Методические указания к выполнению лабораторной работы «Формирование отчета о структуре продаж по данным программы «1с-бухгалтерия» для дисциплин «Организация и методика аудита», «1с-бухгалтерия» (для (стр. 1 из 6)
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ
ХАРЬКОВСКАЯ НАЦИОНАЛЬНАЯ АКАДЕМИЯ ГОРОДСКОГО
ХОЗЯЙСТВА
В печать
разрешаю
Первый проректор
Г. В.Стадник
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
к выполнению лабораторной работы
«Формирование отчета о структуре продаж по данным программы «1С-Бухгалтерия»
для дисциплин «Организация и методика аудита», «1С-Бухгалтерия»
(для студентов спец. 7.050106 «Учет и аудит», иностранных студентов и системы дистанционного образования)
ХАРЬКОВ—ХНАГХ— 2005
Методические указания к выполнению лабораторной работы «Формирование отчета о структуре продаж по данным программы «1С-Бухгалтерия» для дисциплин «Организация и методика аудита», «1С-Бухгалтерия» для студентов спец. 7.050106 «Учет и аудит», иностранных студентов и системы дистанционного. Сост.: Карпенко Н.Ю., Гордиенко Н.И., Рябченко И.Н. — Харьков: ХНАГХ, 2005. — 36 с.
Составители: Н.Ю. Карпенко,
Н.И. Гордиенко,
И.Н. Рябченко.
Рецензент: канд. экон. наук, доцент В.О. Костюк
Рекомендовано кафедрами «Информационных технологий», «Учета и аудита», протокол № 6 от «28» января 2005 г.
К сожалению, получить эти данные в большинстве бухгалтерских программ, в частности — в «1С: Бухгалтерия 7.7 для Украины» (далее — «1С: Бухгалтерия» или «1С») непросто. Причина кроется не столько в несовершенстве программы, сколько в особенностях национальной системы бухгалтерского учета. При реализации товара задолженность контрагента отражается проводкой Дт36 – Кт70. В программе «1С: Бухгалтерия» это делает документ «Расходная накладная». Себестоимость товаров списывается проводкой Дт90–Кт28, себестоимость готовой продукции — проводкой Дт90–Кт26 и т.п. В бухгалтерских программах (в том числе и в программе «1С: Бухгалтерия») аналитика обычно является свойством счета, а не свойством проводки. Это является методологической ошибкой учета. Поясним сказанное на примере программы «1С: Бухгалтерия».
Аналитический учет в «1С» организован через списки, именуемые субконто. Если субконто подключено к некоторому счету, то при формировании проводок программа обязательно предложит выбрать один из элементов списка и сохранит его в проводке. То есть, база данных проводок формируется по заранее предопределенной структуре аналитического учета. В программе «1С: Бухгалтерия» субконто «Контрагенты» (список контрагентов) подключено к счетам 36, 63 и аналогичным. Субконто «ТМЦ» (номенклатура товаров) используется при ведении аналитического учета по счетам 20, 22, 26, 28 и аналогичным. При такой структуре на основании проводок можно определить обороты только между теми субконто, которые подключены к счетам одной и той же проводки. В программе «1С: Бухгалтерия» такую информацию сможет предоставить отчет «Обороты между субконто». Этот отчет может показать информацию о структуре закупок, поскольку и ТМЦ и поставщики участвуют в проводках вида Дт20 – Кт63 или Дт28 – Кт63. Но проводок, где корреспондируются одновременно и ТМЦ и купившие их организации, в базе «1С» нет [1]. Поэтому информацию о структуре продаж стандартным отчетом «Обороты между субконто» получить невозможно.
Решить задачу можно с помощью Excel. В лабораторной работе мы научимся строить отчеты такого типа по данным программы «1С: Бухгалтерия», используя в качестве инструмента расчетов MS Excel. Также мы познакомимся с использованием функций просмотра и деловой графики в практике бухгалтерского учета и аудита, а именно:
4 освоим использование текстовых функций;
4 изучим функции просмотра Excel;
4 проиллюстрируем применение сводных таблиц;
4 познакомимся с возможностями деловой графики Excel и ее применением для обработки данных в бухгалтерском учете и аудите
Лабораторная работа состоит из следующих этапов.
1. Формирование индивидуальной базы данных о деятельности предприятия в программе «1С: Бухгалтерия».
2. Импорт базы данных в формат MS Excel.
3. Разработка и реализация модели для получения отчета о структуре продаж.
