3.3. Организация проведения исследований общественного мнения по важнейшим проблемам жизни страны, региона, субъекта Российской Федерации.
3.4. Сбор и анализ информации социально-политического характера, связанной с осуществлением политической и экономической деятельности центральных и региональных органов законодательной и исполнительной власти.
3.5. Обеспечение службы по связям с общественностью текущей, аналитической, прогностической информацией, связанной с оценкой состояния общественного мнения и характера социально-политических процессов.
3.6. Выработка рекомендаций по информационному обеспечению деятельности органа власти, распространению информации и осуществлению информационного обмена в интересах формирования полной и достоверно положительной оценки населением органа власти.
3.7. Взаимодействие с депутатами законодательной власти различных уровней, а также с депутатами муниципальных советов по вопросам, относящимся к компетенции подразделения.
3.8. Согласование заявок от общественных объединений и инициативных групп граждан о проведении массовых гражданских акций (митинг, демонстрация, пикет, шествие…).
3.9. Организация деятельности по распределению бюджетных средств в форме грантов для реализации наиболее социально значимых проектов общественных объединений. Подготовка проектов договоров с победителями соответствующих конкурсов.
4. Задачи организационно-правового отдела[44]:
4.1. Организация и проведение правовой экспертизы документов, издаваемых или переданных в службу по связям с общественностью для утверждения или согласования. Руководство экспертизой, ведением и регистрацией хозяйственных договоров пиар-службы.
4.2. Организация и проведение пресс-конференций, брифингов, «круглых столов» с участием специалистов органов власти с представителями СМИ. Организация и освещение визитов официальных делегаций, мероприятий, проводимых с участием первых лиц. Оказание содействия в организации, проведении и освещении массовых общественных мероприятий и акций.
4.3. Обеспечение решения вопросов размещения и эксплуатации объектов наружной рекламы и информации в регионе, взаимодействие с организациями и предприятиями, работающими в данной сфере.
4.4. Заказ и приобретение в установленном порядке печатной продукции, информационно-технологического оборудования, программного обеспечения, оргтехники для осуществления деятельности по связям с общественностью. Организация и проведение необходимых конкурсных и иных преддоговорных процедур, подготовка проектов договоров для размещения заказа на подрядные работы для государственных нужд по курируемым управлением статьям бюджета. Контроль исполнения договоров при расходовании бюджетных средств по целевым статьям.
4.5. Осуществление хозяйственной деятельности в рамках пиар-службы: руководство обеспечением работы сотрудников службы по связям с общественностью оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, мебелью; учет и контроль материальных ценностей.
4.6. Организация работы с персоналом и кадровое делопроизводство, обеспечение работы приемной руководителя службы по связям с общественностью.
4.7. Привлечение к своей деятельности руководителей и сотрудников других подразделений государственного учреждения, а также специалистов на договорной основе для решения вопросов, находящихся в компетенции подразделения (в соответствии с действующим законодательством).
4.8. Обеспечение подготовки обращений в государственные и муниципальные органы власти по вопросам компетенции деятельности управления.
На примере деятельности одного из Управлений информации (пресс-служба управляющей структуры города N***) рассмотрим, каким образом осуществляется руководство и координируется деятельность этих подразделений.
Управление информации, как правило, не является юридическим лицом и обычно является структурной единицей аппарата властей города. В нашем случае цель создания Управления – оперативное и объективное информирование граждан, юридических лиц и иных субъектов правоотношений о деятельности градоначальника и администрации города.
Управление информации подчиняется непосредственно главе исполнительной власти, который в рамках своей компетенции наделен полномочиями решать любые вопросы его деятельности, утверждать структуру, штаты, должностные инструкции и так далее[45].
