Пример списка сокращений можно увидеть в любом выпуске “Археографического ежегодника”, который издается Археографической комиссией РАН с 1957 г.
Оформление списка использованных источников и литературы
В Список использованных источников и литературы обязательно входят библиографические описания всех документов (опубликованных и неопубликованных) и изданий, упомянутых в подстрочных примечаниях. Кроме того, в Списке использованных источников и литературы приводят сведения и о документах (опубликованных и неопубликованных) и изданиях, которые использовались в ходе исследования, но на которые автор по каким-либо причинам не ссылался.
Пример оформления Списка использованных источников и литературы приведен в Приложении.
Список использованных источников и литературы имеет сквозную нумерацию (единую, следующую через все разделы).
Список использованных источников и литературы обязательно структурируется с выделением разделов и подразделов. Примерная структура Списка может быть следующей:
I. Источники
Опубликованные
Неопубликованные
II. Нормативно-методическая литература
III. Литература
IV. Периодическая печать
V. Справочные и информационные издания
Разделы Списка нумеруются римскими цифрами. Подразделы не нумеруются.
В зависимости от особенностей и целей работы в Списке могут быть и другие разделы.
В разделе «I. Источники» сначала перечисляются опубликованные документы, затем – неопубликованные.
В подразделе "Опубликованные" вначале перечисляются тематические публикации документов, сборники документов в алфавитном порядке их заглавий. Затем указываются публикации отдельных документов в соответствии с иерархией видов исторических источников: законодательные источники, актовые источники, делопроизводственные документы (в том числе специальных систем делопроизводства), статистические источники, географические описания и картографические источники, периодическая печать, литературные произведения (публицистика, произведения художественной литературы), записки иноземцев, источники личного происхождения (мемуары, дневники, переписка – в алфавитном порядке авторов).
В подразделе "Неопубликованные" приводятся сведения о неопубликованных документах, использованных автором в процессе исследовательской работы и обнаруженных в архивохранилищах (архивах, рукописных отделах музеев, библиотек и т. п.). В порядке сквозной нумерации указываются фонды, а не названия архивохранилищ.
В качестве подзаголовка приводится полное наименование хранилища, затем указывается его принятая аббревиатура, которая используется в подстрочных примечаниях. Далее под очередным порядковым номером приводится запись с указанием номера фонда, его названия, номеров описей и номеров дел. Названия единиц хранения (дел), их объем и сведения о листах дел не даются.
Учреждения, хранящие документы, располагаются в следующем порядке: архивы, музеи, библиотеки. Учреждения перечисляются в порядке их подчиненности: федеральные, республиканские республик РФ, краевые и областные, районные и городские, ведомственные, частные архивы, далее в том же порядке музеи, затем библиотеки. Далее следуют указания на иностранные хранилища документов.
Фонды в пределах одного архивохранилища указываются в порядке возрастания их нумерации.
Раздел может включать библиографические записи об отчетах о научно-исследовательских работах, неопубликованных переводах, диссертациях.
В разделе “II. Нормативно-методическая литература” указываются в пределах каждой группы следующие издания: стандарты и методические указания по их применению, технические условия, технико-экономические нормативы и нормы, патентные документы, каталоги, правила и инструкции и пр.
В разделе “III. Литература” приводятся сведения об исследовательской литературе, которая использовалась при подготовке работы: монографиях, статьях, рецензиях, авторефератах диссертаций, тезисах докладов, многотомных изданиях. Порядок расположения – по алфавиту фамилий авторов и заглавий (для работ, описанных не на автора).
Работы одного и того же автора перечисляются по алфавиту их заглавий или в хронологии их публикации.
Порядок следования библиографических записей в этом разделе может быть иным – например, по хронологии издания, в алфавитном порядке мест издания и пр.
Раздел “IV. Периодическая печать” выделяется только в тех случаях, когда в письменной работе использовались целиком комплекты изданий журналов, газет и пр. Сведения об использованных статьях из журналов и газет (в том числе и нескольких или многих статей из номеров одного и того же журнала или газеты) приводят в разделе “III. Литература” или других разделах Списка, а раздел "Периодическая печать" при этом не выделяется.
