В штате общего отдела (канцелярии): делопроизводители, главный и ведущий специалисты I категории. Должностной инструкцией на одного из специалистов может возлагаться ведение непосредственно секретарской деятельности, т. е. обеспечение приема посетителей, контроль за телефонными звонками, поступающими руководителю и т. п.
1.3. Личные и деловые качества секретаря
В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые и личные качества:
а) Профессиональное мастерство. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков: умение стенографировать, печатать на пишущей машине и компьютере, знание основ работы с документами, правил орфографии и пунктуации и т. п.
б) Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь специальных указаний руководителя.
в) Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.
г) Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по задачам, поставленным руководителем, особенно в пределах своей компетенции.
д) Пунктуальность. Умение не только правильно спланировать мероприятие, но и строго выполнять их в установленное время. Недопустимы опоздания секретаря, как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Пунктуальность должна проявляться и в своевременности подготовки документов, доклада их руководителю.
е) Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах того направления деятельности, в котором работает его руководитель и учреждение в целом, знать положение дел и состояние решения вопросов в отрасли, последние достижения и проблемы; быть в курсе событий, происходящих в подразделении и учреждении.
ё) Дипломатичность, умение хранить служебную тайну. При решении различных вопросов: подготовке документов, беседе с посетителями и по телефону - использовать только фактическую, строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую секретный характер, а также информацию, которая хотя и верна, но может нанести ущерб делу или отдельным лицам.
ж) Хорошая память. Это качество обеспечивается секретарем не только за счет развития своих способностей, запоминая информации, но и за счет рационального использования возможностей современной оргтехники и справочно-информационного аппарата.
з) Преданность работе. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию профессионального мастерства – необходимое условие того, чтобы стать не просто квалификационным исполнителем, а настоящим секретарем, первым помощником руководителя.
и) Интеллигентность. Это качество подразумевает способность и умение секретаря тактично, вежливо вести беседу; сдерживать и не проявлять отрицательные эмоции; соблюдать принятые в нашем обществе нормы поведения и общения; следить за культурой своего внешнего вида и рабочего места.
й) Трудолюбие. Это качество вырабатывается в человеке с детских лет. Воспитание трудолюбия – необходимое качество каждого человека независимо от того, какую должность он занимает, на каком участке работает.
к) Добросовестность. Секретарь должен обязательно выполнять ту работу, результаты которой важны для решения тех или иных задач. Если обещал выполнить что-либо, необходимо сдержать слово. Даже если результат будет нежелательный, у секретаря должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее.
л) Отзывчивость и умение адаптироваться. Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим в любое время и, особенно, в напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключатся с одного вида на другой, правильно рассчитывать время, особенно в период больших нагрузок.
м) Скромность. Это личное качество входит в общее понятие интеллигентности, культуры человеческой личности.
н) Аккуратность. Всякая небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает очень неблагоприятное впечатление о самом секретаре, даже в том случае, если он обладает необходимыми деловыми и личными качествами.
о) Доброжелательность. В общении с посетителями, сотрудниками и руководством секретарь всегда должен быть готов прийти на помощь, оказать максимальное содействие, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобство ради общего дела. Любой человек, обратившийся к секретарю за помощью, должен быть уверен, что все возможное будет сделано. В разговоре нужно употреблять вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на “ты”. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он постарается изложить ее как можно более тактично, деликатно.
Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм – качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей и т.п. чувство юмора: способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.
Кроме того, следует отметить, что секретарь должен следить за своим внешним видом, соблюдать порядок на своем рабочем месте, уметь пользоваться оргтехникой и соблюдать требования делового этикета.
Внешний вид. В зависимости от времени года костюм секретаря может быть различным как по цвету, так и по используемым тканям. Важное требование к костюму - строгость и элегантность, соответствующие направлению моды. Главное о чем нужно помнить: костюм должен быть удобным, практичным, достаточно строгим.
Секретарь должен помнить о личной гигиене. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах.
Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке.
Прическа секретаря должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать с костюмом и окружающей обстановкой.
Весь внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современнен и аккуратен.
Организация рабочего места. Рабочее место секретаря должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь – это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте.
Некоторые секретари считают, что освещение и поддержание порядка не их задача. На работе за внешний вид приемной отвечает секретарь.
Само название помещения – приемная - говорит о том, что здесь посетители ожидают приема их руководителем. Задача секретаря – сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя удобно.
Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей. Все информационные надписи должны быть выполнены грамотно.
Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту.
Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола и на компьютере, должны быть четко систематизированы, легко обозримы.
Оргтехника. Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.
Деловой этикет. Одним из важных показателей культуры секретаря являются любезность, корректность, вежливость, доброжелательность.
Секретарь должен научиться управлять мимикой, интонациями голоса, ведь ему приходиться работать с людьми. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя, - важные факторы успеха в работе. Те правила поведения, которые должен соблюдать каждый культурный человек, переносятся в известной мере в служебную обстановку и имеют большое число «точек приложения» в конкретных ситуациях процесса управления. Назовем некоторые из них.
Большую часть времени в течении рабочего дня секретарь сидит. Сидеть рекомендуется свободно, не напряженно, сохраняя стройную осанку. Положение корпуса должно быть естественным, спокойным. Не следует садиться на край стула, так как при этом возникает напряжение мышц, увеличивается общая нагрузка на позвоночник и ноги.
Как только в приемной появился посетитель, секретарь должен отложить свои дела, поздороваться, предложить сесть. Если секретарь видит своего собеседника впервые, то он должен назвать себя. Только после этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, где он работает и по какому вопросу пришел.
Уважение к людям должно стать повседневной нормой поведения и привычным способом обращения с окружающими
В отношении с посетителями и со своими коллегами секретарь не должен разглашать конфиденциальную информацию.
При появлении посетителя секретарь располагает не более 15 секундами на то, чтобы закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых материалов, в том числе и документов, надо немедленно прекратить и заняться посетителем.