До начала текущего десятилетия пресс-служба была в составе Комитета по печати и связям с общественностью администрации города. В ходе проведения единой информационной политики, приоритетным направлением которой является открытость работы органов исполнительной власти для общественности и в целях обеспечения этой открытости, было создано два структурных подразделения. Одно из них (Комитет по печати и связям с общественностью) уполномочено отвечать за стратегическое планирование информационной деятельности; другое (Управления информации – пресс-служба главы города) – за тактическое планирование и фактическое воплощение политики открытости правительства.
Кроме означенных моментов, дополнительными причинами перехода пресс-службы в непосредственное подчинение главе исполнительной власти города стали:
- обеспечение в современных условиях более оперативного реагирования на возникающие вопросы;
- поднятие статуса службы внутри администрации и у линейных руководителей, многие из которых не всегда понимали значимость деятельности данного подразделения.
Вопрос субординации между службой по связям с общественностью и линейными руководителями – один из важнейших. В государственных структурах тенденция субординации еще только формируется и зачастую именно в связи с этим место службы по связям с общественностью во многом зависит от позиции высшего руководства. Да и эффективность работы службы находится в зависимости от того, какими полномочиями она будет наделена, будут ли при принятии стратегических решений ориентироваться на данное подразделение, станут ли учитывать результаты его деятельности.
Задача руководства службы по связям с общественностью состоит в том, чтобы использовать ту организационную структуру, которая наиболее полно соответствует поставленным целям и задачам, наилучшим образом позволяет взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности управляемого объекта и достигать своих целей.
Как и большинство пресс-служб, Управление информации главным образом занимается информированием населения через средства массовой информации. Однако, помимо сего главного направления своей работы, данная служба:
- принимает участие в принятии решений и выработке рекомендаций для руководства;
- изучает настроения граждан;
- привлекает общественные организации и население к управлению;
- способствует внутриорганизационным коммуникациям и т. д.
Но такой современный подход к теории и практике связей с общественностью используется далеко не везде. Если провести сравнительный анализ деятельности Управления информации и подразделений по связям с общественностью территориальных (секторальных) управлений города N***, можно прийти к выводу, что в территориальных подразделениях работу по связям с общественностью рассматривают как выполнение сугубо информационных функций[46].
Зачастую многогранная деятельность службы по связям с общественностью носит декларативный характер и не направлена на действительное разрешение волнующих общество проблем. Вследствие чего, она способствует формированию закрытого типа государственной службы, которая замыкается на своих потребностях и интересах. А значит, идет вразрез с мировыми современными тенденциями, утверждающими новый стиль управления органов государственной власти и новую культуру менеджмента государства, ориентированного на население, его нужды и потребности, повышение ответственности за качество предоставляемых государством услуг и распределение ресурсов.
В целях определения наиболее оптимальной формы организации службы по связям с общественностью администрации города среди пресс-секретарей территориальных управлений был проведен опрос, согласно которому, создание пресс-службы главы исполнительной власти было признано своевременным и удачным управленческим решением. Оптимальная форма организации пресс-службы – самостоятельный отдел, замыкающийся непосредственно на первое лицо, с рекомендованным штатом в 25-30 человек (в территориальных управлениях на соответственный объем работы штат составил 3-5 человек).
Пресс-служба главы администрации города N***[47] включает в себя:
- руководство управлением;
- информационно-аналитический отдел;
- редакционно-издательский отдел;
- отдел по работе со СМИ;
- сектор телевидения и фоторабот;
- сектор по работе в сети Интернет.
Начальник Управления – руководитель пресс-службы – имеет прямое подчинение главе города. Его основные задачи:
- обеспечение распространения достоверной и своевременной информации о деятельности губернатора;
- организация работы Управления в соответствии с возложенными на него задачами.
Руководитель пресс-службы обладает правом самостоятельного выступления в СМИ по вопросам своей служебной деятельности, и может давать какие-либо комментарии от лица первого лица городской администрации.
В состав аппарата руководителя пресс-службы (аппарат оказывает помощь в технической организации его деятельности) входят заместители начальника:
- эксперт по правовым вопросам;
- пресс-секретарь главы исполнительной власти города;