Секретарю необходимо знать правила приветствования. Если нужно поздороваться за руку, то необходимо встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку. Первым подают руку работники высших рангов и женщина. Однако женщине позволяется не давать руку, если она не хочет этого делать. Первым здоровается тот, кто подходит к группе людей или проходит в непосредственной близости от них. Секретарь может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме непосредственного вышестоящего руководства. Принято представлять младшего по возрасту и положению – старшему; женщину – пожилому мужчине и т.д.
Секретарь всегда должен помнить, что злое выражение лица, грозный взгляд, ядовитая ирония, выражение превосходства или полного равнодушия – показатели низкой культуры секретаря. [24, с. 218-220]
1.4. Должностная инструкция секретаря
Примерная последовательность работ по созданию такого важного документа, как должностная инструкция, регулирующего деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса Украины, Кодекса законов о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, отраслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-методических материалов в сфере информационного обеспечения управления. На основе комплексного анализа названных и других документов (например, общероссийских классификаторов. Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в данном учреждении.
Разрабатываться должностные инструкции могут как «внешними» организациями: государственными и частными, например, консультативными, внедренческими фирмами, так и внутренними силами (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.). Основой для будущей инструкции может служить также личностная спецификация, в которой перечисляются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «типовые» данные берутся из квалификационных характеристик, состоящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования».
Сама должностная инструкция секретаря включает в себя:
общие положения;
функции работника;
должностные обязанности;
права секретаря;
ответственность;
взаимоотношения;
оценка работы.
В разделе «Общие положения» устанавливается область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятельности.
В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.
В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предоставлению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых заданий.
Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.
В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.
Допускается объединение близких по содержанию разделов, например «Права и ответственность». Составители инструкции, придерживаясь общепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего места и оптимальные условия труда». (Приложение 1)
В Сакском городском исполнительном комитете разработкой должностных инструкций работников органов исполнительной власти занимается управляющий делами.
Должностная инструкция секретаря-руководителя приведена в Приложении 1а. В этой инструкции пять разделов. В первом – «Общие положения» - перечислены условия приема секретаря на работу, а также документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей работе. Во втором разделе – «Основные задачи и обязанности» - четко расписаны обязанности секретаря по обслуживанию руководителя. В третьем разделе инструкции – «Права» - перечислены права секретаря в плане делопроизводства. Четвертый раздел описывает ответственность секретаря за неисполнение обязанностей и неиспользование прав. Наконец, пятый раздел перечисляет квалификационные требования к секретарю.
Глава 2. Современные технологии осуществления секретарской деятельности.
2.1. Основные принципы ведения делопроизводства
Делопроизводство - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций. [16, с. 34]
Делопроизводство - это важная составная часть работы каждого учреждения, организации, предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).
Задачи делопроизводства состоят в следующем:
а) фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления);
б) организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).
В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.
Документ - это метод закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, действий, явлений объективной действительности и разумной деятельности человека. [16, c. 36] Документы дают возможность восстановить факты деятельности учреждения, организации или предприятия, найти в оконченных и сданных в архив делах такие сведения, какие имеют значение для оперативной работы и для истории.
В широком значении этого слова документом можно считать какой-либо материальный объект, что вмещает информацию в зафиксированном виде.
Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию происхождению, по срокам хранения и т.д. Любой документ состоит из совокупности составляющих его элементов, называемых реквизитами.
Реквизит - это обязательный элемент, присущий определенному виду документа. [15, с. 71]
Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным. Правила составления и оформления реквизитов изложены в инструкции по делопроизводству, в которой в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов. [28, c.13]
Бланк - это лист бумаги с напечатанным на нём реквизитами содержащими постоянную информацию. [15, с. 85] Наиболее распространенными являются бланки служебных писем, справок, актов, приказов, протоколов и др. Все основные документы должны печататься на бланках: использование бланков при составлении документов повышает культуру труда управления, выдает информацию официального характера, облегчает исполнение и дальнейшее использование документов.
Бланк должен быть безукоризненно изготовлен (хорошая полиграфическая работа, хороший шрифт, продуманный текст). Особое внимание должно быть уделено четкости и полной грамотности напечатанного текста.
Требования к документам, которые должны быть полноценным источником информации:
а) Документ должен издаваться полноправным органом или лицом в соответствии с его компетенцией;
б) документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указанием вышестоящих органов;
в) документ должен быть достоверным и отвечать заданиям конкретного руководства, т. е. основываться на фактах и вмещать конкретные и реальные пропозиции или указания;