Загрузка данных в полностью пустую БД «Школы 2.5»
Последовательность выполнения операций по загрузке данных из шаблонов Excel-таблиц в полностью пустую базу ^анных выглядит следующим образом:
• предварительная подготовка данных в шаблонных формах;
• указание данных об учебном годе и периоде в экране Учебные годы и периоды «Школы 2.5»;
• формирование общего перечня учебных объединений и ввод данных о классах текущего учебного периода;
• последовательная загоузка данных в общешкольную информационную базу из шаблонов Excel-таблиц при помощи соответствующих кнопок в экранных формах:
- в экранной форме Сотрудники - Загрузить список сотрудников,
- в экранной форме Общие списки учащихся - Загрузить списки учащихся,
- в экранной форме Помещения - Загрузить список помещений,
- в экранной форме Материальные средства - Загрузить список материальных средств,
- в экранной форме Цифровые объекты (Каталогизатор цифровых объектов для каталога Школьная библиотека или в Тематическом планировании) - Загрузить список литературы.
Загрузка данных в частично заполненную БД «Школы 2.5»
Последовательность работы по загрузке данных из шаблонов Excel-таблиц после импорта данных из Проекта «Мастера»:
• импорт данных из Проекта «Мастера» в БД «Школы 2.5»;
• загрузка данных из шаблонов Excel-таблиц по сотрудникам и помещениям;
• загрузка данных из шаблонов Excel-таблиц по спискам материальных средств и учебной литературы;
• загрузка данных из шаблона Excel-таблицы по учащимся;
• редактирование полученных данных при необходимости.
Загрузка данных из шаблонов Excel-таблиц в частично заполненную БД «Школы 2.5» вручную
В зависимости от степени заполненности БД «Школы 2.5» первоначальной информацией на момент организации импорта дан-
ных из шаблонов Excel-таблиц следует иметь в виду следующее:
• последовательность заполнения данных из шаблонов Excel-таблиц в рамках выбранного учебного периода в базе данных «Школы 2.5» может быть либо произвольной, либо соответствовать рекомендациям, приведенным выше;
• структура классов текущего учебного периода должна быть приведена в соответствие с загружаемыми данными перед загрузкой информации об учащихся. Если вами осуществлена процедура перевода года, то перед импортом данных об учащихся вновь набранных первых (подготовительных) классов структура также должна быть отредактирована.
также необходимо подготовить информацию и провести предварительные операции с данными о выпускниках 9-х классов и учащихся, оставленных на «второй год».
Методический совет
1. Перед процедурой перевода базы данных на новый учебный год рекомендуется предварительно перевести в Архив выбывших учащихся тех выпускников 9-х классов, которые по любым причинам не будут продолжать обучение в 10-х классах этой школы. Для корректно
го переноса данных рекомендуется осуществлять перевод в архив с
31 августа текущего года (или последним днем текущего учебного
периода).
При подобном переводе в списки учащихся 10-х классов нового учебного года (периода) попадут только те дети, которые реально продолжат обучение в 10-х классах.
2. Также рекомендуется предварительно перевести в список Не распределенных тех учеников, которые решением педагогического сове
та оставлены на повторное обучение. Для корректного переноса данных желательно осуществлять данный перевод с 31 августа текущего
года (или последним днем текущего учебного периода).
При подобном переводе учащиеся, оставленные решением педагогического совета на повторное обучение, будут числиться в Не распределенных до момента зачисления в тот класс, в котором они будут продолжать обучение.
Рекомендуется производить распределение данных учеников по классам в ходе нового (текущего) периода до начала формирования новых списков школьников (первоклассников, прибывших и тому подобное).
После реализации перевода общешкольной информационной базы на новый учебный год в ней произойдут изменения, отраженные в таблице 1.
Особенности работы с общешкольной
информационной базой при подготовке
перевода БД «Школы 2.5» на новый
учебный год
Остановимся на особенностях подготовки БД «Школы 2.5» к переводу учебного года.
Следует помнить, что задача корректного перевода текущей БД нановый учебный период (год) требует осуществления ряда общих подготовительных процедур: *
• подготовки и сохранения необходимой отчетной информации, включая сводные и универсальные отчеты, в ходе которых осуществляется контроль достоверности заполненных данных;
• подготовки и организации сохранности информации, требующей архивного хранения, как в самой базе данных, так и в форматах MS Excel, HTML, TXT;
• создания и проверки правильности заполнения данных об устройстве выпускников 9-х и 11(12)-х классов и движении учащихся за летний период;
• создания и проверки правильности заполнения данных о движении кадров (сотрудников) за летний период;
• формирования итоговой отчетности по учреждению;
• создания резервных копий общешкольной информационной базы данных для архивного хранения.
