7. Инструкция по event-менеджменту
7.1 Студенту СФУ
Данная инструкция предназначена для тех, кто готов сказать про себя «Я не волшебник, я только учусь», кто считает, что нет предела совершенству и готов превращать мероприятия в события. Для опытных и начинающих организаторов мероприятий на факультетах, в институтах, общежитиях, университете или вне его стен.
Для начала давайте познакомимся с основными поняитями:
Event-менеджмент (англ. event-management — управление событиями) — практическое применение менеджмента в области проектирования для проведения и организации мероприятий и событий; включает исследование сложности брэнда события, идентификацию потенциальных клиентов-участников события, создание концепции события, планирование логистики события и координирование его технических аспектов вплоть до реализации практических методов его проведения и организации.
Событие:
Словарное определение понятия «Событие»: Малый академическом словарь русского языка толкует значение понятия «Событие» через синонимы - "происшествие", "явление", "случай" и "факт", подчеркивая два существенных отличия. Во-первых, событие касается не любых явлений, а только имеющих отношение к жизни человека и общества (ср.: "явление природы", но: "событие природы"), во-вторых, событием обозначают выдающиеся происшествия, "выходящие за рамки обычного течения жизни".
Научное определение понятия «Событие»: Это ключевое понятие эвентологии. Событие – это отношение частного разума и бытия, «со-бытие» частного разума; осознаваемое, воспринимаемое и/или создаваемое частным разумом подмножество пространства исходов бытия;
· то, что присуще вероятности и ценности, составляет их конкретное существование — без вероятности и ценности событие существовать не может;
· то, что происходило, происходит или может произойти в определённой точке пространства-времени и, следовательно, могло, может или сможет быть осознанным, воспринятым и/или созданным;
· то или иное значительное явление, факт, состояние, ситуация или стечение обстоятельств общественной или личной жизни.
Событи́йный (букв. насыщенный событиями, фактами) — определяемый событиями (событийный мир, человек событийный, хомо эвентус (homo eventus)).
Мероприятие – это совокупность действий, нацеленных на выполнение единой задачи.
Эвенто-менеджер — эксперт, планирующий и непосредственно осуществляющий событие один или с командой, часто руководит событием кулуарно, «за сценой». Эвенто-менеджеры могут быть привлечены не только для планирования и организации события, но также и для создания марки (брэнда), маркетинга и коммуникационной стратегии. Эвенто-менеджер — эксперт в творческих, технических и логистических элементах, которые способствуют успеху события. Эти элементы включают дизайн события, аудиовизуальное сопровождение, составление сценария, логистику, составление бюджета, переговоры и, конечно, обслуживание клиента.
Бюджет — смета доходов и расходов в рамках одного или нескольких связанных между собой мероприятий.
Райдер мероприятия — инструкция, которую готовят к каждому новому мероприятию. Своеобразный свод законов, где четко расписаны функции и зона ответственности каждого специалиста в команде организатора.
Технический райдер - список необходимого оборудования для проведения мероприятия.
Конте́нт — любое информационно значимое (содержательное) наполнение информационного ресурса (например, веб-сайта) — тексты, графика, мультимедиа.
7.2 Как превратить мероприятие в событие?
3 варианта:
1. Взять учебник по «Теории вероятности» и все просчитать;
2. Прочитать массу полезной литературы и переложить теорию на практику;
3. Посоветоваться с «продвинутыми организаторами» и учитывая их опыт реализовать все на высшем уровне.
Есть смысл сделать все 3 действия, но при составлении данной инструкции они уже проделаны. А зачем делать одну и ту же работу дважды?
А ответ на вопрос: «Как превратить мероприятие в событие?», логически следует из самих понятий: не просто совокупность действий и как следствие нечто организованное, а нечто значительное, выдающееся, выходящие за рамки обычного течения жизни.
А для того, чтобы начать процедуру превращения, договоримся о правилах взаимодействия организаторов и потенциальных участников мероприятия.
Для организаторов важно:
1. Детально проработать каждый шаг при подготовке и реализации будущего события.