3.1. Подготовка исходных данных
Рассмотрим построение отчета по продажам покупных товаров отечественным покупателям. Эти операции регистрируются документом «Расходная накладная», который формирует в базе «1С» такие проводки:
| № п/п | Дебет проводки | Кредит проводки | Описание проводки | ||
| Счет | Субконто | Счет | Субконто | ||
| 1 | ВД | Контрагенты | ВД | Контрагенты | Регистрация валового дохода (если продажа – первое событие) |
| Заказы | Заказы | ||||
| Валовые доходы/расходы | Валовые доходы/расходы | ||||
| 2 | 361 | Контрагенты | 702 | Виды деятельности | Отгружен товар покупателю |
| Заказы | Места хранения | ||||
| - | - | ||||
| 3 | 702 | Виды деятельности | 6415 | Налоги и отчисления | Начислены обязательства по НДС |
| - | - | ||||
| - | - | ||||
| 4 | 902 | Виды деятельности | 281 | Места хранения | Списана балансовая стоимость товаров |
| - | ТМЦ | ||||
| - | Партии | ||||
Нас интересуют проводки вида Дт361 – Кт702 (вторая строка таблицы), в дебете которой участвуют субконто «Контрагенты» и «Заказы», и проводки Дт902 – Кт281 (четвертая строка таблицы), по кредиту которой раскрывается информация о местах хранения, наименованиях ТМЦ и их партиях. Отметим, что если отгрузка товаров не будет являться первым событием, документ не будет создавать проводку Дт «ВР» – Кт «ВР», а в третьей строке таблицы вместо проводки Дт702 – Кт6415 будет проводка Дт702 – Кт643. Но интересующие нас проводки будут созданы в любом случае. Отчет будем строить на примере предприятия ООО «Добро», демонстрационная база которого входит в состав поставки программы «1С».
Вызываем стандартный отчет из меню «Сервис4Отчет по проводкам», в параметрах указываем нужную корреспонденцию счетов: Д361–К702 (рис. 1). Результаты отчета сохраним в формате файла Excel с именем 361-702.xls. Проделаем то же самое для проводок Д902–К281, отчет сохраним с именем 902-281.xls. Отчеты можно строить за произвольный период времени. В примере отчет был построен за четыре месяца с 1 декабря 2002 г. по 31 марта 2003 г. Первая колонка в полученных отчетах — это дата записи проводки в базу данных, вторая колонка — наименование и номер документа, эту проводку создавшего.
Заметим, что если проводки были созданы одним и тем же документом, записи в колонках «Документ» соответствующих строк двух таблиц совпадают. Это – ключ к построению отчета по продажам, который позволит нам сопоставить информацию о покупателе (таблица 361-702.xls) и о закупленных им товарах (таблица 902-281.xls).
Один покупатель обычно покупает несколько товаров. Поэтому одной строке из таблицы покупателей будут соответствовать несколько строк из таблицы товаров (отношение «один ко многим»). В таблице 902-281.xls больше строк, чем в таблице 361-702.xls, и простым объединением двух таблиц мы соответствие не отыщем. Отыскать его нам поможет функция просмотра ВПР() из арсенала Excel. Но прежде чем применить ее, преобразуем полученные отчеты в форму, удобную для дальнейшей обработки.
Рис. 1— Получение отчета по проводкам в программе «1С: Бухгалтерия»
3.2. Преобразование исходных данных
Программы семейства «1С» сохраняют отчеты в виде XLS-файлов формата Microsoft Excel 5.0/95. При их открытии оказывается установленным стиль ссылок R1C1. Это оправдано при разработке макросов. При обычной работе с таблицей лучше применять стиль ссылок А1, когда адрес ячейки состоит не из номеров строки (R1) и столбца (C1), а из буквенного обозначения столбца (A) и номера строки (1). Для переключения стиля входим в «Сервис4Параметры», открываем закладку «Общие» и снямаем флажок с пункта «Стиль ссылок R1C1».
В книгах 361-702.xls и 902-281.xls пока по одному листу, но в процессе работы мы добавим еще несколько. Листать книги удобнее всего с помощью ярлычков листов. Перейдем на закладку «Вид» окна установки параметров книги, отметим флажком пункт «ярлычки листов» и щелкнем по кнопке «ОК». В левом нижнем углу окна Excel (рис. 2) появится вертикальная полоска – маркер разделения области ярлычков листов. Но сам ярлычок листа виден не будет, так как область для отображения ярлычков листов имеет нулевую ширину. Подведем к маркеру курсор мыши. Когда он примет вид двух вертикальных полосок со стрелками, нажмем левую кнопку и, удерживая ее, передвинем маркер вправо (расширим область отображения ярлычков листов).
Рис. 2 — Отображение ярлычков листов