«Разработка эффективной системы управления проектами в организации» Слушатель (стр. 8 из 9)
- внедрение может «выставить напоказ» отсутствие навыков планирования и организации у управляющих среднего звена. Их страх перед информационной системой может стать одним из основных препятствий при ее внедрении;
- область деятельности и организационная структура могут не подходить для внедрения системы управления проектами. Процессы управления проектами, и в частности процесс распределения ресурсов, могут иметь место в матричной структуре. Если организация консервативна в использовании традиционных структур управления, то вероятность успешного внедрения информационной системы достаточно невелика;
- внедрение сложных информационных систем управления проектами требует большого количества ресурсов (персонал, оборудование и т.д.);
- необходимо знать место информационной системы в организации. Должна ли она использоваться на всех уровнях управления или только для высокоприоритетных проектов;
- информационная система может рассматриваться как замена живого и неформального общения, передачи навыков и опыта внутри персонала. Она не должна ставить взамен этого жесткие каналы коммуникаций.
В настоящее время создано большое количество систем управления проектами, как самостоятельных, так и в составе корпоративных информационных систем. Поскольку такие понятия как «проект» и «управление проектом» имеют очень широкое толкование, то подобные автоматизированные системы или являются узкоспециализированными, или, наоборот, объединяют в себе такое количество функций, которые очень утяжеляют систему: она становится дорогой и сложной как в настройке, так и в использовании.
Несмотря на кажущееся перенасыщение рынка подобными продуктами, создание простой и надежной системы управления проектными заданиями до сих пор остается приоритетной задачей в области разработки информационных систем.
Основные требования к используемой системе:
В первую очередь, она должна поддерживать простейшие функции кадрового учета, то есть позволять хранить данные о каждом сотруднике, включая его контактную информацию, принадлежность к административному подразделению и размер заработной платы. Кроме того, должна быть возможность объединения исполнителей по проектам и задачам без привязки к административному делению компании.
Основное назначение подобной системы – поддержка проектов и задач, выдача заданий сотрудникам и контроль исполнения заданий и хода проекта через листы рабочего времени сотрудников.
Система должна позволять оперативно получать информацию о запланированном и фактически отработанном времени по каждому проекту, каждой задаче в рамках проекта и по каждому исполнителю в рамках задачи, а также о текущем состоянии исполнения бюджета как по проекту в целом, так и по каждому исполнителю в отдельности.
Естественно, подобная система должна иметь гибкую систему разделения прав пользователей.
Рассмотрим основные процессы, которые должны отображаться при выбранной и разработанной информационной системе управления.
1) Управление всем процессом выполнения задачи или проекта;
2) Создание дискуссионых ветвей и голосований;
3) Отслеживание процесса работы по электронной почте;
4) Распределение задач и обсуждений по тематическим категориям;
5) Расстановка видимости категорий между пользователями;
6) Группировка пользователей в департаменты и установка локальности (внешний, внутренний);
7) Статистика нагрузки на категории, департаменты и отдельных пользователей;
8) Создание как односложных задач так и многозадачных проектов;
9) Механизм ведение открытой или приватной переписки по любой задаче;
10) Хронология процесса работы над задачей (сохранение всех вносимых изменений);
11) Циклические задачи;
12) Внутреннее оповещение сотрудников;
13) Система мгновенных сообщений.
К основным факторам, влияющим на успех мероприятия относятся:
Стратегический подход.
Человеческий фактор, максимальная отдача каждого специалиста.
Использование профессиональных приемов управления
Ориентация на будущее - своевременность.
Эффективное освоение практического опыта, которое происходит на примерах успешных и неудачных проектов.
В таблице 5 представлен разработанный план разработки и реализации мероприятий по усовершенствованию системы управления проектами компании ЗАО «Ямалгазинвест».