2. Верить в собственные силы. Быть готовым к разным вариантам поворота «события».
3. Быть «волшебником» или, как минимум, креативщиком.
Для участников важно:
1. Чтобы атмосфера и настроение мероприятия соответствовали целям мероприятия и потребностям аудитории.
2. Чтобы были учтены психологические особенности восприятия. Была возможность у аудитории: Видеть. Слышать. Обонять. Осязать.
3. Чтобы неожиданно случилось: Удивление. Открытие. Чудо.
Если правила приняты, значит вы готовы стать homo eventusом и ответить на первые 3 вопроса:
1. Для кого мы это делаем?
2. Для чего мы это делаем?
3. По поводу чего мы это делаем?
7.3 Классификация мероприятий
Существует несколько классификаций, которые позволяют коротко определить основные характеристики мероприятия. Они в свою очередь лягут в основу концепции будущего eventа.
По направленности все мероприятия можно разделить на Внутренние и Public events (публичные).
По целевой аудитории. Здесь мероприятия разделяются в зависимости от аудитории, на которую они направлены. Учитываются возраст, статус, специфика жизнедеятельности аудитории. Например, мероприятия, нацеленные на молодежь, на event-менеджеров и так далее.
По территориальному охвату. В этой подгруппе можно выделить локальные, региональные, мероприятия, road-show и другие.
По периодичности мероприятия бывают:
· единовременными;
· многократными: акция проводится в различных местах или же ее исполнители отправляются в тур по городам;
· традиционными;
· календарными.
Еще одна классификация, условно названа финансовой. Согласно данной классификации, все мероприятия разделяются на:
· мероприятия, непосредственно приносящие прибыль. К ним можно отнести некоторые семинары и конференции, фестивали, выставки, концерты, аукционы, спортивные соревнования;
· самоокупающиеся мероприятия. Это случай, когда организатор не ставит перед собой цели извлечь выгоду из самого мероприятия, но не хочет особенно тратиться на его проведение, то есть покрывать затраты из собственных средств. Организатор стремится свести к одному уровню доходы и расходы мероприятия. С этой целью вводится, например, регистрационный взнос. Сюда можно отнести: некоторые конференции (научные и профессиональные) и семинары (консультационные или проводимые с целью рекламы товаров или услуг) и т.п.;
· мероприятия, опосредованно приносящие прибыль. Это - пресс-конференции, презентации, промоакции, мероприятия для партнеров, городские праздники, открытия новых торговых центров и тому подобное. Само мероприятие остается затратным для организации, однако качество его проведения влияет на продажи основных товаров и услуг организации;
· бесприбыльные или планово убыточные мероприятия. Сюда мы отнесем торжественные приемы, юбилеи, свадьбы, дни рождения и так далее. Мероприятия не преследуют коммерческой цели, прибыли нет, но по определенным причинам организация их проводит.
Классификация по типу и форме:
| Тип мероприятия | Форма проведения |
| Научные | Конференция Съезды, конгрессы, симпозиумы, коллоквиумы. |
| Деловые: | Встречи Форумы, конгрессы. Мероприятия по связям с инвесторами. |
| Учебные, образовательные | Форумы, семинары, тренинги |
| Информационные | Ярмарки Презентации |
| Для прессы | Пресс-конференции Пресс-туры |
| Развлекательные | Корпоративные праздники. Внутрикорпоративные мероприятия для развития командного духа. |
| Торжественные | Банкеты, фуршеты, юбилеи. Приемы VIP-гостей. |
| Благотворительные | Благотворительные обеды, концерты и т.п. Акции по сбору средств, вещей. |
| Массовые | Городские праздники Фестивали Выставки Концерты |
| Спортивные | Соревнования, общественные зарядки и т.п. |
| Комбинированные | Сочетание нескольких типов и форм. Каждая составляющая обязательно решает какую-то определенную задачу. |
Итак, первые 2 – 3 предложения о предстоящем событии написаны! Начинаются курсы «волшебства». Превращаем данные предложения в концепцию события. Нам предстоит пройти 3 этапа: