Набор задач, реализуемых на одном мощном сервере, можно разбить и использовать маломощные компьютеры. Например, почтовые и интернет-серверы для небольших рабочих групп могут быть реализованы на устаревших рабочих станциях.
Следует рассмотреть возможность обновления (upgrade) вычислительной техники. Иногда для эффективной работы приложения достаточно просто увеличить объем оперативной памяти, стоимость которой невысока.
В отношении программного обеспечения следует придерживаться позиции противостояния увеличению количества используемых программ. Все задачи надо стараться реализовывать в уже имеющихся приложениях. Особенно это относится к системам управления базами данных. Если банк работает на MS SQL Server, проект должен реализовываться на этой платформе, а не на ORACLE, и наоборот. В противном случае дополнительные затраты возрастут на суммы от $5 до 100 тысяч в зависимости от размеров организации.
Для коммуникаций также существуют некоторые резервы. Как правило, это несанкционированный трафик: от сетевых компьютерных игр до блужданий в компьютерных сетях или личных разговоров по телефону. Следует осуществлять контроль передаваемой информации по компьютерным сетям. Даже если возможности такого контроля нет, можно создать его видимость. Эффект может оказаться неожиданным и крайне позитивным для проекта.
Рассмотренный нами список резервов не является полным. Каждая организация имеет свои секреты и приемы работы, которые могли бы его дополнить. Некоторые из них, возможно, не дадут эффекта. Однако время "шальных" денег прошло, и надо использовать любую возможность их экономии, не забывая при этом, что цель - реализация проекта, а не экономия средств.
Развитие теории управления как науки в России идет по пути адаптации западных технологий управления к нашей действительности. Однако нередко анализ показывает, как правило, если не негативное влияние западных школ, то отсутствие положительного эффекта. Данная глава предлагает к рассмотрению одну из российских технологий поиска решений - "Теории решения изобретательских задач" (ТРИЗ), разработанную Генрихом Альтшуллером и группой единомышленников, которая была очень популярна до перестройки и успешно применялась для решения технических задач. Универсальность основного алгоритма поиска решений позволяет использовать ТРИЗ и в гуманитарных науках. Основной особенностью данного подхода является принципиальная возможность решения нестандартных задач, чего не позволяют сделать западные методики. Рассмотрим возможность применения ТРИЗ в проектном управлении.
В основе теории лежит алгоритм решения задач (АРИЗ), который представляет собой последовательность необходимых действий в процессе поиска решения. При выполнении каждого этапа необходимо тщательно обдумывать его результаты и обязательно записывать все соображения, возникающие по ходу выполнения задачи. Алгоритм содержит девять этапов. Однако нужный ответ может появиться на любом из них. При этом рекомендуется продолжить выполнение алгоритма, так как возможно получение нового решения, превосходящего по результатам уже имеющееся.
Рассмотрим составляющие АРИЗ и попытаемся найти решения для некоторых задач, которые приходится решать менеджерам проектов в коммерческом банке. Описанный ниже алгоритм содержит некоторые отличии от алгоритма, разработанного Альтшуллером, так как был адаптирован авторами под задачи проектного управления.
Итак, первый этап - это анализ. Основная цель первого этапа - переход от расплывчатой ситуации к четко построенной и предельно простой схеме задачи. Этап содержит семь действий, позволяющих четко сформулировать задачу и выявить основные противоречия.
1. Записать условия мини-задачи (без специальных терминов) по следующей форме.
Участники процесса. Указать цели и задачи каждого участника, его возможности и связи. Указать особенности каждого участника и (в случае, если участник - организация или любая другая группа людей) его составляющие.
Противоречия. Перечисляются все противоречия.
Что необходимо при минимальных изменениях. Указать результат, который должен быть получен. Мини-задачу получают из общей проблемы, вводя ограничения: все остается без изменения или упрощается, но при этом задача достигает своего решения или исчезает противоречие. Переход к мини-задаче не означает, что начато решение основной задачи. Наоборот, введение дополнительных ограничений (результат должен быть получен из ничего) ориентирован на обострение конфликта и заранее отрезает пути к компромиссным решениям.
