Во второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.
В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография.
Выходили специальные журналы — «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и другие.
Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.
Но и Генеральный регламент и последующее законодательство ХIХ и начала ХХ в. под делопроизводством понимали главным образом порядок письменного оформления производства дел, а также переписку. [13, с. 34-37]
Делопроизводство же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами документирования.
Так, уже в приказах отчетливо обособляется система документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении – большом, малом, центральном и местном. Без администрации, которая руководит работой учреждения, оно действовать не может. В силу этого административное производство было самым распространенным.
Почти параллельно с административным делопроизводством как самостоятельная развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского, а затем и статистического.
Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и дипломатической деятельности. Все эти системы документирования носят название специальных.
Развитие специальных систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое значение в царской России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения.
Октябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных декретов, обращений, предписаний о необходимости «выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях».
Специальным декретом были отменены сословия гражданские чины, так называемые «бывшие» стали обращаться друг к другу — не «господин» или «Ваше благородие», а скромно, по-советски, «товарищ».
В советских учреждениях складывается система требований к исполнителям и секретарям.
Рабочий день секретарей руководителей государства, наркомов, председателя и заместителей Высшего центрального исполнительного комитета был чрезвычайно загружен.
Поручения следовали одно за другим. Не успевали выполняться одни, как надвигалась новая волна. Революционный порядок сформировал секретарский характер: сдержанность, аскетизм, безупречная преданность идее и ее воплощению в лице непосредственного начальника.
Движение за научную организацию труда в 20-30-е годы сделало немало для облегчения секретарского труда. Разрабатывались правила работы с документами, за границей закупалось конторское оборудование.
В 1932 г. секретарей разделили на 2-е неравноценные группы:
а) помощники – референты;
б) машинистка, секретарь 1 группы.
В 1960 г. секретари получили новую должность, секретарь – машинистка и секретарь – стенаграфистка. Им были переданы все административные и технические функции, которые ранее выполняли помощники и референты.
В 1970 г. была разработана и утверждена серия ГОСТов на управленческую документацию. В 1972 г. стали действовать единые правила подготовки и оформления организации распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.
В середине 1980–х гг. была разработана единая государственная система документированного обеспечения. [22, с. 57-58]
В настоящее время в Украине действует своя система законов, регулирующая делопроизводство. Эта система неполна и потому постоянно обновляется.
Нормативно-правовую базу секретарской деятельности в Украине составляют следующие документы: Закон Украины «Об обращении граждан», ГОСТ 2732-94 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров АРК, местных органах исполнительной власти», утвержденная постановлением КМУ № 1153 от 17.10.1997 г. и другие.
В настоящее время в любой организации или на предприятии есть несколько позиций, которые занимают секретари:
RECEPTIONIST – человек (чаще всего – девушка), работающий на телефоне. В его обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.
На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае человек сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.
Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.
Самая же высокая должность – PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае человек работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английском языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…
Эффективность труда во многом зависит от склонностей, интересов, способностей, индивидуальных психологических особенностей людей.
Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется.
Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя. [25, с. 42-44]
Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов - относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени.
Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и т.д.
Существуют два пути продвижения по служебной лестнице. Первый, более длинный, связан с постепенным приобретением опыта и стажа работы. В этом случае человек начинает работу с низших секретарских должностных ступеней, приобретая опыт и знания, дополнительно повышая квалификацию. Второй путь – приобретение специального (высшего) базового образования, знаний в таких областях, как современные информационные технологии, иностранные языки, деловая этика, основы управления и т.д. Это даст возможность занять сразу достаточно высокую должность или, по крайней мере, побыстрее пройти более низкие.
Увы, но в нашей стране не разработан нормативный документ, позволяющий регламентировать секретарские должности «по ранжиру» от низшей к высшей. Такой документ, очевидно, равно необходим и самим секретарям, и руководителям.
В наше время в органах местного самоуправления в штатном расписании предусмотрена должность секретаря-руководителя, в круг функциональных обязанностей которого входит оформление входящей и исходящей документации, прием посетителей, телефонные переговоры, оформление и выдача справок.
Секретарь является служащим и принимает Присягу служащего органов местного самоуправления.
В структуре комитетов и Управлений областного и республиканского значения предусмотрено создание общего отдела (канцелярии), на который возлагаются обязанности отправки и получения, обработки и проведения экспертизы ценности документов, осуществления контроля за исполнением документов и т. д.