Главное правило переговоров - стараться вести общение на том уровне, который наиболее комфортен для собеседника. Нужно стремиться понять его настоящие мотивы и желания, о чем говорят жесты, действия, слова; какое значение он придает своим ощущениям, с какой позиции рассматривает происходящее. Помня о своей задаче, нужно быть готовым ответить на вопросы, рассказать о том, что уже сделано. Необходимо дать собеседнику понять, что именно его вклад будет важным и решающим. Пусть он почувствует, что его спонсорство способствует чему-то хорошему или может принести реальную выгоду для спонсора.
В то же время всегда внутренне надо быть готовым к отказу - это вполне обычная ситуация.
Можно рассказать, на что пойдут его деньги, к чему это приведет. Рассказать о той поддержке, которая уже была оказана. Если получен отказ, то можно спросить о возможных перспективах подобных обращений в будущем, либо спросить совета - кто еще мог бы поддержать. Предложение сделать вложение, пожертвовать финансы - высказывание этой просьбы - уже повод к переговорам. Поэтому нужно быть гибкими: большинство переговоров оканчиваются неудачно именно из-за нежелания сторон идти на компромисс.
Кратко перечислим моменты, которые помогут вам правильно провести встречу:
· Будьте внимательны и не перебивайте.
· Не обвиняйте собеседника в том, о чем он, может быть, даже понятия не имеет: никакого агрессивного поведения.
· Будьте изначально и искренне доброжелательны. Глупо просить что-то у человека, которого заранее не любишь.
· Относитесь к собеседнику с уважением, но без подобострастия.
· Умейте слушать не только себя. Не превращайте разговор в ваш монолог и экономьте время собеседника.
· Не старайтесь «перевербовать». Вам могут дать или не дать денег, но ваш собеседник менее всего расположен стать активистом вашей организации.
· Будьте компетентны в своей проблеме, но не отвечайте выдумкой на вопрос, если не знаете ответа, и никогда не отвечайте на вопрос, если вам его не задали.
· Говорите больше не о прошлом, а о будущем, которое пытаетесь построить.
· Не спорьте по непринципиальным вопросам.
· Благодарите, но в меру, с чувством достоинства (за деньги, за время, за совет).
4.11 Как правильно завершить работу со спонсором.
Если вы добились успеха, не забудьте поблагодарить тех, кто оказал вам поддержку. Просто удивительно, как часто люди забывают это сделать. Поиск и сбор средств — это не игра в салочки. Если вам удалось построить отношения, то вы можете обратиться к спонсорам снова и спустя некоторое время вновь получить финансирование.
Поддерживайте отношения со спонсорами. Посылайте им копии годовых отчетов, публикации, подборки материалов, которые могут их заинтересовать. Приглашайте их на интересные встречи, дни открытых дверей. Поддерживайте с ними контакт постоянно, а не только тогда, когда вам нужны деньги.
Если вам не повезло, сделайте еще одну попытку. Люди уважают тех, кто настойчив, кто не сдается. Если вы считаете, что кто-то может быть вашим спонсором, не воспринимайте его отказ как окончательный до тех пор, пока он не заявит вам со всей определенностью, что не может вас поддержать, так как ваша работа не вписывается в сферу его интересов.
Вернитесь еще раз в следующем году. И еще раз год спустя. Постарайтесь найти другой аспект вашей работы, который сможет заинтересовать спонсоров. Постарайтесь найти другой подход, тот, что повысит ваши шансы на успех. Держите их в поле зрения, посылайте вашу информацию и даже предупреждайте их, что вы намерены обратиться к ним снова.
4.12 Приложение
Советы по составлению текста письма с просьбой о финансировании
Текст письма с просьбой о спонсорской поддержке должен содержать следующее:
· «шапка» (потенциальный адресат);
· краткая информация об организации, проектной группе;
· название;
· цель существования (миссия) организации;
· время создания, официальный статус;
· кто входит в организацию/для кого она работает;
· краткая информация о проекте/программе;
· стоимость проекта (общая и стоимость на временной период или на одного либо нескольких подопечных или мероприятий);
· суть просьбы (высказать просьбу о деньгах, имуществе или о чем-то другом, в чем вы нуждайтесь);
· срочность ваших нужд;
· возможный мотив спонсора;
· сведения о налоговых льготах для спонсора и механизмах передачи пожертвования или денег;
· реквизиты (адрес, телефон, факс, номер счета);
· с кем контактировать по вопросам, связанным с вашим письмом.
