Федеральное агентство по образованию
Федеральное государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Сибирский федеральный университет»
РЕФЕРАТ
по дисциплине: Документационное обеспечение управления образовательными учреждениями
на тему: Порядок оформления приказов по личному составу в
образовательных учреждениях
Выполнила: студентка 1 курса
направление «образовательный
менеджмент»
группа ПП09-56М г. Лесосибирск
Серебрякова Анна
Красноярск – 2009
Содержание
Введение…………………………………………………………………………...3
Глава 1. Разновидности приказов по личному составу………………………...5
1.1. Унифицированные формы приказов по личному составу……………...5
1.2. Виды приказов по личному составу……………………………………...7
Глава 2. Подготовка и оформление проекта приказа………………………….10
2.1. Этапы подготовки проекта приказа……………………………………..10
2.2. Требование к информации в приказах по личному составу…………..13
Заключение……………………………………………………………………….20
Список литературы………………………………………………………………21
Введение
Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.
Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.
В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов (например, Кодекса законов о труде Российской Федерации - КЗОТ РФ), Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и др.) Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.
При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудового договора (контракта), приказов по личному составу, трудовых книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.
Именно поэтому, актуальность данной темы в том, что документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.
Глава 1. Разновидности приказов по личному составу
1.1. Унифицированные формы приказов по личному составу
Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:
- по учету кадров;
- по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.
Перечень форм приказов по личному составу:
- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);
- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
- приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная) Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 01 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
В то же время никем не разработаны унифицированные формы распорядительных документов об установлении неполной рабочей недели, об отзыве из отпуска, о временном исполнении обязанностей, о вынесении взысканий и др. Вероятно, сказалось то, что подобные документы не являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, учета кадров или выполнения типовых первичных финансовых операций.
Следует иметь в виду, что распорядительные документы, в том числе по личному составу, наряду с информационными и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила ее оформления, использования фирменных бланков, расположения реквизитов и другое регламентируются государственным стандартом «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».
Исходя из этого положения при документировании ситуаций, для которых не разработаны унифицированные бланки, распорядительные документы должны оформляться в соответствии с общими правилами оформления организационно-распорядительной документации.
Все унифицированные формы распорядительных документов по личному составу могут использоваться:
- как образцы для формирования нового документа;
- как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;
- в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.
Независимо от используемой технологии, правильно составленные и полностью оформленные проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу.
1.2. Виды приказов по личному составу
По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными [8].
Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.
Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц - сводным.
Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.
Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные.
К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ. Например:
- личное заявление работника;
- контракт;
- докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);
- акт (например, о нарушении трудовой дисциплины);
- письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;
- свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и другие.
Ниже пункта пишется: «Основание: …».
Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата.
В пункте приказа требуется четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «… разряду … ЕТС».