Помимо этого для оптимизации переноса данных на новый период
Таблица 1. Изменения в БД «Школа 2.5» нового (текущего) периода после процедуры перевода учебного года
| Блок/экранная форма программы | Изменения в базе данных | Примечания |
| 1. Общие данные 1.1. Учебные годы и периоды. | Изменятся данные об учебном годе и учебном периоде. | |
| 1.2. Данные об учреждении. | Данные не изменяются. | При необходимости следует отредактировать данные о сменности занятий. |
| 1.3. Учебные объединения. | Данньш об общей структуре классов и ГВПД не изменятся. | При необходимости следует отредактировать данные о ступенях обучения. |
| 1.4. Общий список предметов и дисциплин. | Данные не изменятся. | При необходимости-чдедует отредактировать данные в списке предметов, и можно продолжить работу над формированием списка дисциплин, тематического и поурочного планирования. |
| 1.5. Помещения. | Данные не изменятся. | При необходимости следует отредактировать данные об ответственных за помещения и списки материальных средств кабинетов. |
| Блок/экранная | ||
| форма | Изменения в базе данных | Примечания |
| программы | ||
| 1.6. Материальные | Данные не изменятся. | При необходимости нужно |
| средства. | внести изменения в список материальных средств учреждения. | |
| 2. Кадры и | ||
| контингент | ||
| 2.1. | Данные не изменятся. | |
| Подразделения. | ||
| 2.2. Список | Данные не изменятся. | При необходимости следует |
| должностей. | внести изменения в список должностей. | |
| 2.3. Сотрудники. | Данные не изменятся. | ' При необходимости следует отредактировать данные в личных карточках сотрудников. |
| 2.4. Классы | Из перечня классов | Следует создать структуру |
| (выбранного | учебного периода будет | классов первой параллели |
| учебного периода). | удалена информация о | текущего учебного периода. |
| классах первой параллели. | При необходимости следует | |
| Нумерация всех классов | отредактировать буквенные | |
| предыдущего периода | индексы классов, данные о | |
| будет изменена на единицу. | численности, | |
| Данные о численности, | специализации и смене | |
| специализации и смене обучения переведенных классов не изменятся. | обучения. | |
| 2.5. ГВПД (группы | Данные о группах второй | Следует сформировать |
| второй половины | половины дня | данные о ГВПД текущего |
| дня). | предыдущего учебного периода будут удалены. | учебного периода. |
| 2.6. Общий список | Нумерация классов для | Следует создать списки |
| учащихся. | учащихся 1-10-х | учащихся классов первой |
| параллелей предыдущего | параллели текущего | |
| периода будет изменена на | учебного периода. | |
| единицу. | См. Методический совет | |
| Выпускники 11(12)-х классов предыдущего | перед таблицей. | |
| периода будут переведены в Архив выбывших учащихся. Информация об учащихся классов первой параллели отсутствует. | ||
| 2.7. Распреде- | Информация об учащихся, | Следует распределить по |
| ление учащихся | переведенных из 1-10-х | классам учеников первой |
| по классам. | классов предыдущего | параллели текущего периода |
| периода во 2-11-е текущего, не изменится. Будет дополнена информация о периодах пребывания конкретных учеников в классах. Информация о выпускниках 11(12)-х классов и учащихся, выбывших в течение * предыдущего периода, будет перенесена в Архив. | и второгодников. | |
| 2.8. Книга | Данные предыдущего | Следует организовать работу |
| приказов. | периода будут сохранены в | по формированию книги |
| книге приказов предыдущего периода. Информация в новом (текущем) периоде отсутствует. | приказов текущего периода. | |
| 2.9. Плановые | Информация в новом | Следует организовать работу |
| мероприятия. | (текущем) периоде | по формированию плановых |
| отсутствует. | мероприятии текущего периода. | |
| 3. Учебный | ||
| процесс | ||
| 3.1. Предметы | Данные не изменятся. | При необход! мости следует |
| учебного плана. | отредактировать перечень предметов учебного плана текущего периода. |
| 3.2. Учебный план. | Перечень предметов будет сохранен в соответствии с учебным планом предыдущего периода. Из сетки учебного плана будут удалены столбцы, содержашие сведения о нагрузке классов первой параллели. Будут «обнулены» данные в нормативах учебного плана. Будут «обнулены» данные о недельной нагрузке по предметам учебного плана для всех классов всех параллелей. | Следует организовать работу по формированию учебного плана текущего периода. |
| 3.3. Распределение нагрузки. | Информация в новом (текущем) периоде отсутствует. | Следует организовать работу по распределению нагрузки в текущем периоде. |
| 3.4. Распределение нагрузки в ГВПД. | Информация в новом (текущем) периоде отсутствует. | Следует организовать работу по распределению нагрузки в ГВПД текущего периода. |
| 3.5. Расписание. | Информация в новом (текущем) периоде отсутствует. | Следует организовать работу по отображению расписания занятий текущего периода. |
| 3.6. Классный журнал. | Информация в новом (текущем) периоде отсутствует. | Следует организовать работу по формированию журналов текущего периода. |
| 3.7. Замечания по классным журналам. | Информация в новом (текущем) периоде отсутствует. | |
| 4. Финансы 4.1. Тарифные сетки. | Данные не изменятся. | При необходимости данные следует отредактировать. |
| 4.2. Тарифы. | Данные не изменятся. | При необходимости данные следует отредактировать. |
| 4.3. Нормы рабочего времени. | Данные не изменятся. | При необходимости данные следует отредактировать. |
| 4.4. Финансирование классов. | Данные для классов, переведенных из предыдущего периода в новый (текущий), не изменятся. Данные для классов первой параллели текущего периода отсутствуют. | При необходимости данные следует отредактировать. Следует сформировать данные для классов первой параллели. |
| 4.5. Финансирование ГВПД. | Информация в новом (текущем) периоде | Следует сформировать данные для ГВПД текущего |
| отсутствует. | периода. | |
| 4.6. Финансиро- | Данные не изменятся. | |
| вание разделов учебного плана. | ||
| 4.7. Финансирование предметов учебного плана. | Данные не изменятся. | При необходимости данные следует отредактировать. |
| 4.8. Штатное | Данные не изменятся. | При необходимости данные |
| расписание. | следует отредактировать. | |
| 4.9. Начисления. | Данные не изменятся. | При необходимости данные |
| > | следует отредактировать. | |
| 4.10. Тарифицирование сотрудников. | Данные в закладках Должности и падбавки, Тарификационная карточка и Экспорт данных в ЗиК не изменятся. Данные в закладке Педагогическая нагрузка обнулятся. | При необходимости данные следует отредактировать. |
Заключение