Советы по написанию заявок в фонды
При формулировании советов по написанию заявок в Фонды воспользуемся рекомендациями по написанию реальных заявок, изложенными Н. Домановой, Е. Филоновой. А. Щербаковой – авторами любопытного и полезного «наглядного пособия» «Взятие Макартура»:
1. Перед тем, как взяться за написание заявки, определите Фонд, который дает финансовые средства на ту деятельность, которой вы занимаетесь, найдите требования к заявкам и внимательно изучите эти требования. Читайте их до тех пор, пока отчетливо не представите себе, как ваша заявка удовлетворит все требования Фонда.
2. Выпишите на отдельном листе бумаги последовательность разделов требований Фонда, которая необходима вам, поскольку таким же образом вам придется выстроить содержание будущей заявки.
Это очень важное требование, поскольку Ваша заявка, не отвечая формальным требованиям, предъявляемым Фондом, может сразу же оказаться в корзине для мусора.
В случае, если смысл разделов вам не совсем ясен, то следует «быстро» посоветоваться со сведущими людьми, либо обратится с вопросами в Фонд, естественно, по телефону, факсу либо по электронной почте.
3. Текст заявки в разделах должен быть максимально простым, полным и минимальным по объему. При этом смысл заявки должен улавливаться практически мгновенно.
4. При изложении текста не бравируйте знанием иноземных слов. Если допустите термины, которые могут требовать толкования, то сделайте это в тексте незамедлительно. Не допускайте многозначного толкования ваших слов и выражений. Помните о том, что не вы сами будете докладывать и обосновывать ваш проект. Это будет делать эксперт.
5. Текст старайтесь излагать строго в определенной последовательности: проблема – цель – задачи – метод – результаты. Результаты должны четко и точно показывать, каким образом будет решена обозначенная проблема, либо ее важная часть.
Формируя вашу заявку в описанной последовательности, важно понимать изложенные термины.
6. В каждый раздел включите фразы или ключевые слова, понятные любому эксперту, занимающемуся проблемой, по которой написана заявка. Эти «мелочи» придадут вашему тексту профессиональный шарм, сделают его конкретным и легко «узнаваемым», что позволит кратко его пересказать.
7. Когда напишите заявку, то дайте ее почитать тем, кто абсолютно не знаком с проблемой, по решению которой написана заявка. Весьма благосклонно отнеситесь к замечаниям «непрофессионалов». И исправьте те места, на которые вам указали, либо обоснованно покажите свою правоту.
Эксперт, работающий над вашей заявкой, может быть, такой же человек, как и тот, которому вы дали познакомиться с вашей заявкой, но он будет представлять ее на Совете и возможно пересказывать ваши ключевые аргументы в пользу проекта. Поэтому ваша задача – максимально облегчить эксперту задачу, сформировав мнение по заявке. Часто от понимания заявки экспертом зависит принятие Фондом окончательного решения.
8. Когда напишите заявку, то представьте себя на месте эксперта и подумайте, не здорово ли вы ему «осложнили жизнь», написав заявку столь мудреным языком, что ему понадобится привлечь все свое самообладание для прочтения вашей заявки.
9. Одно из важнейших замечаний – глубоко подумайте над тем, не сильно ли вы «погорячились», взяв на себя бремя неразрешимых задач, либо столь значительное их количество. Ведь в случае положительного решения по вашей заявке вам ее необходимо будет выполнять в полном объеме и в заданные сроки. При этом хватит ли для этого тех средств, которые вы запрашиваете у Фонда.
Таблица взаимодействия со спонсорами
Отмечайте, к каким спонсорам вы обращались, каким способом, каков был результат вашего общения. Не забывайте заполнять таблицу после каждого контакта с потенциальным спонсором.
| Категории спонсоров | Метод общения | |||
| Письмо | Личная встреча | Мероприятие | Другое | |
| Компания | ||||
| Частное лицо | ||||
| Фонд | ||||
| Грантодатель | ||||
| Прочее | ||||
Золотые правила взаимодействия со спонсором
1. Позвоните по телефону в компанию для установления соответствующего контакта перед тем, как обратиться туда с письмом. Вы должны найти должностное лицо, в руках которого находится повседневный контроль за теми “нитями”, которые открывают и закрывают кошелек: это может быть и коммерческий директор, и ответственный за связи с общественностью, председатель, секретарь компании и т.д.
2. Оценивая лица, способные заниматься спонсорской деятельностью и оказать спонсорскую поддержку, примите во внимание наиболее удачные для них часы работы.
3. Укажите в вашем письме, что вы хотели бы встретиться с ними через столько-то дней/недель, и осуществите это.
4. Включите “образец” живого по содержанию материала о вашем проекте или же вырезки из прессы и ваше предложение, но держите их у себя до момента вашей встречи. Убедитесь в том, что всё материалы четко засвидетельствованы подписями авторов в вашем сопроводительном письме.