Пример мини-задачи.
Участники процесса:
сотрудник "А". Хороший специалист, знает учет, пользуется уважением в коллективе;
сотрудник "В". Имеет связи за пределами организации. Однако груб с коллегами, имеет ряд недостатков.
Противоречие: между ними имеется скрытое соперничество, выдвижение одного может привести к увольнению другого. В случае увольнения сотрудник "А" может увести с собой и других сотрудников отдела, что существенно нарушит деятельность организации. В случае увольнения сотрудника "В" будет потерян важный клиент.
Необходимо при минимальных изменениях: назначить нового руководителя отдела, удержав обоих сотрудников в организации.
Термины и понятия в описании задачи следует заменять простыми словами без дипломатических уверток. Например, фразу "имеет связи" лучше поменять на описание этих связей: "супруг является директором данной фирмы"; "привел этого клиента в банк (имя); знакомство (учились в одном классе с начальником отдела маркетинга)". Согласитесь, что описание влияния сотрудника "В" в фирме клиента существенно расширяется.
В нашем случае конфликтующей парой являются сотрудники "А" и "В". Данный этап требует дополнительно проанализировать данных сотрудников, учитывая следующие параметры:
* развитие ситуации во времени. В рассматриваемом случае необходимо оценить дальнейший карьерный рост каждого из них, а также их ожидания в продвижении по карьерной лестнице. Например, если очевидно, что один из сотрудников долго на предлагаемой должности не задержится, это может существенно повлиять на принятие вашего решения;
* силу связи участников конфликта с окружающей средой. Здесь надо еще раз оценить, насколько сильно участник конфликта может оказывать влияние на окружающих;
устойчивость участников конфликта к психологическому воздействию. Данный пункт отсутствует в АРИЗ, поскольку технологические процессы не поддаются психологическому воздействию, однако в гуманитарной области это воздействие часто оказывается решающим.
3. Построение графической схемы конфликта.
Очень многие технологии, связанные с поиском решений, рекомендуют графическое отображение процессов. Это объясняется повышенной восприимчивостью человеческого мозга к графическим образам. АРИЗ также предполагает построение подобных графических схем. Какого-то единого стандарта, как, например, в IDEFO, здесь нет. Единственное условие - простота и понятность.
Шаги 2 и 3 уточняют общую формулировку задачи. Поэтому после третьего шага необходимо вернуться к первому, проверить несоответствия и скорректировать их.
4. Выбор типового решения, которое обеспечивает наилучшее осуществление главного процесса.
Этот шаг не приводит к полному решению задачи, однако заставляет провести оценку конфликта и его последствий. Насколько на самом деле увольнение одного из рассматриваемых сотрудников критично для организации? На какие затраты может пойти организация для разрешения данного конфликта? В дальнейшем оценка ущерба от конфликта станет одним из основных параметров поиска решений
5. Построение модели самого плохого развития ситуации. Данный шаг является развитием предыдущего во времени, поскольку значение разовых потерь может быть существенно меньше, чем ущерб, который получит организация впоследствии. Например, в нашем случае это могут быть неуверенность и чувство несправедливости у оставшихся сотрудников, что может привести их к поиску нового места работы.
6. Окончательная формулировка задачи.
Все вышеперечисленные шаги позволяют провести окончательную формулировку задачи, которая должна содержать в себе помимо описания мини-задачи следующие составляющие:
- участников конфликта;
- оценку ущерба, равную наихудшему развитию ситуации при выборе лучшего стандартного решения;
- требования к Х-элементу (под Х-элементом подразумевается изменение в системе, направленное на достижение поставленной цели).
В нашем случае задача будет примерно такой: сохранить профессиональный коллектив отдела, повысив реального лидера коллектива, и при этом не потерять клиента, представитель которого претендует на должность руководителя.
1. Проверить возможность применения стандартных решений подобных задач из разных областей жизни.
В стандартном описании "алгоритма решения задач" систематизация стандартных решений является достаточно большой областью теории, выходящей за рамки данной главы. Для простоты мы воспользуемся простым перебором возможных решений проблемы, когда два объекта стремятся занять одну область. Вот возможные решения.