Таблица 5
Календарный план разработки и реализации мероприятий
по усовершенствованию системы управления проектами компании ЗАО «Ямалгазинвест»
| № | Наименование мероприятия | Ответственное лицо | Срок внедрения |
| 1 | Анализ действующей организационной структуры компании ЗАО «Ямалгазинвест» | Генеральный директор, Директор по персоналу | I квартал 2009 года |
| 2 | Введение новой должности – Директор Проекта в компании ЗАО «Ямалгазинвест» | Генеральный директор, Директор по персоналу | I квартал 2009 года |
| 3 | Анализ организационной культуры компании ЗАО «Ямалгазинвест» | Директор по персоналу, Директор Проекта | II квартал 2009 года |
| 4 | Анализ существующей информационной системы управления проектами в компании ЗАО «Ямалгазинвест» | Директор Проекта, Начальник отдела информационных технологий и техобслуживания | II квартал 2009 года |
| 5 | Оценка эффективности совершенствованию системы управления проектами в компании ЗАО «Ямалгазинвест» | Генеральный директор, Директор Проекта | III квартал 2009 года |
Организационная структура включает в себя распределение основных функций предприятия, функций менеджмента, фаз управленческого процесса, зон ответственности по организационным звеньям, иерархической лестнице управления, механизмы централизации/децентрализации, механизм делегирования полномочий.
Совершенствование организационной структуры предприятия - важнейшая часть организационного развития, процесса изменений, совершенствования системы управления предприятием.
На рисунке 6 представлена измененная организационная структура проектного управления компании ЗАО «Ямалгазинвест».
Рис. 6. Организационная структура проектного управления компании ЗАО «Ямалгазинвест»
Основные изменения – введение должности специалиста по управлению персоналом в службу персонала. Данное изменение позволит выделить отдельного специалиста и разделить между двумя специалистами функции данной службы.
Основные обязанности Директора проекта:
- Стратегическое и оперативное руководство конкретным проектом;
- Образование команды на проект;
- Взаимодействие с заказчиком;
- Координация внутренних работ;
- Проведение переговоров;
- Согласование сделок;
- Организация разработки концепций построения проекта по направлениям;
- Координирование этапов реализации проектов: предпроектное обследование, формирование и согласование требований с заказчиком, формирование технико-коммерческих предложений, разработка технических заданий, контроль разработки технической и проектной документации, экспертиза проектных решений;
- Обеспечение планирования и управления ресурсами проектов: бюджет, состав рабочей группы, выбор подрядчиков, согласование плана-графика работ, контроль сроков выполнения;
- Планирование продвижения проекта, организация и проведение презентаций и выставок.
Совершенствование коммерческой деятельности организации является особо актуальной задачей, решение которой выступает важным условием увеличения объема продаж. В современных условиях конкурентного рынка компания должна развивать свою деятельность и экономический потенциал, так это дает шанс на получение прибыли в будущем.
Компания должна вырабатывать долгосрочную линию поведения, которая позволила бы ей поспевать за изменениями происходящими в его окружении. При рассмотрении вопросов совершенствования деятельности компании одним из основных инструментом является планирование у управление ресурсами компании.
В данной дипломной работе были рассмотрены такие понятия как управление проектами компании, составление бюджета проекта. Управление проектами – практическая деятельность, направленная на успешную реализацию проектов, достижение целей проекта. Использование знаний, навыков, методов, средств и технологий при выполнении проекта с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта.
В данной работе была рассмотрена компания компании ЗАО «Ямалгазинвест». Была дана характеристика самой компании ЗАО «Ямалгазинвест», ее деятельности, основных производственных показателей, а также сделан анализ финансового состояния компании за предыдущие периоды (2005-2007 года).
В целом, анализ компании и анализ существующей системы управления показал, что компания ЗАО «Ямалгазинвест» финансово устойчива, существующая система управления проектами разработана достаточно продумана, тем не менее, возросшее количество проектов подталкивает компании для мер по совершенствованию системы управления проектами. Основные мероприятия по усовершенствованию системы управления проектами – это совершенствование организационной структуры компании путем введение новой должности – Директор Проекта.