На данном этапе документы проходят первую экспертизу ценности. Предварительное рассмотрение документов занимает большую часть рабочего времени секретаря, но автоматизировать эту работу нельзя, т. к. только человек может определить степень важности документа, наметить возможного исполнителя. Можно рационализировать эту работу, повышая уровень профессионализма секретаря.
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:
а) порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
б) индекс по номенклатуре дел.
ПРИМЕР: 218/01-15, где:
218 - порядковый регистрационный номер;
01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.
Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. [6, с. 43-44]
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы (приложение 2, 2а; 3, 3а) или регистрационно-контрольные карточки (РКК) (приложение 4, 4а). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, т. к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках.
В Сакском городском исполнительном комитете годовой объем документооборота составляет более 2500 документов. Поэтому здесь используется карточная система регистрации документов.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
а) автор (корреспондент);
б) название документа;
в) дата документа;
г) индекс документа;
д) дата поступления документа (для входящих);
е) индекс поступления документа (для входящих);
ё) заголовок документа или его краткое содержание;
ж) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
з) срок исполнения;
и) отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
й) номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т. е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.
В наше время разработан автоматизированный журнал регистрации входящей корреспонденции. Он позволяет контролировать исполнение документов, обеспечивает быстрый поиск документов, их группировку по дате, номеру, названию, автору документа.
Данная программа используется в учреждениях с объемом документооборота более 2000 документов в год.
Этот программный продукт представляет собой окно с закладками, соответствующими основным реквизитам регистрации документов (см выше).
Самая важная операция данной программы – поиск документов. Возможны различные варианты поиска: по контексту, по номеру документа, по отдельному слову или словосочетанию.
Действия пользователя системы поиска документов в данной программе сводятся к следующей цепочке операций:
а) задается временной диапазон поиска (или дата документа);
б) указывается тип и заголовок документа, регистрационный номер, автор документа.
Система начинает поиск заданного (-ых) документа (-ов) и при обнаружении одного или нескольких документов останавливается.
Эта программа позволяет на заданную дату определить список документов с истекшим сроком исполнения. Такая функция обеспечивает эффективную работу учреждения, позволяет отслеживать неисполненные документы и выявлять причины нарушения установленных сроков исполнения. [14, с. 18-19]
2.2.2. Обработка входящих документов
Входящие документы (т. е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку. Сотрудник экспедиции, прежде всего, проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции. Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также, если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.
Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п.
На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер.
Входящие документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:
а) руководителям организации – для обязательного рассмотрения;
б) структурным подразделениям – для исполнения. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.
Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.
Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса.
В Сакском городском исполнительном комитете разработан типовой образец бланк для резолюции. После рассмотрения однородных документов, секретарь на пишущей машинке вписывает в бланк фамилию, имя и отчество исполнителя документа и управленческое решение.
Таким образом, на секретаря возлагается обязанность упорядочения информационного потока руководителя, ограничение его от «информационного шума». Например, на исковые заявления всегда накладывается резолюция «Семеновой Е.И. Для участия в заседании и подготовке отзыва».
Руководитель может дополнить типовую резолюцию, дописав поручение или второго исполнителя собственноручно. На документах, поступающих из вышестоящей организации и физических лиц, руководитель сам накладывает резолюцию. (Приложение 5, 5а)
Когда работа над документом завершена, на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело. [20, с. 46]
2.2.3. Обработка исходящих документов
Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:
а) составление проекта документа секретарем;
б) согласование проекта документа с компетентными лицами;
в) проверка правильности оформления проекта документа;
г) подписание документа руководителем;
д) регистрация документа;
е) отправка документа адресату;
ё) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект документа составляется секретарем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись секретарь должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре.