этого часто зависит качество выполненных дел. Особое внимание менеджеру следует уделять работе над текстом, тренировке памяти, рациональности деловых записей, эффективности делового общения по телефону и подготовительной работе перед служебными командировками.