г) документ должен быть составлен в установленной форме.
д) документ должен быть безукоризненно отредактирован и оформлен.
Внешний вид документа есть беспрекословное свидетельство стиля работы управления, дисциплины и личной культуры работников. Если документы выполнены небрежно - значит в учреждении низкая культура труда (это, прежде всего, 5-6 экземпляров машинописи, где отдельные слова совсем неразборчивы, а общее содержание едва понятно; это документы, напечатанные на тонкой, прозрачной бумаге; это документы, на которых резолюция закрывает половину текста и т.д.)
Государственный комитет стандартов Совета Министров СССР по науке и технике постановлением N 435 от 4 сентября 1973 года одобрил “Единую государственную систему делопроизводства” (основные положения) и рекомендовал министерством и ведомством руководствоваться ней с целью усовершенствования делопроизводства в центральных аппаратах, а также в подведомственных им учреждениях, организациях и на предприятиях. Данная система зарекомендовала себя с положительной стороны и до сих пор действует в Украине с небольшими изменениями.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. [5, c. 3] Государственные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся одновременно с ней.
Характерная особенность этой системы лежит в том, что она базируется на общепринятой передовой теории и практики применения прогрессивных форм и методов работы с документами. Основное задание ЕГСД - способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Это система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства.
Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.
Основные принципы и основания для разработки УСД:
а) создание общей модели построения документов;
б) единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление;
в) комплексность унификации;
г) информативность;
д) сокращение числа видов документов;
е) стабильность требований к документам;
ё) сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
ж) экономичность.
Надо отметить, что для нормальной работы учреждения требуется использовать различные источники информации, как внутренние, так и внешние.
Количество разновидностей внешней информации и ее источников весьма значительно, поэтому ограничимся перечислением основных:
а) законы, указы, приказы и другие нормативные документы государственного уровня;
б) нормативные акты отраслевого, регионального и местного уровня (часто противоречивые);
в) комментарии к указанным выше нормативным актам (пресса, другие СМИ, базы данных, Интернет);
г) данные о состоянии отрасли (СМИ, Интернет, результаты заказных исследований);
д) данные о состоянии мировой экономики (СМИ, базы данных, Интернет);
е) реклама и информация партнеров и конкурентов (прямая реклама, СМИ, выставки, семинары и конференции, презентации, Интернет);
ё) информация от клиентов (обратная связь);
ж) выводы консультантов и экспертов, результаты внешних (заказных) маркетинговых исследований и аудиторских проверок.
При использовании большого количества источников информации возникают трудности с ее обработкой из-за частичности или недостоверности, противоречивости, избыточности или разнородности информации.
Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.
Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой в организации системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.
2.2. Организация работы с документами
Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.
Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.
В обязанности секретаря в плане работы с документами входит:
а) учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
б) оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;
в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
г) оформление протоколов рассылок выписок из них;
д) анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
е) подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;
ё) прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
ж) организация приемов посетителей;
з) прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации.
В документационном обеспечении управления (ДОУ) можно выделить три группы документов:
а) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) – распорядительная, справочно-информационная документация;
б) входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;
в) исходящие (отправляемые в другие организации) - письма, планово-отчетная документация.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской. где объясняется причина возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:
а) направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
б) направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу документооборота. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. [17, с. 38]