В разделе “V. Справочные и информационные издания” помещают сведения об использованных энциклопедиях, энциклопедических словарях, языковых словарях (в том числе, использованных для переводов двуязычных словарях), библиографических пособиях, справочниках, адресных и телефонных книгах, путеводителях по архивам, опубликованных описях фондов и каталогах выставок и пр. Порядок расположения – по алфавиту заглавия; если использовано несколько десятков таких изданий, их группируют по видам: энциклопедии, словари, библиографические пособия и пр. Принято указывать сведения об использованных томах многотомных энциклопедических изданий, словарей и т. п., а не о конкретных статьях из этих томов. Кроме того, исследовательская работа (семинарский доклад, курсовая работа, дипломное сочинение) предполагает постоянное обращение к разным томам справочного издания или библиографического пособия, поэтому целесообразно указывать общее количество вышедших томов данного издания.
Отечественная история: История России с древнейших времен до 1917 года: Энцикл.: В 5 т. / Редкол.: В.Л. Янин (гл. ред.) и др. М., 1994-2000. Т. 1-3.
Русские писатели, 1800-1917: Биогр. слов. / Гл. ред. П.Н. Николаев. М., 1989-1999. Т. 1-4.
При отсутствии в Списке использованных источников и литературы какого-либо из названных разделов нумерация разделов соответственно меняется.
Издания на иностранных языках приводятся в каждом разделе (подразделе) Списка после кириллического алфавитного ряда. Таким образом, сначала в алфавитном порядке перечисляются издания на языках, использующих кириллицу, – в общем алфавитном ряду издания на русском, белорусском, украинском, болгарском, сербском и других языках; затем перечисляются издания на языках, использующих латиницу, – в общем алфавитном ряду издания на английском, испанском, итальянском, немецком, французском, шведском и других языках; далее приводятся сведения об изданиях на основе иной графики (греческой, арабской, китайской, японской и пр.).
Издания на электронных носителях и материалы, почерпнутые в ресурсах удаленного доступа (на web-страницах Интернета), помещают в пределах каждого раздела (подраздела) Списка в общем порядке. Так, интернет-публикации законодательных актов с официального сайта Президента Российской Федерации следует поместить в раздел «I. Источники» Списка в соответствующий подраздел.
Вспомогательные указатели
Вспомогательные указатели не являются обязательной частью письменной работы: они составляются, если в этом есть необходимость или это диктуется целями работы.
Наиболее распространенными и часто встречающимися указателями являются именной и указатель географических и этнических названий.
Как правило, составляются глухие вспомогательные указатели, т. е. приводится имя или географическое название и указываются страницы, на которых оно встречается в тексте. Дополнительных сведений (о датах жизни, обстоятельствах жизни и деятельности и т. п.) не дается.
Карамзин Н.М. 17, 19, 24-27, 355
или
Суздаль 36, 39, 101
Текст указателей можно располагать в две колонки.
Во вспомогательных указателях первыми в алфавитном порядке перечисляются наименования на языках на основе кириллического алфавита (на русском, белорусском, болгарском, сербском, украинском языках), затем на основе латинского алфавита (английский, немецкий, французский и другие языки). Далее через запятую приводятся номера страниц, на которых присутствуют данные наименования.
В Именной указатель включают имена (фамилии и инициалы, имена в случае отсутствия фамилий, только инициалы, псевдонимы, криптонимы и т. д.) лиц, упомянутых в тексте работы и примечаниях к ней. Как правило, в Именной указатель не включаются имена литературных персонажей, героев мифов, легенд (Евгений Онегин, Аполлон и пр.), однако состав Именного указателя определяется целями работы и может содержать перечень таких имен.
Пример Именного указателя:
| Аввакум 59, 72, 74 | Луценко А.И. 238, 256, 314-317 |
| Авдонин В.И. 17, 38 | Николай II 75, 79, 82 |
| Архипова Т.Г. 5-7, 22, 48 | Пушкин А.С. 14, 15 |
| Бескровный Е.Е. 69 | Римский-Корсаков Н.А. 14, 18 |
| Бескровный Л.Г. 6, 8, 104 | Харитонов Д.И. 58 |
| Екатерина II 37-44 | Штакельберг Ф.А. 43 |
| Ерошкин Н.П. 6-11, 104-108 | Яковлев А.И. 9, 10, 101, 104 |
| Зимин А.А. 12, 94 | Еdmonds R. 15, 102 |
| Каменский А.Б. 4, 102, 117 | Foucanet M. 15, 103 |
| Лихачев Д.С. 5-8, 103-106 | Hodder J. 16, 105 |
| Лукьяненко М.И. 88, 93 | Schneps L. 16, 105 |
В Указатель географических и этнических названий входят не только географические наименования населенных мест, государств, княжеств, земель, местечек, урочищ, местных географических объектов, рек, гор и других природных образований и т. д., но и наименования племен, народностей и народов, если таковые встречаются в тексте работы.